عن مدونة نسيج

تهدف مدونة نسيج الى توفير مساحات تشاركيه تتسع لكل المتخصصين والمهتمين بكل ما هو جديد في مجال المكتبات والتعليم العالي والتعلم عن بعد وتقنيات المعلومات والاتصالات وتقنيات الأرشفة وحلول المعرفة المتقدمة في التعليم العالي، المكتبات، ومراكز الأبحاث.

سجل بريدك الالكتروني هنـا لتصلك أحدث التدوينات

أكاديمية نسـيج على الفيسبوك

 
 

مقــالات حديثة

الحوكمة تعزز الاتجاهات الحديثة لنظم إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية

نُـشر بواسطة هيام حايك on 02/11/2014 07:41:00 ص

 doc_mng1

تستمر الرقمنة في تغيير قواعد اللعبة،،، وبالتالي نصبح بحاجة إلى طرق جديدة للتعامل معها،،، كما يصبح من الأولويات البحث عن استراتيجية تستطيع التعامل بسلاسة مع التحول الرقمي وتتمكن من ربط الموارد الرقمية داخل الشركة وخارجها لخلق نظام بيئي ديناميكي. تمثل الرقمية تحديا في ذات الوقت الذي توفر فيه فرصا ذهبية في حال تم استغلالها على الوجه الأمثل. يتمثل التحدي في رقمية إحلاليه Digital disruptive, حيث تضيف التقنية الجديدة - الحوسبة السحابية، وسائل الإعلام الاجتماعية، الإيداع الإلكتروني- تحديات وتعقيدات جديدة في إدارة سجلات المعلومات، تعصف بكل ما هو موجود وتخلخل السوق وتحول المنافسين والزبائن والشركاء إلى أشخاص رقميين، بينما تتمثل الفرص في تحويل تجربة العملاء الخاصة، والعمليات التجارية لتصبح رقمية بالكامل. تقنية إدارة السجلات والوثائق والتي دخلت الأسواق منذ أكثر من 20 عاما، تغيرت بشكل كبير, حيث باتت تمثل إدارة الاحتفاظ بالمعلومات تطورا حديثا في القيم التقليدية لإدارة المعلومات.

نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية(EDRMS) :

تعرف ويكيبيديا، الموسوعة الحرة نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية بأنه: "أحد أنواع أنظمة إدارة المحتويات وهو يشير إلى التقنيات المجمعة التي تخص أنظمة إدارة المستندات وإدارة السجلات كنظام مدمج متكامل. كما تهدف إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية إلى إتاحة الفرصة للمنظمات أن تدير المستندات والسجلات من خلال دورة حياة المستندات، وذلك ابتداء من لحظة إنشائها وحتى إسقاطها."

declutter_banner

تمكن نظم إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS) المؤسسات التعليمية والهيئات الحكومية من إدارة كميات ضخمة من الوثائق بكفاءة، بما في ذلك المعلومات الخاصة بالممتلكات مثل السجلات المالية للمواطنين، والعناوين... إلخ. هناك الكثير من الشركات الرائدة في التصوير والرقمنة، والتي تتيح خدمات الأرشفة المركزية، والتبادل الإلكتروني، و الاحتفاظ بالوثائق في بيئة آمنة على المدى الطويل.

كثير من المبادئ الأساسية الجيدة لإدارة الوثائق والسجلات لا تزال هي نفسها، بغض النظر عن ما إذا كانت إدارة لسجلات ورقية أو رقمية. التوجه نحو عالم أكثر رقمنه يتطلب مستوى أعلى من التطور و مزيد من التعاون من جانب قادة الفضاء المعلوماتي أكثر من أي وقت مضى. المؤسسات لا تحتاج فقط لإدارة السجلات على مستوى المؤسسة، ولكن أيضا الاستفادة من الموارد والمعلومات المتاحة من مجتمع إدارة السجلات ككل.

