library management & Higher Education blog

عن مدونة نسيج

تهدف مدونة نسيج الى توفير مساحات تشاركيه تتسع لكل المتخصصين والمهتمين بكل ما هو جديد في مجال المكتبات والتعليم العالي والتعلم عن بعد وتقنيات المعلومات والاتصالات وتقنيات الأرشفة وحلول المعرفة المتقدمة في التعليم العالي، المكتبات، ومراكز الأبحاث.

سجل بريدك الالكتروني هنـا لتصلك أحدث التدوينات

أكاديمية نسـيج على الفيسبوك

 
 

مقــالات حديثة

إعادة الهيكلة: حلول ذكية لإدارة المخاطر وتحسين النتائج

نُـشر بواسطة هيام حايك on 27/12/2017 05:07:25 م

8389-Pic.jpg

عدد قليل جدا من المؤسسات محصنة ضد إعادة التنظيم أو إعادة الهيكلة، أو التقليص في قوة العمل. وقد جعلتنا السنوات القليلة الماضية نرى ذلك أكثر وضوحا من أي وقت مضى. تستطيع المؤسسات تخفيف المخاطر، وتحقيق الأهداف المالية، والاحتفاظ بالموظفين الرئيسيين، من خلال تبني مبدأ العلاقة بين طرفين (end-to-end ) لإدارة عمليات إعادة هيكلة القوى العاملة.

تقييم المخاطر وإدارتها

من الجيد أن ندرك جميعنا أن:

  • التغيير يخلق خطرًا. وكلما طال الوقت، زادت تكلفته، وزاد فقدان الأشخاص الرئيسيين، وأكثر من ذلك يمكن أن تتلف السمعة، مع المخاطر المالية.
  • فقدان المواهب والمخاطر القانونية مخاوف حقيقية عندما تخضع المؤسسة لإعادة الهيكلة.
  • تقييم المخاطر والتخطيط الفعال للحلول التي تعالجها قبل الوصول إلى مرحلة إعادة الهيكلة لن يساعد على تحقيق أهداف الحدث فقط، بل سيخلق تجربة أكثر إيجابية لجميع المعنيين كذلك.

إدارة المخاطر المالية

 هل تقوم بشكل روتيني بتقييم التكاليف الحقيقية لإعادة الهيكلة؟ هل أنت على علم بأثر الأخطاء الإدارية أو التأخيرات على قدرة المؤسسة في تحقيق الأهداف؟ أو أسوأ من ذلك، القدرة على تحقيق الأهداف الخاصة بوفورات التكاليف التي وضعها أصحاب المصلحة؟

تحدث التجاوزات المالية عندما يتعذر على المخططين رؤية الصورة بأكملها. على سبيل المثال، قد يبدو أن القضاء على مؤسسة بأكملها هو الحل الأمثل لخفض التكلفة. ولكن عندما تظهر التفاصيل كاملة بما في ذلك دفعات نهاية الخدمة، وحزم المعدات والأجهزة، والتكاليف الأخرى، يمكن أن تكون الخطة الأولية أكثر تكلفة مما يمكن للمؤسسة تحمله. ذلك يعنى ضرورة البحث عن خطط بديلة، وأنه بدون الشفافية الكاملة في التكاليف، تتعرض المؤسسات لخطر تجاوزات مالية كبيرة. كما أن العمليات الإدارية الغير مدروسة يمكن أن تعرض المنظمات لمخاطر مالية.

في غياب حل تقني لإدارة عمليات إعادة التنظيم وإعادة الهيكلة، تقوم المؤسسات برمي الناس في المهام الضخمة المتمثلة في التوثيق والتتبع والاتصال. ولكن الناس ليسوا مثاليين. الحجم الكبير من التفاصيل والساعات الطويلة تبتلع الموارد بسرعة الموارد، مما يؤدي إلى أخطاء. حيث أن خطأ صغير، مثل تاريخ غير صحيح، يمكن أن يؤدي إلى الآلاف من الدولارات في دفعات زائدة أو تأخير مكلف. فليس من المقبول أن يستمر الموظفون في تلقي رواتبهم بعد انتهاء الخدمة لأن الأنظمة لم يتم تحديثها بشكل صحيح. كما أن التأخير في سداد الرواتب يؤدي إلى زيادة التكلفة. وفي النهاية يترجم كل هذا إلى أموال مُهدرة .

