بوابات  المعرفة سهلة الوصف، ولكنها مفهوم صعب إمساكه.  وقد كنا قد قدمنا فيالجزء الأول من هذه التدوينة  التعريفات العامة لبوابات المعرفة، إلا أن الكثيرين يرون  أن بوابة المعرفة يجب أن تنجز أمرين رئيسيين: أولا، تمكين المستخدمين من العثور على المعلومات التي يبحثون بسرعة وكفاءة والثانية، تسهيل الالتقاط المستمر للمعلومات والمعرفة . 

يوضح   Seth Earley أهمية بوابات المعرفة في الوقت الحالي في مقالته "لماذا هذا هو  الوقت المناسب لبوابات إدارة المعرفة". ما يميز طرحه هذا هو تحفيز التفكير في الأمور التي تجعل بوابات  المعرفة تعمل بكفاءة والأسباب التي تجعلها تُضيع البوصلة...

أولا، دعونا ننظر إلى ما يصفه  Seth Earley باعتباره مشكلة مشتركة مع العديد من بوابات المعرفة:  " من السهل الوصول إلى بيانات رديئة " وهذه هي مشكلة شائعة جدا، والكثير من مبادرات إدارة المعرفة  قد  تصل إلى الاعتراف بأن الوثائق في  المؤسسة غير منظمة، وبالتالي فانه من الصعب العثور على الأشياء الصحيحة وغالبا ما تكون لاستجابة التي  تتخذها إدارة التكنولوجيا إزاء  فوضى المعلومات هي وضع محرك بحث في أماكن تكدس المعلومات . ولكن إذا ظلت البيانات الأساسية في حالة من الفوضى، فالوضع هو مثل وضع الصلصة على طبق من السباجيتي. قد يبدو الوضع أفضل، ولكن في الأسفل  لا تزال حالة الفوضى.

لحل هذا النوع من المشاكل نحن  ببساطة نحتاج  إلى حذف المحتوى الذي عفا عليه الزمن واستبعاد المعلومات الخاطئة. وفي كثير من الحالات من الممكن لبوابة المعرفة مساعدتنا على تحقيق ذلك من خلال  تمكين المستخدمين من التعليق، أو تعديل المحتوى أو الإعلان عن المعلومات القديمة والخاطئة التي ستساعد مسئول المحتوى إخفاء أو حذف "البيانات السيئة". وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين الإشارة  إلى محتوى آخر ذي صلة أكثر قيمة.... 

الآن دعونا ننتقل إلى مسألة الكيفية التي تساعد فيها بوابات المعرفة المستخدمين في  العثور على المعلومات. من المهم هنا التحقق من أن المستخدمين يستطيعون الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها بسهولة ومن خلال تقنيات وعرض مغري لهم ... فيما عدا ذلك، سيكون المستخدم مضطرا لزيارة العديد من المواقع  المختلفة في البوابة والتي من الواضح أنها غير فعالة للغاية.  عند التفكير في كيفية مساعدة المستخدمين على العثور على المعلومات، لابد أن نفكر بأن "العثور على المعلومات هو أكثر من مجرد البحث.  "بوابة إدارة المعرفة مع هندسة المعلومات الصحيحة تسمح للمستخدمين بالبحث والتصفح، وكلا النوعين من بالغة الأهمية لاكتشاف معلومات

مكونات بوابة المعرفة

• البريد الإلكتروني : البريد الإلكتروني هي خدمة المعلومات التي تقدمها البوابة لمجتمعات المستخدمين لتبادل الرسائل والأفكار والمعرفة والبقاء على اطلاع ومعرفة بكل ما هو جديد. كما أنها تستخدم للتراسل مع الخبراء ذوي الصلة.

• خدمات الاتصالات في الوقت الحقيقي Real-time communication : إنها تتيح التواصل مع زملاء العمل في نفس الغرفة أو المناطق النائية. كما أن لديها القدرة على تتبع الحضور الإلكتروني " electronic presence " الخاص بالمستخدم. وتتكون من أنواع مختلفة من الأدوات والتقنيات مثل :

  • مجموعة دردشة الرسائل الفورية

  • التعاون باستخدام اللوحة البيضاء Whiteboard

  • تقاسم التطبيقات ،

  • تقاسم سطح المكتب ومشاركة التصفح،

  • الفيديو والمؤتمرات الصوتية والأدوات، إلخ.

منتديات النقاش :  يوفر منتدى للنقاش مكانا لجميع أعضاء المجتمعات للمشاركة المباشرة في تقاسم وتبادل الأفكار سعيا لإنشاء المعرفة الجديدة. وينبغي  أن يتم دعم المنتديات بمحرك بحث قوي يعتمد على مستودعات  تتيح للجميع  الوصول إلى البيانات والمعلومات ونتائج البحوث، والأوراق و المحتوى التقني والتي يمكن تخزينها واسترجاعها عند اللزوم.

