تتبنى المقارنة المعيارية فلسفة التعلم من الآخرين والاطلاع على تجاربهم واقتباس الأفكار وطرق الأداء المثلى لتحسين العمليات والمنتجات، وقد أصبحت هذه الفلسفة جزءاً أصيلا من عمليات المؤسسات لاكتساب معارف جديدة وتعلّم ممارسات جيدة من المؤسسات الأفضل في مجال عملها.

ومن هنا يمكن تعريف المقارنة المعيارية بأنها:

• قياس جودة السياسات التنظيمية، والمنتجات والبرامج والاستراتيجيات وغيرها، ومقارنتها مع القياسات المعيارية، أو قياسات مماثلة لنظيراتها ومن ثم البحث عن الأسباب وراء تفوق المؤسسات الأخرى في الأداء والاسترشاد بممارستها في تحسين الأداء

• قياس أداء المؤسسة مقارنة بأفضل معايير لأداء المؤسسات في مجالها مع بيان كيفية تحديد معايير الأفضل وكيفية تطبيقها لبيان مستويات الأداء، ثم استخدام المعلومات المستخرجة كأسس لبناء وصياغة الغايات، والاستراتيجيات، والممارسات الإدارية المختلفة

وقدتتم المقارنةالمعيارية من خلال مقارنة عملية لدى الجهة المنفذة مع الجهة الأخرى المتميزة في تنفيذ تلك العملية أو بمقارنة أداء المؤسسة المنفذة بمجموعة من المؤشرات الدولية أو المحلية الخاصة بالمجال الذي تعمل فيه.

المقارنة المعيارية في المكتبات:

العديد من المكتبات العامة تستخدم المقارنة المعيارية لعرض العمليات المميزة في المكتبات المناظرة لها لتحسين الأداء وتعزيز رضا المستفيدين في المكتبة الخاصة بهم.

تعتمد المقارنة المعيارية في المكتبات على المقارنة بين مقاييس الأداء بين الكيانات المماثلة وعادة ما تكون مقارنات رقمية (كمية) مثل إحصاءات الإعارة، والزيارات، والإيرادات. وهي واحدة من العديد من الأدوات، بما في ذلك ملاحظات العملاء وقياس النتائج. توفر المقارنة فرصة للمكتبة لمقارنة أدائها بالمكتبات المماثلة لها سواء في الحجم أو إحصاء الشريحة السكانية التي تخدمها أو الميزانية، أو أي مزيج من هذه العوامل أو غيرها. المقارنة المعيارية تسلط الضوء على مجالات التميز في المكتبة وأماكن ضعف الأداء التي قد تتطلب مزيدا من الدراسة أو الاهتمام. كما توفر المقارنات بيانات واقعية ومقنعة يتم رفعها عبر التقارير إلى المسئولين والمانحين وذوي المصلحة. على سبيل المثال، المعايير التي تظهر أن المكتبة تمتلك عدد قليل ودون المطلوب من الموظفين بالمقارنة مع نظيراتها يمكن أن تساعد في تعزيز المطالبة بموظفين إضافيين.

ما القيود التي تواجه اعتماد المكتبات للمقارنة المعيارية؟

• أنها ليست قائمة بذاتها، فهي لا تعبر عن تقييم كامل لأداء المكتبات.

• هناك عدد قليل جدا من المعايير الكمية التي يمكنها تحديد ماهية النجاح للمكتبات.

• بعض المقاييس المتعارف عليها تشدد على أن حجم الإنفاق على مواد المكتبة ينبغي أن يشكل 12٪ أو أكثر من ميزانية المكتبة بينما نفقات الموظفين ما بين 60-70٪ من الميزانية.

• بعض الأرقام للمقتنيات (عدد الأوعية الموجودة في المجموعات) تحتاج البيانات النوعية التكميلية لتكون ذات مغزى. وقد لا يعكس عدد المقتنيات بشكل كامل جودة المجموعات.

