في المكتبات الكبيرة، يعتبر ترتيب الرفوف وإعادة الكتب على الرفوف وترفيفها وفق ألية تتبعها المكتبة، هو عمل لا ينتهي أبدا، وعلى ما يبدو الترفيف مهمة غير محبوبة.
أهمية الترفيف الصحيح للمواد المكتبية
ترتيب الكتب في المكتبة يجعلها في متناول المستفيدين، وأكثر قابلية للاستخدام، فإذا كانت المواد في غير موضعها أو لم تتم إعادتها إلى الرفوف، فإن تحديد معلومات الموقع سيكون مستحيلا. لذا يوصى بإعادة ترفيف جميع مواد المكتبة في غضون أربع وعشرين ساعة من عودتها إلى المكتبة، ولكن العديد من المكتبات تكاد لا تدرك أهمية أعمال الترفيف...
من الملاحظ في العديد من المكتبات، أن القائمين على الترفيف نادرا ما يكونوا على اتصال مع مستفيدي المكتبة وغالبا ما يقوم بهذه المهمة صغار الموظفين في المكتبة أو المتطوعين والمتدربين، لذا كان لزاما على المكتبات أن تدرك أن الجودة والسرعة والكفاءة التي تتم فيها عملية الترفيف، تؤثر على كيفية رؤية المستفيدين للمكتبة وخدماتها. كما أن تراكم المواد غير المرففة يتسبب في تأخير الخدمة، لأن المستفيدين يجب أن ينتظروا عودة المواد الغير مرففة ليجدوها ثانية على الرفوف، أعمال الترفيف أمر بالغ الأهمية لكفاءة وفعالية أي مكتبة.
المصطلحات الخاصة بأرفف الكتب
قبل مناقشة ترتيبات نظيم الرفوف، من المهم أن يكون هناك وضوحاً بشأن المصطلحات المستخدمة لوصف الرفوف في المكتبات. هناك أربعة مكونات لأرفف الكتب:
الرف Shelf: قطعة مسطحة من الخشب أو المعدن يتم وضعها أفقيا بين اثنين من القوائم العمودية لحمل الكتب. تعلق الرفوف في سلسلة من الفتحات أو الثقوب المتواجدة على طول الجانبين العموديين هذا يسمح بتعديل الرفوف بسهولة وحسب الارتفاعات المختلفة للمواد. الطول المعياري للرف هو 3 أقدام (0.9144 متر). أما العمق فقد يكون 8، 9، 10، و12 بوصة. ومع ذلك، يعتبر عمق 9 بوصة هو المعيار الأمثل.
القسم: Section (وتسمى أيضا الوحدة او الخلية أو الجناح) سلسلة رأسية من الرفوف، بين اثنين من القوائم العمودية. يبلغ ارتفاع القسم ما بين 3.5، 5.5، أو 7.5 قدم. القسم هو الوحدة الأساسية للرفوف ويمكن أن تكون الرفوف فيه على الوجهين ((Double-faced وحيث الأرفف معلقة على كلا الجانبين، أو تكون على وجه واحد (Singlefaced) يتم تعليق الرفوف على جانب واحد فقط، وعادة ما توضع على الحائط.
النطاق Range : صف من الرفوف يتكون من أكثر من قسم واحد. وفي هذا السياق تشير جمعية أمناء الأرشيف الأمريكية إلى النطاق إلى أنه مجموعة من الرفوف، واحدة فوق الأخرى لها نفس المعايير، يمكن أن يسمى خلية أو قسم. كما يمكن تسمية مجموعة الخلايا أو الأقسام صفوف أو نطاق.
الكومة أو الرزم Stacks - يشار إلى جميع النطاقات داخل المكتبة بشكل جماعي باسم "الرفوف". يجب أن يكون عرض الممر بين النطاقات 3 أقدام كحد أدنى، لإتاحة وصول ذوي الاحتياجات الخاصة. وتعرف جمعية أمناء الأرشيف الأمريكية ال Stacks بأنها المنطقة حيث يتم ترفيف المواد.
