هناك تحول رقمي يجري على قدم وساق. هل ستكون من أولئك المبادرين الذين سيتبنون هذا التحول؟  ما يقارب 71% من قادة الأعمال واثقون من أنهم يمكنهم الانتقال من حالة التحول الرقمي إلى حالة النضج الرقمي في غضون خمس سنوات فقط، وفقا لأحدث البحوث التي أجراها كولمان باركس، بتكليف من شركة Ricoh Europe. كشفت النتائج أن النضج الرقمي يكون عندما تستخدم المنظمة أدوات متطورة لدفع الأداء وعندما تلتزم المنظمة بالمبادرات التي تقودها التقنية والعمليات التي تدار رقميا؛ حيث اعترف الكثير منهم أنها ساعدت منظماتهم في ضبط المعلومات الخاصة بهم وقللت من فوضى المعلومات.

ركزت جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) في مؤتمرها المنعقد في إبريل 2014 على مفهوم فوضى المعلومات والتي يسببها الكم الهائل من المعلومات الذي يتم التقاطها في كل مكان وعلى طول الوقت؛ فمما لاشك فيه أن المعلومات تمنحنا المعرفة ولكنها بالتالي تحتاج إلى احتضانها وتهذيبها والتغلب على الفوضى التي تسببها، مما يجعل من التبسيط أن نقول إن العالم يمر بمرحلة التحول الرقمي, فالعملية ليست بذلك القدر من البساطة التي من الممكن القيام بها بسهولة كما يتصور البعض. يقول "ثورنتون مايو" Thornton May، عميد كلية Leadership Academy "عندما حان وقت المحرك البخاري، الناس اخترعت المحركات البخارية والذي حول الصناعة من اليد إلى الآلة فأحدث تلك ( الثورة الصناعية ). الابتكارات الرئيسية لا تحدث عندما يضرب مخترع ما قطعة في الفراغ، ولكنها تحدث عندما تتهيأ الشروط العلمية والاجتماعية". فهل هذا كوقت المحركات البخارية ؟ هل نحن بالفعل نقف في نقطة التحول من جديد؟

"نحن نعيش أوقاتا مثيرة للاهتمام، تحولات كبيرة متعددة تتم على جميع الأصعدة و في نفس الوقت,,, المنظمات تحتاج إلى الاستجابة مع حلول مرنة تمكنها من التكيف مع التطورات المقبلة."

هل تتجه نحو فوضى المعلومات أو فرص المعلومات؟

أشارت نتائج البحث الذي أجرته AIIM مؤخرا, إلى أن 10٪ فقط ممن شملهم البحث (500 من قادة رجال الأعمال) يطبقون سياسة حوكمة المعلومات، مما يجعل الوصف المناسب لإدارة المحتوى في المؤسسات هو "فوضى المعلومات"، حيث هناك توتر متزايد بين الفرص والمخاطر، وذلك نظرا للتضخم الذي يحدث في حجم المعلومات وتسارع نموها. وبالنظر إلى واقع المؤسسات سنجد أن هناك سيناريو متكرر يحدث في معظم المؤسسات, حيث الكثير من الموظفين يرددون هذه العبارة:

" المعلومات تتسرب من منظمتي في أماكن لم نكن نتوقعها عندما وضعنا هذه الأنظمة. جميع الملفات المشتركة هي خارج  نطاق السيطرة. لا يمكن للمرء أن يجد أي شيء"،

 وتسمع في ذات الوقت موظفي تقنية المعلومات يقولون: "متى سيتوقف هؤلاء الموظفون عن تنفيذ الأشياء التي لا نستطيع أن نصل إليها؟ "وفي المقابل نرى الرئيس التنفيذي يدور في المكان ويقول: "لماذا أنفق الكثير من المال على الأشياء؟"

دعونا نواجه الأمر - ببساطة لم يعد ممكنا تخزين المعلومات على أرفف خزانة الملفات. هناك كم هائل من المعلومات. في نفس الوقت، آلية العمل آخذة في التغير بشكل جذري. الآن لدينا أنظمة تقنية تم انشاءها لالتقاط المعلومات في مراحل مختلفة من دورة حياتها. ومع هذه التحولات تحتاج المعلومات إلى تخزينها في مكان ما, يمكٍننا من الوصول إليها بسهولة.