• بعض الإحصاءات لا تبين اتجاهات السبب والأثر “cause-and-effect” والتي قد يتم اكتشافها فقط بعد إجراء مزيد من البحث. على سبيل المثال، المكتبات التي تكون فيها فترات الإعارة قصيرة الأمد مع وجود الحد الأقصى للتجديد تميل إلى أن تكون أرقام الإعارة لديها أكبر من أقرانها الذين لديهم فترات الإعارة أطول وعدد مرات التجديد أقل.

• أرقام المكتبة تميل إلى التركيز على العمليات والمخرجات، في حين أن النتائج الخاصة بالمشتركين، أو التغيرات الفعلية في سلوك المستخدم الذي تحدثه المكتبات هي المقياس الأكثر إقناعا لنجاح المكتبة.

• استكمال تقييم النتائج أكثر صعوبة، حيث أنه عادة ما يتم القيام به كمطلب للمشاريع أو المنح المحددة خلافا لعمليات المكتبة الشاملة. على سبيل المثال، يمكن للمكتبة جمع وقياس عدد الأطفال المسجلين في برنامج القراءة الصيفي (المخرجات)، ولكن التغيير في القدرة على القراءة والنتيجة التي حصلت بعد المشاركة يتطلب بيانات إضافية من المدارس أو أولياء الأمور.

• هناك العديد من الاحتمالات لحدوث الأخطاء في عملية إدخال البيانات، بدءا من المكتبة، ومرورا بقواعد البيانات وتوفير فرص الحصول على الأرقام.

كيف يمكن للمكتبة إيجاد المكتبات المناظرة لها؟

• لإجراء المقارنة المعيارية لابد للمكتبة من العثور على مكتبات تماثلها بما يقارب 20٪ (أكثر أو أقل بنسبة بسيطة) من حيث عدد السكان الذين تقدم لهم الخدمة والإيرادات أو النفقات المماثلة، ونفس العدد من المنافذ (مواقع / خدمات)؛ فهذا سوف يؤدي إلى مجموعة النظراء التي لديها موارد مماثلة (المال والمرافق) والسكان. في هذه الحالة يمكن للمقياس المعياري أن يساعد المكتبة على الإجابة عن الأسئلة الخاصة بماهية النتائج المتأتية من استخدام المكتبة لمواردها ومجتمع المستخدمين.

• استخدام ثلاثة معايير للمقارنة مع النظراء يوفر مزيدا من الثقة والدقة في النتائج أكثر من المعيارين المتعارف عليهما في تصنيف مستوي المكتبات مثل معيار Hennen Public Library Rankings والذي يضع المكتبات في مجموعات بناءً على المجتمع الذي تخدمه المكتبة، في حين أن مؤشر LJ يصنف المكتبات بناء على مجموع النفقات التشغيلية.

• مجموعة من 10-15 من النظراء كافية لإجراء مقارنات ذات مغزى.

• عند النظر إلى نتائج المقارنة يجب الأخذ بعين الاعتبار أن كل مكتبة تمثل حالة فريدة من نوعها من حيث السياق والتركيبة السكانية والمرافق، والوضع المالي، والإدارة.

• لإجراء تقييم شامل للأداء، يجب أن يجمع المقياس المقارن أدوات تقييم الأداء الأخرى مثل ملاحظات العملاء والاستقصاءات. ومن الأفضل أن نبدأ بالقليل "start small" مع الأخذ بعين الاعتبار العناصر الهامة في الخطة الاستراتيجية والرؤية، والمخاوف والمشاريع الاستراتيجية التي في متناول اليد.

• الأخذ في الحسبان أن هناك عوامل ظرفية محددة تستحق المزيد من الدراسة. على سبيل المثال، في المكتبات العامة في المدن الجامعية الكبيرة غالبا ما يكون أرقام الكتب المرجعية أقل من المتوسط ويرجع ذلك إلى وجود المكتبات الأكاديمية وسط بيئة يتمتع الأفراد فيها بمستويات متميزة من القدرات والمعارف التقنية. وقد تكون هناك مكتبات أخرى لديها أعداد زوار منخفضة نسبيا إذا كانت موجودة في مجتمع يحفل بالعديد من البرامج الثقافية والترفيهية.