الأنواع المختلفة من الرفوف
بالإضافة إلى الرفوف القياسية الموضحة أعلاه، هناك مجموعة كبيرة ومتنوعة من رفوف العرض الخاصة المتاحة من أجل:
- المواد السمعية والبصرية
- الدوريات وكتب الجيب والمنشورات الورقية
- العروض الخاصة (مثل الكتب الجديدة)
كما تم تطوير أنواع خاصة من رفوف التخزين لمساعدة المكتبات على إعادة ترتيب مجموعاتها، ومن أجل زيادة السعة، يتم استخدام أنظمة التخزين المدمجة، والتي يمكن أن تحتوي من المواد ما هو أكثر من الرفوف التقليدية. وهناك نوعان من الرفوف المدمجة:
- الرفوف المدمجة المتحركة
وهي على عكس أنظمة الأرفف الثابتة، يتم فتح الممر المستخدم فقط؛ فتتضاعف المساحة المخصصة للتخزين۔ إن نظام التحريك القوي وعجلات التوجيه في مسارات أنظمة التخزين المتحركة تنقل الأحمال الثقيلة وتحركها بأقل الجهود.، هذا وعند الحاجة إلى الممر، يتم نقل الرفوف إلى الجانب الأخر لفتح الممر. يتم تركيب النطاقات على القضبان المعدنية ويمكن تحريكها عن طريق استخدام الكرنكات الميكانيكية، أو استخدام محرك كهربائي.. تحتوي الرفوف على أجهزة السلامة التي تضمن أن الممر لا يمكن أن يغلق حين يكون المستفيد واقفا فيه. وعادة ما يستخدم هذا النوع من الرفوف للمواد غير المستخدمة بشكل متكرر أو للعناصر التي يمكن استرجاعها بدون تصفح (مثل مجموعات الكتب القديمة أو الإصدارات القديمة من الدوريات المربوطة). ولأن وزن الرفوف المدمجة أثقل من الرفوف القياسية، يجب تثبيتها في الطابق الأرضي أو في منشأة بنيت خصيصا لها.
أنظمة الرفوف المنزلقة: هذا النوع من الرفوف له إطار ثابت من الرفوف الفردية يمكن سحبها إلى الممر. ويمكن وضعها في جانب الممر بسهولة أكثر من القياسية أو المدمجة.
الرفوف المفتوحة والمغلقة
يمكن أن تكون مجموعات المكتبة منظمة على رفوف مفتوحة أو رفوف مغلقة. وهناك أسباب لكلا الحالتين
مجموعات الرفوف المفتوحة
مجموعات الرفوف المفتوحة توفر للمستفيدين إمكانية الوصول الكامل إلى المواد الموجودة على الرفوف، وحيث بإمكان المستفيدين تصفح واختيار المواد الخاصة بهم. يتسبب الوصول المفتوح إلى المزيد من أعمال الترفيف والصيانة للحفاظ على المجموعات في أماكنها وحسب رقم الاستدعاء. هناك مشاكل إضافية تتعلق بموضوع أمن الكتب، حيث تحاول المكتبات عدم تشجيع المستفيدين على إعادة المواد، لأن الأفراد غير المدربين قد يتسببون في فقدان المواد، ونتيجة لذلك تصبح المواد مفقودة. ضياع الكتب يتزايد باستمرار مع نظام الأرفف المفتوحة، حيث يقوم بعض المستفيدين بإخفاء الكتب عمدا أو قصد إذ يوضع الكتاب في غير المكان المخصص له.
عادة ما يتم وضع الملصقات واليافطات التي تطلب من المستفيدين وضع المواد التي استخدموها على عربات أو طاولات أو أرفف مخصصة لذلك. وهذا يسهل مهمة جمع وفرز وإعادة المواد. نظام الرفوف المفتوحة يحتاج لمساحات واسعة بين الرفوف لإعطاء الفرصة للقارئ للتجول بين الرفوف.