هناك مجموعة واسعة من المعلومات التي يتم إنشاءها وتخزينها في أشكال مختلفة وعبر تقنيات متعددة. قد تكون السجلات الإلكترونية متواجدة في العديد من المواقع المادية المختلفة، بما في ذلك الخوادم وسطح المكتب وأجهزة الحاسوب، والهواتف الذكية، والأجهزة اللوحية. احتمالات الزيادة المفرطة للمعلومات المخزنة يسبب الارتباك في ظل تزايد حجم المعلومات الرقمية وتزايد السرعة التي يتم فيها نسخها وطباعتها ومسحها ضوئيا، وتوزيعها وقراءتها. وعلى المنظمات أن تبذل مزيدا من الجهد في تطبيق شروط الجودة سواء عند إنشاء الوثائق أو استخدامها. علاوة على ذلك، صيغ الملفات الإلكترونية تتطور باستمرار لتلبية احتياجات المستخدمين، وتطوير حلول خلاقة لمتطلبات التخزين والحفظ. تحد آخر هو الكميات المتزايدة من المعلومات والسجلات "غير المنظمة" والتي لا يتم الاحتفاظ بها في ملف منظم أو قاعدة بيانات، مثل مستندات معالجة الكلمات وجداول البيانات الإلكترونية، والرسائل النصية.

إدارة الوثائق والسجلات تتحول إلى حوكمة المعلومات

اللوائح والأنظمة تغطي الآن تشكيلة واسعة من المعلومات المخزنة إلكترونيا، مثل الفيديو، وسائل الاعلام الاجتماعية أو الرسائل الفورية، حيث لم يعد الأمر مقصورا على مجرد الصور أو وثائق المكتب والتي كان الاسم التقليدي لها "سجلات". من هنا يبرز مصطلح حوكمة المعلومات بوصفه المصطلح الذي يدعم النظرة الشمولية لدورة حياة المعلومات الرقمية واستخدامها ويضمن حمايتها.

banner-img

تستمر الشركات في استثمار الموظفين والمحللين للتركيز على الأعمال الخاصة بالشركة بغض النظر عن طبيعة الشركة. كما تجتهد هذه الشركات في تبنى برامج تقنية أكثر مرونة، بالإضافة إلى اعتماد المعايير التي تحسن جودة المخرجات. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تفتقر إلى الثقة فيما تقدمه برامج إدارة السجلات الإلكترونية، والتي وعدت بتوفير حلول لحوكمة المعلومات ومبادرات الامتثال والاستعداد والتأهب الإلكتروني في الوقت الذي نرى فيه أن الممارسات التقليدية والأدوات المستخدمة لإدارة السجلات الإلكترونية آخذة في التغير بشكل كبير. يتخذ المزودون الجدد نُهُجاً جديدة لمعالجة متطلبات الامتثال، والتصنيف ومتطلبات الحفظ و الصيانة، من خلال التحول إلى إدارة أكثر شمولا واستباقية للمعلومات عبر دورة حياة عمل كاملة للمعلومات. تعد إدارة المعلومات والاحتفاظ بها بمثابة ثورة تحول جديدة تحدد الطريقة التي تطبق بها المؤسسات ممارسات حوكمة المعلومات بسرعة وكفاءة.

الرقمية تتجه نحو تأطير نهج التخطيط المستقبلي لإدارة السجلات، وليس مجرد نموذج من الورق، حيث فرضت مفاهيم تصميم الملفات والمجلدات وعمليات فصل الملفات قيوداً على كيفية تنظيم المعلومات الإلكترونية وإدارتها. مركزية السجلات الورقية لم تعد بذات الأهمية للمنظمة الرقمية. اليوم، يمكن لمن يتعامل مع المعلومات أن يحجز مساحة في سحابة، مثل محرر مستندات جوجل Google Docs، ويتقاسمها مع زميل له، ويحررها على الجهاز اللوحي ويرسل النسخة المنقحة إلى الشركاء والعملاء في أي وقت أو مكان يتناسب معه، حتى لو كان في طائرة. مع وجود الرقمنه تستمر السجلات التجارية في التوالد خارج تطبيقات سطح المكتب التقليدية.

السحابات والمنصات الاجتماعية تجعل أدوات إدارة المستندات والوثائق التقليدية غير فعالة.