المخاطر المالية المترتبة على إعادة هيكلة عديدة. وللتخفيف من هذه المخاطر، يستخدم القادة الأفضل نظاما يوفر الشفافية الكاملة في كل مرحلة من مراحل العملية. حيث أنه في أي مرحلة من المراحل، يمكن للنظام توفير التكاليف المتوقعة والتقدم نحو الخطة التالية، وتقديم الرؤية الحساسة للعوامل التي يمكن أن تؤثر على التكلفة، مثل اعتماد سلسلة الإجراءات الاختيارية، والمنافع للموظفين المتضررين، والتعامل مع الفئات البعيدة عن الخطر. ولإدارة المخاطر المالية على نحو فعال، يحتاج صانعو القرار إلى وجهة نظر كاملة في النهاية، بدءا من الأهداف إلى خدمات الإبعاد. وعندئذ فقط يمكن إدارة عملية إعادة التنظيم الكاملة أو إعادة الهيكلة بشكل استباقي.

 منصات إدارة المواهب

planning@work_planning_laptop_mitigaterisk.jpg

 منصة سابا لإدارة الانتقال Saba’s Transition Manager platform  تزودك بالقرارات عندما تعلن عن عملية إعادة الهيكلة، من هم الناس   الذين يجب أن يغادروا؟ هل أنت تسقط المواهب المؤثرة عن غير قصد فقط لتوظيف هؤلاء الناس أو الأفراد ذوي المهارات المماثلة بمعدل تكلفة أعلى؟ إن فقدان المواهب المؤثرة غالبا ما يكون نتيجة مؤسفة لإعادة التنظيم وإعادة الهيكلة. في حالة الفوضى التي تحدث بعد تسرب أخبار ما يحدث، يفترض الناس أن عملهم معرض للخطر ويبدأون بالبحث عن الأمان في الشركات الأخرى. كما يمكن أن يؤدي استنزاف المهارات الناتج، الذي غالبا ما لا يؤخذ في الاعتبار عند تحليل التكاليف، إلى خلق فراغ للمواهب والذي يمكن للمؤسسات أن تضعه على الأقل في بند مجموعات المهارات التي تعتبر حاسمة بالنسبة لخطة المضي قدما.

لتجنب فقدان المواهب القيمة، تتبنى المؤسسات عملية صنع القرار المنسقة والمتسقة. ومن الناحية المثالية، تبدأ عملية اتخاذ القرار بوضع معايير لاتخاذ القرارات. ويمكن أن تشمل العوامل التي يمكن النظر فيها تقييمات للمهارات التي تحتاجها المؤسسة للمضي قدما، أو المؤهلات أو الشهادات الفريدة، أو الخبرة، أو عوامل أخرى. من خلال ترجيح العوامل، ومن ثم ترتيب الأفراد على النهج المتفق عليه، يمكن للمخططين والمديرين اختيار الأفراد بشكل منصف وثابت واتخاذ قرارات تستند إلى الحقائق بدلا من الاعتماد على نظام تصنيف غامض أو تخفيضات واسعة النطاق مثل نسبة معينة لكل مجموعة. ويتيح التحليل الشامل لمتطلبات المهارات وجرد المهارات والخيارات التنظيمية للمخططين فهم تأثير القرارات على القوى العاملة وتجنب الأخطاء المكلفة. كما أن التعاون عبر المجموعات والأقسام هام أيضا، ولكن من الصعب الحفاظ عليه بطريقة آمنة ومتسقة.

ولكن بدلا من ذلك، ومع الوضع الحالي للتغيير المستمر، يمكن أن تقوم مجموعة ما بنقل تعاقد بعض المهارات إلى قسم آخر. وتساعد الرؤية عبر المنظمات والتعاون بشأن قرارات التغيير على تحديد أوجه التآزر وإعادة توزيع الموظفين وإعادة استخدامهم بدلا من إنهاء الخدمة. في أحد الأمثلة، وفرت مؤسسة مالية كبيرة 1.8 مليون دولار، وظلت متوافقة تماما مع قانون ساربينز أوكسلي (Sarbanes-Oxley SOX) وهو قانون أمريكي يوجب على الشركات أن تضمن وتعتمد المعلومات المالية من خلال أنظمة الرقابة الداخلية. بحسب هذا القانون، فإنه سيتم تحميل الرئيس التنفيذي CEO ومدير القطاع المالي CFO مسؤولية شخصية عن إعلان بيانات مالية خاطئة.  وذلك من خلال الاتصالات النشطة عبر الأقسام وإعادة نشر المواهب بشكل استباقي. بالنسبة لإدارة المخاطر القانونية والمتعلقة بالامتثال هل تعرضت مؤسستك لغرامات أو دعاوى قضائية بسبب عدم الامتثال أو الإنهاء غير المشروع؟ إذا كان الأمر كذلك، هل أنت على علم بالموارد والتكاليف المالية المتكبدة؟ في بعض المنظمات يكلف ذلك الملايين من الدولارات - حتى عندما يفعلون الشيء الصحيح