مجموعات الرفوف المغلقة
وهي رفوف غير مفتوحة لعامة الناس أو يمكن أن تتوافر للمستفيدين على أساس انتقائي. وعادة ما يتم اختيار الرفوف المغلقة لحماية المواد النادرة أو القيمة أو التحكم في المواد ذات الطلب المرتفع. وفى هذا النظام لا يسمح للمستعيرين الدخول للرفوف مطلقا ويمنع التعامل مع الكتب وهي على الرفوف إذ يقوم المستعير بتعبئة نموذج خاص للإعارة "استمارة الإعارة call slip " يكتب فيه عنوان الكتاب – اسم المؤلف – رقم التصنيف – رقم المسلسل – اسم الطالب ورقمه. موظف المكتبة هو من يستلم المواد من المستفيدين وهو من يسلمها لهم. استمارة الإعارة تعطى للموظف في مكتب الإعارة. والذي يرسلها لموظف المكتبة، لتحديد الكتاب المطلوب من الرفوف المغلقة ويحمله أو يرسله إلى مكتب الإعارة حيث يتم تسليمه للمستخدم.
تنتشر مجموعات الرفوف المغلقة في الجامعات والمكتبات الخاصة وأقسام الأرشيف والمحفوظات. وبما أن المجموعة يمكن الوصول إليها فقط لموظفي المكتبة، فهي عموما مرتبة بشكل أفضل وتتطلب صيانة أقل. كما وأن هذه الرفوف قد تتطلب مساحة بين الممرات أقل من الرفوف المفتوحة.
قد تحتفظ المكتبات التي تحتوي على رفوف مفتوحة ببعض المواد في رفوف مغلقة لأنها ذات طلب مرتفع أو قيمة أو قد تكون معرضة للسرقة. وكذلك يتم الاحتفاظ ببعض المواد في رفوف منفصلة مغلقة بسبب شكلها المادي (مثل الخرائط أو الصحف). كما أنه إذا كانت مجموعة كبيرة جدا والمكتبة لديها مساحة رفوف ثابتة، فغالبا ما يتم الاحتفاظ بالمواد قليلة الاستخدام في منطقة الرفوف المغلقة.
الاستعداد للبدء في عملية الترفيف وتنظيم الرفوف
إجراءات وضع الكتب على الرفوف وجعلها في متناول المستفيدين وموظفي المكتبة. يبدأ بتنقيح مجموعة المكتبة، استعدادا لترتيبها على الرفوف.
في جميع أنواع المكتبات، عادة ما يتم ترتيب الكتب الغير روائية nonfiction وفقا لأنظمة تصنيف (ديوي العشرية أو مكتبة الكونغرس). هذه النظم تصنف مجموعات المواد حسب الموضوع.
في المكتبات العامة، يتم ترتيب الأدب القصصي fiction بإحدى الطرق الثلاث التالية:
* الترتيب الأبجدي وفقا للاسم الأخير للمؤلف
* حسب النوع أو الأسلوب (مثل الخيال العلمي، والغموض، والرومانسية)
* حسب الجمهور (مثل الأطفال، اليافعين، والبالغين الكبار)
تصنف المكتبات الأكاديمية الأعمال القصصية كجزء من الأدب “literature ". هذا ويتم ترتيب رفوف الأدب عن طريق رقم الاستدعاء call number ، وعادة ما يتم هذا في مكتبة الكونغرس، وحيث ترفيف أعمال المؤلف في نفس المنطقة أمر منتقد.
معظم المكتبات لديها مواد مرجعية مرفقة في منطقة منفصلة عن المجموعة العادية. وتشمل المواد المرجعية مثل القواميس والأطالس والكتيبات التي يتم يوصى وضعها على أساس منتظم.
وتشمل المواد الأخرى التي غالبا ما يتم الاحتفاظ بها في مناطق منفصلة:
* المواد السمعية والبصرية
* السير الذاتية
* مواد اللغة الأجنبية
* منشورات حكومية
* كتب الطباعة الكبيرة
* تنسيقات ميكروفورمات - على سبيل المثال. ميكروفيلم أو فيش
* الكتب الجديدة
* الصحف
* كتب الجيب الورقية
* الدوريات
* الكتب النادرة
رفوف هذه الأنواع من المواد يتم وضعها في مناطق منفصلة سهلة التصفح. كذلك، قد تتطلب طبيعة المواد حالات خاصة من الرفوف. إلا أن المناطق المنفصلة تجعل الرفوف، واسترجاع، وتصفح أكثر تعقيدا. لافتات وخرائط المكتبة هي أدوات مفيدة لشرح ترتيبات المكتبة.