كيف ينبغي أن تكون نتائج القياس؟

وينبغي أن تكون تقارير القياس واضحة وموجزة ومدعمة بالأرقام والجدول. الكثير من القراء لا يمكنهم استيعاب عدد كبير من الإحصاءات؛ لذا بجب أن يركز التقرير على تسليط الضوء على النتائج الرئيسية وخاصة الفروق الهامة مع الأقران. من التقنيات الجيدة للتقرير صيغة السرد، وبخاصة عندما تكون مدعومة بعدد محدود من الإحصاءات ويمكن أن تكون مدعومة بالخرائط والرسومات الأخرى المماثلة، والحكايات والقصص.

 لماذا تعتمد المكتبات المقارنة المعيارية

تلجأ المكتبات إلى تطبيق المقارنة المعيارية لتحقيق مجموعة من الأهداف التي تتضمن ما يلي:

• ترشيد النفقات: تعتمد المقارنة المعيارية البحث عن المكتبات التي تقوم بتأدية نفس الأنشطة والخدمات بفاعلية وبتكلفة قليلة، وتدرس الأساليب التي تنتهجها هذه المكتبات وتبدأ في التعلم منها وتطبيق ذلك في المكتبة التابعة لها.

• تغيير الثقافة التنظيمية وتغيير نظم وأساليب العمل التقليدية من خلال إتاحة فرص التعلم المستمر، ونقل الخبرات والمعارف التي تمتلكها المكتبات الأخرى.

• تحقيق النماذج الأفضل للأداء والجودة التي توفر للمكتبة فرص تحقيق الرضي على مستوي العاملين والعملاء وجمهور المكتبة.

• تحسين القدرات الإبداعية والتجديدية لفريق العمل المسئول عن تحسين الأداء حيث تتسع فرص الابتكار أمامهم، لتشمل جميع الجهات المشاركة معهم في عملية المقارنة المرجعية.

• توفير فرص التعاون بين المكتبات وتشجيع المنافسة فيما بينها.

• تمكين إدارة المكتبة من الإجابة على مجموعة من الأسئلة مثل: أين نحن الآن؟ وأين نريد أن نكون؟ وكيف نصل إلى حيث نريد؟ وكيف نبقى حيث نريد؟

المقارنة المعيارية في البيئة التقنية

 وبعد أن كانت الكتب لعدة قرون هي المورد الرئيسي لاحتياجات الناس من المعرفة، شهدت المكتبات في السنوات الـ 20 الماضية تحولا سريعا وسهلا لموارد جديدة لم تعهدها من قبل، حيث أصبحت أجهزة الحاسوب العامة والموارد المتاحة على الإنترنت موردا رئيسيا لتلبية الاحتياجات الحقيقية للجمهور. ومع وصول القرن الماضي إلى نهايته، كان واضحا أن الاقتصاد المعرفي للناس في القرن الـ 21 سوف يحتاج إلى امتلاك الأفراد والمجتمعات الطلاقة الرقمية، و لم يعد من الممكن اعتبار محو الأمية الرقمية والوصول شيئا جميلا أن نمتلكه؛ بل أصبح ضرورة للنجاح الاقتصادي للأفراد وكذلك للمجتمع. 

كشفت دراسة رائدة أجرتها جامعة واشنطن في عام 2010 مدى استخدامات الناس في الولايات المتحدة لأجهزة الحاسوب العامة لإنجاز المهام التي كانت المفتاح لرفاهة الفرد الأسرة مثل: التعليم والتوظيف وريادة الأعمال، والصحة، وخدمات الحكومة الإلكترونية، والخدمات القانونية، والمشاركة المدنية، وميزانية الأسرة والاتصالات. وعلاوة على ذلك، ما يقرب من ثلث الأميركيين أكبر من 14 سنة استخدم جهاز الحاسوب في مكتبة عامة أو شبكة لاسلكية للمكتبة للوصول إلى الإنترنت.

