التدريب  على إدارة المعرفة يساعد الموظفين الذين يكافحون خلال حقبة Covid-19[1]

من الأكيد أن جميعنا يشعر بتأثير Covid-19 على حياتنا الشخصية والمهنية، التي أصبحت متداخلة بشكل غير مسبوق، بدليل هذا الظهور المتكرر للأطفال والحيوانات الأليفة في مكالمات الفيديو الخاصة بي. وبالرغم من أن كل منظمة تواجه تحدياتها الخاصة، فإن هذا الاندماج الحاصل ما بين الوضع سريع التطور، و الانتقال السريع لكثير من الأشخاص إلى العمل الافتراضي، ينطوي على مخاطر كبيرة فيما يتعلق بتدفق المعرفة. إن الأمور تتغير كل ساعة، فالموظفين الذين اعتادوا على عقد الاجتماعات وإجراء المحادثات وجهًا لوجه، أصبحوا مجبرين فجأة على مواصلة العمل في غرف المعيشة والتحديق في أجهزة الحاسب المحمولة الخاصة بهم. الكثير لا يعلمون من أين يمكنهم معرفة آخر المستجدات/التحديثات، وكيفية الحصول على إجابات، بالإضافة إلى أفضل الطرق للتعاون.

شأنها شأن غيرها، تحاول فرق إدارة المعرفة العمل على تحديد المشاكل التي يتعين على أفرادها معالجتها وكيفية دعم الاحتياجات الملحة على أفضل وجه. وبنفس مقدار الخوف السائد في الوقت الحالي ي هناك فرصة لأن تمثل هذه الفترة وقتاً للتعليم أيضا. حيث يحتاج الموظفون إلى الاستمرار في تعميم المعرفة وبالأخص بعد انقطاع الروتين الحياتي المعتاد وهذا قد يجعلهم أكثر تقبلاً لتعلم ما يمكن أن تقدمه إدارة المعرفة، وكيفية استثمار هذا الذي تقدمه، وكيف يمكن أن يساعدهم على البقاء متصلين ومنتجين.

عندما تم سؤال المشاركين في برامج إدارة المعرفة الخاصة بنا في عام 2020 عبر ندوة على الويب (وبينار) عن قدرة الابتكار على مواجهة الاضطراب، وكيف يمكن أن تتفاعل فرق إدارة المعرفة مع الوباء، أشار حوالي الثلثين إلى إنهم يعززون التوجه نحو التعاون الافتراضي ومساعدة القادة في إنشاء مكان أو مستودع واحد للمعلومات مع المواظبة على تحديثه. وعلى الجانب الآخر كان هناك عدد قليل ممن قاموا بتدريب الموظفين خلال انتقالهم إلى العمل الافتراضي.

من المهم إعطاء الأولوية في استجابتك للتدريب و الجانب الإرشادي، و من الضروري التأكد من أن الموظفين على دراية بمجموعة أدواتك الافتراضية - ومرتاحون لها – وذلك بهدف الوصول إلى المعرفة ومشاركتها، والتواصل مع الزملاء ، والتعاون في المشاريع و الإنجازات.  قد تكون هذه أنظمة قديمة بالنسبة لبعض المنظمات، ولكنها مستحدثة للبعض الأخر، وحتى تلك التي لديها ممارسات راسخة للعمل الافتراضي قد يكون لديها موظفون يعملون من خلاله للمرة الأولى.

فيما يلي ثلاث توصيات للتدريب على إدارة المعرفة خلال الأيام والأسابيع القادمة. كما ونشجعك على الاطلاع على مجموعة APQC والتي بعنوان التدريب على إدارة المعرفة لكل مرحلة مهنية

 ذكر الموظفين بما هو متاح وكيفية استخدامه

تعمل فرق إدارة المعرفة الذكية باستمرار على تعزيز المعرفة التي يجب مشاركتها ومتى وأين ولماذا وكيفية مشاركتها. وجّه الأشخاص إلى الموارد التي لديك، أو أنشئ تدريبًا جديدًا يستهدف البيئة الحالية. يجب أن يكون أي محتوى سهل الاستخدام وسهل الاستهلاك. اعتمادًا على ثقافتك، قد يكون من المفيد إضافة بعض الفكاهة للمساعدة في تخفيف التوتر في هذه الأوقات القاتمة.

في حين أن البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية جيدان للتذكير السريع، فقد يكون الموظفون العالقون في المنزل متقبلين بشكل خاص للدعم الافتراضي عالي التواصل. يمكنك استضافة تدريبات مباشرة أو جلسات أسئلة وأجوبة غير رسمية للرد على الأسئلة ومساعدة الموظفين على تحري الخلل وإصلاحه. أثبت هذا النهج أنه يعمل بشكل جيد للمؤسسات التي لديها الكثير من الموظفين الذين يعملون عن بعد.

يقوم فريق إدارة المعرفة في شركة استشارات البرمجيات والتكنولوجيا بعمل ساعات مكتبية كل أسبوعين. يركز النصف الأول من كل جلسة على موضوع اليوم، على سبيل المثال: كيفية استخدام أداة معينة بينما يكون النصف الثاني مفتوح للأسئلة والأجوبة حيث يمكن للمشاركين طرح أي سؤال يريدون. تجعل ساعات العمل المكتبية إدارة المعرفة أكثر وضوحًا ويمكن الوصول إليها من قبل الموظفين وتساعدهم على بناء علاقات موثوقة مع فريق. يستخدم المديرون ساعات العمل لتحديد المناطق التي يواجه فيها الأشخاص مشاكل، ومن ثم يطلبون من فريق إدارة المعرفة مساعدة أكثر استهدافًا. على الرغم من أن الجلسات مصممة لمستخدمي إدارة المعرفة المبتدئين، إلا أن الموظفين المخضرمين يجدونها مفيدة للحاق بآخر التطورات.