حقق سوق الحوسبة السحابية 41 بليون دولار في عام 2011، ومن المتوقع أن يصل إلى 240 بليون دولار بحلول عام 2020. أدوات العمل الإنتاجية المتاحة مثل البرمجيات المضيفة (SaaS) تمثل أكثر من نصف هذه السوق, بواقع 21.2 بليون دولار في عام 2011 وهي تشمل مواقع تبادل الوثائق والسجلات، المنصات الاجتماعية للتعاون الداخلي والخارجي، منصات التسويق، ونظم إدارة علاقات العملاء، وأدوات المحاسبة وإدارة النفقات. الاشتراك بخدمات SaaS يقدم نقله كبيره للشركات والمؤسسات وللتكيف مع هذه الخدمات لابد من أن نكون على علم بما يلى:

  • أدوات إدارة المستندات والوثائق التقليدية بطيئة لتحقيق القفزة النوعية التي توفرها السحابة. بعض الشركات تتخذ موقفا عدائيا من الخدمات السحابية للأرشفة والتخزين، حيث أفاد 8٪ فقط من مديري السجلات اعتماد خدمات SaaS لإدارة السجلات في عام 2012. ذلك يشير إلى أن الشركات ستواجه أوقاتا عصيبة لاسترجاع البيانات إذا لم تستغن عن العقلية القديمة.

  • مدراء السجلات لا يزالون قلقون من التخزين السحابي والمنصات الاجتماعية. مما يجعلهم لا يستفيدون مما توفره الحوسبة السحابية من مزايا لإدارة السجلات. مقدمو السحابة يدعمون بشكل متزايد متطلبات فصل المحتوى، والأمن، والخصوصية وسيادة البيانات لجذب قطاعات الصناعة التي تتطلب إدارة السجلات والوثائق، وهي تقدم اتفاقات لتقديم مستوى عال من الخدمة مصممة للحد من المخاطر. وعلى الرغم من ذلك، لا تزال المخاطر الأمنية والقانونية والخصوصية، أعلى ثلاثة أسباب يتذرع بها مدراء السجلات والوثائق لوقف اعتماد الخدمات السحابية. مما يتعارض مع مصلحة المطورين، ومديري الأعمال وصناع القرار.

  • أنظمة إدارة السجلات الحالية في قطاع الصناعة تفتقد بالفعل العديد من أشكال المعلومات المخزنة إلكترونيا. المعلومات التقليدية المخزنة إلكترونيا، مثل الصور، والبريد الإلكتروني أو الملفات و الوثائق، غالبا ما يتم حفظها من خلال التطبيقات التقليدية لإدارة السجلات على سطح المكتب. ذلك يقلل من فرص الاحتفاظ بأنواع المحتوى المتطورة مثل رسائل الجوال، ووسائل الإعلام الاجتماعية أو المواقع التي تعتبر مصادر مهمة للمعلومات ومن المهم الاحتفاظ بها والوصول إليها عند الحاجة.

المخزونات الرقمية تدفع بنفسها على أجندة الحوكمة.

السجلات الرقمية التي من المهم الاحتفاظ بها على المدى الطويل تتعرض لخطر الفقدان مع تطور الأجهزة وتقدم تطبيقات البرمجيات وتنسيقات الملفات. مما يظهر تقلبات واسعة في عمر الأرشيف المشترك ووسائط التخزين على المدى الطويل. عدم فاعلية ونجاعة العديد من الأدوات الإنتاجية للجيل الأول من هذه التطبيقات وعدم القدرة على استرجاع أو عرض السجلات الرقمية القديمة أصبح حقيقة واقعة. ومع تواصل المنظمات في التطور، بدأت تبرز الأمور التالية:

  • بدأت المنظمات تستشعر التهديدات التي تواجه الحفاظ على المخزونات الرقمية. وتقبل الهجرة، والتحويل واعتماد المعايير المفتوحة النهج لحل مشكلة الوصول. ومع ذلك، لا يتم اعتماد هذه النُهُج على نطاق واسع حتى هذا الوقت.