المكتبات تخوض بنجاح هذا التحول الرقمي الهائل وتأخذ زمام القيادة في مجتمعاتها، ولكنها تواجه تحديا يتمثل في أن جميع المهن والصناعات لديها نفس المهام الخاصة بالتكيف مع العصر الرقمي، ومن هنا فهم معرضون دائما للسؤال حول كيفية معرفة أنها تملك التقنية المناسبة في المكان المناسب لتلبية احتياجات جمهورها وعملاءها. علاوة على ذلك، هناك تحدٍ خاص بالمكتبات؛ حيث أن صورة المكتبة مرتبطة بضبط حركة تداول بالكتب وإدخال التقنية؛ وإقناع الادارات العليا بها يمثل تحديا لقادة المكتبات وخاصة عندما يتم اتخاذ قرارات الميزانية. لذا يصبح فهم قيمة البرامج الجديدة والخدمات العامة التي من الممكن تقديمها للجمهور من خلال أجهزة الحاسوب والإنترنت جزءً هاما من مهمة المكتبة لأن ذلك سوف يمكن المكتبة من الحصول على الموارد الكافية التي تمكنها من التوسع التقني وتحديث البرامج التقنية ذات العلاقة.

ولمواجهة هذا التحدي، قام تحالف وطني من أبرز المكتبات والجامعة والمؤسسات الحكومية المحلية وبتمويل من مؤسسة "بيل وميليندا غيتس"، وبقيادة مجلس المكتبات الحضرية Urban Libraries Council ببناء برنامج Edge Benchmarks ضمن رؤية تتمثل في أحقية جميع الأفراد في امتلاك فرص لإثراء وتحسين حياتهم من خلال حرية الوصول إلى المعلومات، والاتصالات، وخدمات التقنية التي تقدمها المكتبات العامة. Edge

ما هو برنامج Edge Benchmarks؟

برنامج Edge Benchmarks هو أول تقييم معياري وطني يخدم المكتبات على مستوي الأداء الإداري والقيادة على حد سواء، تم بناء برنامجEdge Benchmarks  باعتباره وسيلة للمكتبات لتقييم أنفسها وتحديد مجالات التحسين الممكنة. وتركز معايير Edge على التقنية داخل المكتبة وكيفية استخدام التقنية التي تقدمها المكتبة، وقد تم تصميمها لتكون أداة للمكتبات العامة تساعدها على تقييم ووضع الأهداف التالية:

• جودة تطبيقات التقنية المستخدمة في المكتبات

• مستويات الكفاية للخدمات التقنية

• مستويات ممارسات الإدارة والاستدامة

• قدرة استخدام التقنية على إحداث النتائج الإيجابية التي تؤثر في حياة الأفراد والمجتمعات

يتكون معيار Edge من 11 معيارا يمكن للمكتبات استخدامها لتقييم خدمات التقنية للجمهور. وتنقسم مقاييسEdge إلى ثلاثة مجالات استراتيجية:

• المعيار من 1- 3 يقيس القيمة المجتمعية التي يمكن للناس الحصول مكتبات البرامج والخدمات التي تمكن الناس من الحصول على قيمة من استخدامهم للتقنية.

• المعيار من 4- 6 يقيس إشراك صناع القرار المجتمع و باعتبارهم موردا قيما المجتمع وشريك استراتيجي في مساعدة الناس والمجتمعات وتحسين نوعية حياتهم.

• المعيار من 7-11 يقيس الإدارة التنظيمية للمكتبات وكيفية إدارة الموارد بحيث يمكن لأعضاء المجتمع الذين يحتاجون أو يريدون الوصول والحصول عليه بغض النظر عن القدرة والمهارة والتقنية الشخصية، أو الوقت المتاح.

كل معيارا لديه مجموعة من المؤشرات التي توفر المعلومات التي تتعلق بقدرة المكتبة على تحقيق المعيار. لأن المطالب التقنية والتحديات تختلف ما بين المكتبات، كما أن كل مجتمع لديه الاحتياجات والتركيبة السكانية الفريدة، لا توجد لكل مجموعة مستويات ثابتة من الإنجاز. بدلا من ذلك، التقييم يزود المكتبة بلمحة عامة عن البرامج الحالية ومدي فعالية الخدمات وفرص إدخال تحسينات عليها. التقييم المعياري يقدم لقطة معلوماتية للصورة أو الحالة الحالية للمكتبة تظهر فيها نقاط القوة وفرص التحسين الخاصة بها.