عندما يشعر الموظفون بالإرهاق والانقطاع، فإن التدريب التفاعلي الذي يرشدهم خطوة بخطوة يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. وإذا قامت مؤسستك بإعداد نقاط معلومات أو مجموعات تعاون جديدة في ظل Covid-19، يمكن للجلسات أن تدفع الناس للاستفادة من هذه القنوات للبقاء على اطلاع وتفاعل.مستمرين

تدريب الموظفين علي "قواعد التنفيذ" لمشاركة المعرفة الافتراضية

مع الانتقال المفاجئ للعديد من الموظفين للعمل من المنزل، قد تواجه المؤسسات المزيد من التفاعل الرقمي في البريد الإلكتروني والمواقع المجتمعية والقنوات الاجتماعية للمؤسسات. من الناحية النظرية، يعد هذا أمرًا جيدًا - فهو يعني أن للموظفين منخرطون في العمل ويتواصلون. ولكن عندما تصبح التحديثات الرقمية والمحادثات مبالغ فيها، فمن الممكن أن تصبح مرهقة وتسبب نتائج غير مرغوبة، خاصة إذا كانت المعلومات خارج الموضوع.

يحتاج الموظفون إلى إرشادات واضحة حول ما يجب مشاركته وعدمه بالإضافة إلى أفضل القنوات للاستخدام. يمكن لإدارة المعرفة توفير قواعد بسيطة حول ما يستحق التواصل من أجله وما إذا كان السؤال أو التحديث ينقل بشكل أفضل من خلال اجتماع افتراضي أو بريد إلكتروني أو مجتمع أو موقع فريق أو دردشة خاصة. عندما يقوم الموظفون بنشر الكثير أو النشر في المكان الخطأ، اشكرهم على إسهاماتهم ثم أعد توجيه حماسهم نحو إسهامات أكثر إنتاجية. لقد رأينا هذا العمل في مجموعة من المنظمات، ابتداءً من Shopify إلى Management Sciences for Health. إذا كان لديك أبطال إدارة المعرفة أو مستخدمين خارقين في العمل، فاطلب منهم المساعدة في نقل القواعد الأساسية للمشاركة الرقمية وتدريب الموظفين الذين يخرجون عن المسار.

في حال كنت ترغب في تعيين منافذ معينة للمحادثات الاجتماعية بحيث لا يختلط بها العمل الهام للشركة ويصرف الانتباه عنه، يمكنك إنشاء سلسلة من الرسائل المرحة في منصتك الخاصة بالتعاون، أو استضف مؤتمر فيديو علي سبيل المثال "استراحة قهوة" أو "ساعة سعيدة" لفريقك أو قسمك. هذه تساعد على توليد المشاعر الاجتماعية، التي قد تكون قد فقدت لدى الموظفين خلال تواجدهم في البيت.  

تقديم دعم إضافي للقادة والخبراء والموظفين الرئيسيين

في الوقت الذي يجب على فرق إدارة المعرفة مساعدة الجميع، قد يحتاج بعض الأفراد - مثل المديرين التنفيذيين والخبراء المتخصصين - إلى دعم متخصص. يتمتع العديد ممن يشغلون مناصبا عالية بخبرة في التواصل والقيادة بصورة افتراضية، ولكن البعض الآخر قد يكون غير مرتاح للانتقال. ومع ذلك، قد لا يفهم الآخرون فوائد استخدام القنوات المفتوحة مثل المجتمعات والمؤسسات الاجتماعية، بدلاً من الاتصال بالأشخاص أو مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني بشكل فردي.

ينبغي أن تقوم إدارة المعرفة بكل ما بوسعها لمساعدة القادة والخبراء خلال الأزمة الحالية. وتشجيعهم على الاقتداء بنموذج جيد من عادات التعاون الرقمي الجيدة باستخدام نفس "قواعد التنفيذ" التي يستخدمها الموظفون الآخرون. سيكون الموظفون ذوو المناصب العليا مشغولين للغاية، لذا اجعلها سهلة قدر الإمكان. على سبيل المثال ، يمكن لممثلة إدارة المعرفة التحدث إلى القائدة لمدة 5 دقائق ، وترجمة أفكارها إلى منشور مدونة أو رسالة في منصة تعاونية، ومن ثم يتم تجهيزها وإدارتها قبل النشر نيابة عنها.

من المهم بالنسبة لإدارة المعرفة أكثر من أي وقت مضى أن تستمع إلى ما يحتاجه القادة ومساعدتهم على حل المشكلات. ولا  تحاول ان تملي عليهم حلولا بعينها  وإنما تأتى بأفكار ومقترحات ما كلما أمكن إلى ذلك سبيلا.  تعتبر الأزمات بمثابة فرصة ذهبية لإدارة المعرفة كي تثبت قيمتها الحقيقية للمنظمة ، وليس هناك أفضل من جعل حياة المسؤول التنفيذي أسهل ولو بالقدر القليل!

[1]  هذا المقال مترجم عن الأصل الأجنبي بتصريح من كاتبة المقال في إطار التعاون بين أكاديمية نسيج والمركز الأمريكي للإنتاجية والجودة APQC:

Lauren Trees. KM Training Helps Struggling Employees in the Era of Covid-19

https://www.apqc.org/blog/km-training-helps-struggling-employees-era-covid-19