  • تطبيقات إدارة السجلات القديمة تثير المخاوف وتشككك في قدرتها على الحفاظ على المحتوى. كما أن العديد من المنظمات تعمل على تجديد البنية التحتية، ولا سيما إدارة العلاقات الجديدة والتطبيقات المستندة إلى سحابة كبدائل ناجعة لتقليل خطر فقدان المعلومات في تلك النظم القديمة. القرارات المتعلقة بالحفاظ على النظم القديمة في وضع القراءة فقط وترحيل البيانات إلى أحدث نظم أو التخلص من النظم القديمة لابد أن يتم وفقا لاحتياجات العمل ووفقا لقوانين الامتثال.

  • مخاطر هبوط الذاكرة المؤسسية المنتمية إلى العصور الرقمية المظلمة ستأتي عاجلا وليس آجلا. المنظمات بدأت تكتشف بالفعل أن المعلومات الرقمية من الجزء الأخير من القرن العشرين غير قابل للقراءة أو يتعذر الوصول إليها بسبب تقادم الأجهزة، و البرمجيات. حيث أهمل الكثير من الباعة مثل مايكروسوفت على سبيل المثال الحفاظ على الكود المصدري لتنسيقات الملفات والمواصفات للمنتجات القديمة مثل باور بوينت 4.0

 

sl2

المعايير المفتوحة والمصدر المفتوح تغير المشهد العام للمصادر.

القطاعات العامة، على وجه الخصوص، بدأت بفرض تغيير كبير في المشهد العام للبرمجيات بالدعوة إلى اعتماد المعايير المفتوحة والمصادر المفتوحة. وقد بدأت الحكومات في أخذ الحيطة جراء احتمالية فقدان المعلومات الإلكترونية، والناتجة عن تقادم البرمجيات وزيادة التكاليف، حيث نشرت عدة حكومات وطنية في الفترة ما بين عامي 2011 و 2012 توجيهات لمساعدة مديري تقنية المعلومات ومدراء السجلات و المشتريات لفهم البرمجيات الجديدة وتحديد منصات تقنية أكثر انفتاحا. وقد اتخذت المملكة المتحدة والولايات المتحدة مواقف استباقية في استخدام أنظمة البرمجيات وتنسيقات الملفات التي تعتمد على المعايير المفتوحة ذات الصلة بإدارة السجلات و المعلومات والتي تتعلق بالحفاظ على المخزون الرقمي على المدى الطويل (مثل ODF، PDF / A) ويدعم قابلية التشغيل البيني عبر أنظمة إدارة المحتوى (إدارة المحتوى التوافقية الموحدة، CMIS) والبيانات الوصفية (دبلن كور). كما تم الانتهاء من تحديث CMIS في أواخر عام 2012 ويشمل الدعم الجديد لإدارة السجلات وحمايتها والاحتفاظ بها..

توفير التصنيف التلقائي وتقدير ما يقدمه من مزايا.

المعاملات، والمحتوى المنظم وشبه المنظم هي مناطق مهيأة للتحول للتصنيف الآلي وتطبيق نهج الاستبقاء. الفرص الكبيرة للتحويل الآلي وتصنيف حجم كبير من المحتوى الإلكتروني يمكن التنبؤ به مع زيادة نضوج التقنية، وتوافر المزيد من البائعين الذين يقدمون عروضاً متكاملة. المعلومات الإلكترونية التي تستخدم بنية متسقة وتتضمن الأرقام والبيانات الفوقية تفسح المجال لتحليل المحتوى، واستخراج كيان وأدوات تصنيف تحافظ على المحتوى مع وجود الضوابط الأمنية والخصوصية والوصول.

التصنيف التلقائي يقوم بجسر احتياجات الامتثال وأولويات العمل. ارتفاع حجم المعلومات والمعاملات هي نقطة الألم عندما تتصاعد تكاليف التخزين والتصنيف والجدولة والاحتفاظ بسجلات الوظائف التي تخدم بشكل مباشر أهداف الشركات. من أجل خفض التكاليف، وتبسيط خدمة العملاء وزيادة رقمنة العمليات. تخلق المنظمة أسساً متسقة يمكن على أساسها تحليل المحتوى واستخدام التقنية للتخلص من المعلومات القديمة, مما يقلل من الحاجة إلى مزيد من موارد التخزين، ويسهل استرجاع البيانات بشكل أسرع ويقلل من تكلفة اكتشاف السجلات الإلكترونية