. في أحد الأمثلة، تقوم شركة للاتصالات بالدفع عبر دفتر الشيكات إلى المحكمة، عند خدمتها في قضية إنهاء غير مشروع. فقد دفعوا ملايين الدولارات لا لأنهم لم يتبعوا العمليات الصحيحة، ولكنهم لأنهم لم يتمكنوا من تقديم الوثائق التي تثبت أنهم اتبعوها. وبمجرد قيامهم بتنفيذ نظام لتتبع وأرشفة جميع الاتصالات والمعاملات، فإن تكاليفهم في الدفاع القانوني وصلت إلى الصفر.

إدارة عملية الامتثال خلال إعادة الهيكلة مع أصحاب المصلحة في جميع أنحاء المنظمة وفي العديد من الإدارات، تشكل تحديا كبيرا.  العديد من أصحاب المصلحة يشارك وتتكشف الأحداث بسرعة، وتصبح قواعد العمل والامتثال معقدة للغاية -خاصة عندما ينبع التغيير التنظيمي من الاندماج أو الاستحواذ. وهذا كله يؤدي إلى مخاطر مالية وقانونية كبيرة. ما يثير الاهتمام هو أن إدارة الامتثال هي في الواقع أكثر صعوبة في الأحداث الأصغر من تلك الكبيرة.

حيث تتم مراجعة عمليات إعادة الهيكلة الكبيرة بشكل مكثف وتكون واضحة جدا. كل شخص مشارك يدرك تماما المتطلبات وأنه أكثر عرضة للمتابعة. ومع ذلك، في عمليات إعادة التنظيم الصغيرة، يتم قطع الزوايا، وتخطي الخطوات، وزيادة مخاطر المؤسسة. ومن أفضل الممارسات استخدام العمليات والنظم للمساعدة في إدارة عملية إعادة الهيكلة. وتحديد الإجراءات العملية والأدوار والموافقات اللازمة في كل مرحلة، بدءا من تحديد الأهداف إلى معالجة عمليات الفصل.

تدعم النظم التقنية العملية من خلال ضمان اتخاذ كل خطوة مطلوبة وتوثيقها قبل الشروع في الخطوة التالية، ما إذا كانت إعادة الهيكلة تشمل 1 أو 1000 موظف. ومن خلال تطبيق التقنية على عملياتها اليدوية القائمة، تمكنت شركة صيدلانية كبرى حصلت على شركة مماثلة الحجم من التوسع في حجم عمليات وإعادة عمليات التنظيم اليومية العادية للتعامل مع التحولات الضخمة - وكل ذلك بدون إضافة أشخاص أو تحمل مخاطر إضافية. فمن خلال تنفيذ خطوات مدروسة، تتم جنبا إلى جنب مع التقنية لإدارة العملية، كانوا قادرين على تقييم ومعالجة مخاطر الامتثال والتنوع، وتحسين قدرة فريق الموارد البشرية على قيادة التوجيه الاستراتيجي، والحد من انحراف العملية، وضمان معاملة الموظفين بشكل عادل ومتسق، حتى عند إدارة وإعادة هيكلة لعمليات عالية الحجم.

اتباع نهج شامل هو أفضل طريقة للتخفيف من المخاطر المالية والمواهب والمخاطر القانونية الكامنة في إعادة الهيكلة وذلك  قبل أن  يتم اتخاذ أي إجراء.  التحليل الشامل لجميع الخيارات والتكاليف وقضايا الامتثال يساعد على توجيه جهود إعادة الهيكلة. وهي تمكن المؤسسة من حماية المهارات الأساسية التي تحتاج إليها بشدة لخطة الانتقال إلى الأمام، وتكاليف التحكم، والقضاء على الأخطاء القانونية التي يمكن أن ينتهي بها الأمر إلى إلغاء القيمة التي تنشأ عن إعادة الهيكلة. مع وجود نهج منظم تستطيع المؤسسات وضع أفضل إجراءات للالتزام ، وتلبية تلك الالتزامات في الوقت المناسب، بطريقة إيجابية. حلول سابا للتخطيط والعمل Saba’s Planning@Work solutions   تمكن المنظمات من السيطرة على التغيير وإعادة الهيكلة.