فهرس المعرفة:  هو نوع من قاعدة البيانات التي تحتوي على قائمة من الخبراء تضم تخصصهم ومكان تواجدهم. في حال احتاج الباحث الموظفين الي مساعدة الخبير لحل مشكلة ما،  فمن خلال هذا الفهرس سيتمكن من الوصول بسرعة إلى الخبير المطلوب...

المستودعات:  وهي عنصر هام بالنسبة لعملية وصول المعلومات أو الوثائق. وتشمل ما قبل الطباعة  وما بعد الطباعة والمقالات الصحفية وأوراق المؤتمرات والتقارير البحثية والأطروحات، والعروض وأوراق العمل و

دراسات الحالة، والنشرات الإخبارية، والوثائق التقنية نصائح وإرشادات، وأفضل الممارسات، الممارسة، الخ..  

أدوات قاعدة البيانات والبرمجيات:  وهذه هي المكونات الرئيسية لبوابة المعرفة لأنها توفر الدعم التكنولوجي لإنشاء قواعد بيانات مختلفة مثل قاعدة بيانات موارد المكتبة، والفهارس الشخصية للخبراء، إلخ. وتشارك بعض البرامج في الفهرسة، والفلترة، والتنظيم والدمج..

 واجهة المستخدم: توفر البوابات المعرفة  واجهة مستخدم سهلة التوجيه من خلال كتالوجات المعرفة، كما وتحتوي على  واجهات البحث البسيطة والتي تقوم بحفظ وإعادة تنفيذ الاستعلامات عندما تقتضي الحاجة لذلك. كما يمكن للمستخدم شخصنتها  أو تخصيصها وفقا لاحتياجاته.

 مزايا بوابات المعرفة

• نشر أنواع مختلفة من المعلومات (الأحداث والتقارير والبرامج)، والمعرفة، والأفكار والرسائل والبيانات.

• إتاحة الموارد التي يمكن استخدامها لتعزيز القدرة التنافسية وزيادة إنتاجية الموظفين..

• تحسين إدارة المعرفة، وتقديم تجربة للأفراد أو مجموعات التي هي بمثابة الأصول الرئيسية للأجيال القادمة.

• تحسين عملية التعلم وتطوير البيئة التعليمية في المنظمات.

• إتاحة مشاركة جميع الوثائق الداخلية، وأفضل الممارسات والسياسات والإجراءات والخبرة والتجارب الخارجية.

• تحسين أمن المحتويات لأنها تتيح الوصول إلى منصة واحدة محمية ومن الصعب التلاعب فيها

• تسمح بدمج مختلف التطبيقات في قاعدة بيانات واحدة بحيث يمكن الحصول على المعلومات ذات الصلة، وعند الحاجة.

• توفر محتويات الوثائق المختلفة "في منصة واحدة ، كما وتقوم بعملية التصنيف وتجميع المحتويات.

• تعزز إدارة المحتوى من خلال التوثيق والالتقاط وتخزين وإدارة المحتويات.

• تحسن اتخاذ القرار من خلال معلومات دقيقة.

• تقلل من تكلفة العمالة والوثائق الورقية في المنظمات أو المؤسسات.

بوابات المعرفة SharePoint

قامت شركة  Earley Information Science بالدخول في شراكة مع  BA Insight  لمساعدة المنظمات القائمة على المعلومات لإعادة وضع  تصور لإنترانت المؤسسة ليكون  بمثابة بوابة المعرفة، معتمدين على ذلك على المزايا التي تقدمها بوابات الشيربوينت ، والتي، كما يقولون، توفر تجربة  للمستخدمين تشبه تجربة الإنترنت ، فهي مرتبطة بمصادر البيانات المختلفة وتظهر نتائج البحث بناءً على الملف الشخصي للأفراد والذي يحدد صلاحياتهم للوصول إلى المعلومات  

تقدم بوابات المعرفة SharePoint  خمس ميزات أساسية:

1. رؤية متكاملة لمصادر البيانات بما في ذلك جميع البيانات التشغيلية والتاريخية المنظمة وغير المنظمة ذات الصلة (بما في ذلك البيانات الكبيرة وتقنيات عمليات)؛

2. بنية المعلومات السياقية التي تنظم البيانات، وتحدد السمات والعلاقات والخرائط لتعكس المشهد الكامل للعمل من العملاء والمنتجات والأشخاص والعمليات ؛

3. منصة تدرجية عالية لوضع العلامات والتصنيف، وإيجاد وتقديم البيانات التي لديها ارتفاع حجم وتنوع وسرعة مع الحفاظ على معايير المؤسسة وضمان الحوكمة والأمن؛

4. تجربة المستخدم الرقمية الشخصية التي تبسط نتائج البحث وتوفر طرق بديهية بسيطة لإيجاد أجوبة على أسئلة رجال الأعمال المعقدة؛ و

5. إجراءات تدعم الترقيات المستقبلية والتي تجعل من السهل  صيانة البيئة مع مرور الوقت وتضمن استيعابها للمتغيرات المستقبلية