edms_topimage_1

وبشكل نموذجي، تنظر الأنظمة إلى المستند على أنه قيد العمل إلى أن يخضع للمراجعة والاعتماد والقفل و(ربما) النشر، وفي تلك النقطة، يصبح المستند سجلاً في المنظمة. وبمجرد وصول المستند إلى حالة السجل، يمكن أن تقوم المنظمة بتطبيق أفضل سياسات الاحتفاظ بالمستندات والتي تحدد كيفية تقديم النصف الآخر من دورة حياة السجلات. ويشتمل ذلك الاحتفاظ بالمستندات بشكل نموذجي وحمايتها من التغيير، إلى أن يقع حدث ما يتقرر فيه انتهاء عمر المستند، ومن ثم يبدأ تطبيق الجدول الزمني للتخلص من المستندات.

ماذا تعنى الحوكمة في مجال إدارة الوثائق والسجلات

حوكمة المعلومات هي واحدة من أكثر المصطلحات التي يساء فهمها في مجال إدارة المعلومات. إنها ليست مجرد بديل منمق لإدارة السجلات. إنها الاستخدام الأفضل للموارد للوصول إلى أفضل الممارسات في إدارة جميع أنواع المعلومات، وليس فقط السجلات. وتحويل المعلومات الخاصة بك إلى أصول تحقق للمؤسسة الميزة التنافسية. هناك موجة جديدة من أدوات حوكمة المعلومات أثرت بشكل كبير على إدارة السجلات خلال السنتين أو الثلاث سنوات الماضية نجدها فيما يلى:

  • محركات الكشف الإلكتروني للفهارس eDiscovery indexing engines والتي تهدف إلى تنظيم جميع أنواع المحتوى المتواجد في مستودعات المؤسسة والتطبيقات التي تستخدمها

  • أدوات إدارة السجلات في أماكنها in-place records management tools والتي تهدف إلى تطبيق قواعد تصنيف للمحتوى والاحتفاظ بها بغض النظر عن المستودع والتطبيق الذي يتم الاحتفاظ به

  • أدوات أرشيف البريد الإلكتروني e-mail archive tools والتي هي أكثر طموحا من الجيل السابق من أدوات حفظ وأرشفة البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، فهي تقوم بتوفير ميزات دعم التصنيف الآلي للبريد الإلكتروني

  • المكونات الإضافية لنظام الشيربوينت plug-ins for SharePoint والتي تقوم بسد الثغرات في وظائف إدارة السجلات

  • أدوات التنظيف clean-up tools والتي تهتم بسلامة المحركات المشتركة

بالرغم من كون هذه الأدوات تختلف عن بعضها البعض, إلا أنه يمكننا وضعها جميعا تحت عنوان "أدوات إدارة المعلومات". إحدى الطرق التي يمكننا تصنيف هذه الأدوات الجديدة قد يكون من خلال الأهداف التي تطمح المؤسسة إلى تحقيقها:

  • المنظمة التي تمتلك الكثير من الفواتير والعقود والوثائق الإلكترونية والقليل السجلات تتجه إلى استخدام محركات الفهرسة الإلكترونية eDiscovery indexing engines لمنحها الاطمئنان على أن لديهم القدرة التي تمكنهم من تحديد المواد التي تستجيب لحالات التقاضي حتى في حال كانت هذه الوثائق في حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بالموظفين, وعدم تكلفة الموظفين أكثر من القيام بوضع هذه الوثائق في مجلد على محرك مشترك.

  • المنظمات الراغبة في تقليل أعباء الصيانة ومراجعة كميات هائلة من الوثائق المتواجدة سوف تعتمد أدوات التنظيف clean-up tools كأداة لحماية وتصنيف المواد ذات القيمة والتخلص من الوثائق التي لم يعد لها حاجة أو الوثائق التي عفا عليها الزمن.

  • المنظمات المعنية بحجم البريد الإلكتروني، والتي تتخوف من المشاكل المحتملة التي قد تحدث للمعلومات داخل رسائل البريد الإلكتروني، سوف تستخدم أدوات أرشفة البريد الإلكترونيe-mail archive tools. كما ستتوجه لاستخدام ميزات التصنيف الآلي لتصفية رسائل البريد الإلكتروني إلى فئات وتطبيق قواعد التنسيق والتنظيم، أو أنها سوف تستخدم تحليلات تهدف إلى تحديد المخاطر العالية / الرسائل الغير مهمة والرسائل الخاصة. أدوات التصنيف الآلي هي اليوم أكثر تطورا, إلا أن تطبيقات التصنيف الآلي ليست بذات التطور

  • المنظمات التي تطمح إلى إدارة السجلات بشكل أكثر فعالية, وترغب في استثمارات كبيرة يحققها استخدامها للشيربوينت فسوف تستخدم plug-ins for SharePoint. المكونات الإضافية ستمكنهم من ربط قواعد البيانات بسجلاتهم و تطبيق قواعد التصنيف والاحتفاظ بجميع الأنواع المختلفة من تطبيقات الشيربوينت كالمجلدات والأنواع المتعددة من المحتوى و المكتبات والمواقع, مع ضمان سلامة عمليات استيراد وتصدير المحتوى. المكونات الإضافية توفر أيضا إمكانيات دمج البريد الإلكتروني بحيث يمكن للموظفين سحب وإسقاط البريد الإلكتروني إلى SharePoint libraries.

SharePoint_EN-PNG

المنظمات التي ترغب في إدارة السجلات عبر عدة بيئات مختلفة سوف تساعدها هذه الأدوات على إدارة سجلاتها دون الاضطرار إلى استخدام بيئة خاصة بكل نوع من التسجيلات. يتوقف نجاح البائعين على المدى الذي يمكن إقناع المنظمات بوجود التآزر بأداة واحدة لإدارة السجلات عبر العديد من التطبيقات.

من الصعب العثور على برامج موحدة تجمع سجلات الشركة بغض النظر عن مصدرها في قاعدة واحدة للمعلومات من البداية، وتعزز القدرة على الاستفادة من مستودع مشترك عبر كل أنواع البيانات مع إضافة خصائص التحليلات والتشغيل التلقائي من أجل الاحتفاظ المرن بكل السجلات على أساس احتياجات الأعمال ومتطلبات الحوكمة.

التقنيات التي تمتلك جذوراً قوية في البحث والأرشفة وإدارة عمليات الحفظ والاسترجاع، تستطيع أن توفر قدرات هائلة لإدارة العديد من أشكال المعلومات المخزنة إلكترونيا، مثل تلك التي ترتبط بالشبكات الاجتماعية أو الوسائط المتعددة، حتى عندما لا يتم وضع هذه المعلومات رسميا كسجل. العمل الجاري والتعديلات المستمرة على الوثائق، تتطلب حوكمة لهذه المعلومات، بما في ذلك الحماية من الوصول أو الاستخدام غير المصرح به أو الحذف أو انتهاكها عبر دورة حياتها. تتمثل حوكمة المعلومات في مقدار استغلال التقنية، مما يعمل على تنظيم (أي تصنيف) السجلات والاحتفاظ بها على أساس كلي شامل لكل من السجلات الحالية والقديمة بصورة مستقلة عن الحالة (نشط/خامل) أو الموقع أو النسخ. تتمثل الحوكمة في تطبيق مبادئ الوصول للمعلومات والاحتفاظ بها في كل أقسام وإدارات المؤسسة بطريقة متسقة خالية من المخاطر.

عمليا ،،، نحن نشهد بالفعل التقارب بين منتجات إدارة الوثائق والسجلات, سواء من خلال باعة يتحركون في مناطق الآخرين، أو من خلال حلفاء مع بعضهم البعض. ونحن نشهد أيضا التقارب بين هذه المنتجات والجيل السابق من أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية.

 

المصادر http://www.aiim.org/community/blogs/expert/The-new-wave-of-information-governance-tools-what-do-they-mean-for-records-management

Topics: المكتبات, الحوكمة, إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية EDRMS, الحوسبة السحابية, شيربوينت, التصنيف الآلي, Digital disruptive