التركيز حول العميل ( ( Consumerization أحد أوجه التحول الذي يبرز في المشهد التقني العالمي, حيث أصبح المستهلكون هم الذين يقودون الأسواق وحيث أصبح يتم اتخاذه القرارات بناءَ على رغبات المستهلكين. وبالتالي يفترض العديد من رجال الأعمال أنه يمكنهم الآن الحصول على حلول المشاريع بسلاسة وببساطة وكما يتوقعها المستهلكون لخدماتهم. كما أن خدمات الموبايل والسحابة تؤدي إلى توقعات الحصول على الخدمات من أي مكان، والوصول في أي وقت. الخدمات السحابية وتوافر الأجهزة النقالة غيرت كل شيء، فهي غيرت توقعاتنا لأماكن وأوقات وطبيعة عملنا. التقنيات النقالة والسحابية زادت من سرعة تناقل المعلومات وزيادة حجمها وتنوعها في أي عمل، وبالتالي تزيد من احتمالات فوضى المعلومات. هذه الفوضى كانت مصدرا لاتجاهين متضاربين، فمن جهة، المعلومات هي العملة الجديدة في عالم رقمي متغير، ولكن من جهة أخرى لم تكن المعلومات في وقت ما أكثر فوضوية مما هي عليه الآن. فنحن نسمع باستمرار عن كيفية إدارة المنظمات لأصول المعلومات الخاصة بها وبنفس الأهمية التي تدير بها أصولها المالية المادية، والبشرية، وهذا ما تشير إليه شركة Gartner دائما عند حديثها عن دخولنا لعصر الاقتصاد الصناعي الرقمي. ولكن في خضم هذه الفرصة نرى العديد من المنظمات تغرق ببساطة في بحر من المحتويات والمعلومات، حيث خوادم الملفات تفيض وتتكاثر، مما يجعل من الصعب على الناس العثور على ما يحتاجونه. المنظمات دائما في حالة قلق جراء الآثار المترتبة على احتمالية تسرب المعلومات وخاصة أن هناك اليوم محتوى يتواجد في مستودعات جديدة مثل البرمجيات المضيفة (SaaS) والتي تكون بعيدة عن متناول أطر حوكمة المعلومات التقليدية.

تحويل فوضى المعلومات إلى فرص المعلومات

تجمع ثمانمائة من قادة الفكر المتخصصين في صناعة إدارة المحتوى على مدار أربعة أيام في مؤتمر جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) في ابريل 2014 لاستكشاف هذه الاتجاهات وصياغة الاستراتيجيات التي لاتقف عند كيفية التعامل مع هذه المعلومات فقط، ولكن لاستخدامها بكفاءة والاستفادة منها لخلق ميزة تنافسية. أشار "ثورنتون مايو" أن كل مؤسسة تحتاج إلى أن تكون صادقة مع نفسها وهذا ما يسميه بالمرور باللحظة الفطرية أو اللحظة البرية "wilderness moment" واللحظة البرية تتأتى عندما تعرف أن ما تفعله ليس الشيء الصحيح ولكنك لا تعرف ما هو الشيء الصحيح الذي ينبغي عمله وماذا ينبغي أن يكون. ركز مؤتمر AIIM من خلال التفاعل بين المتحدثين والحضور على كل شيء يمكن أن يساعد المنظمات على وضع خطط للانتقال بالمنظمات من "لحظات الفوضى البرية" الخاصة بهم وتحويلها إلى فرص. نضع هنا 21 نصيحة تم الخروج بها من خلال النقاشات التي دارت بين المتواجدين في المؤتمر، لتحويل فوضى المعلومات إلى فرص لالتقاط المعلومات, وقد تم تصنيف هذه النصائح في أربعة محاور تتمثل في: الرقابة والتحكم, ضبط العمليات, التمكين , والوعى والإدراك.

أولاً: الرقابة والتحكم تخفيف المخاطر الناجمة عن تزايد حجم المعلومات وتنوعها

يرى المتخصصون والخبراء أن النصائح التالية قد تساعدك على الحد من المخاطر التي قد تحدث نتيجة لتزايد حجم المعلومات:

1. لا تجعل هدفك مطاردة كل ما هو جديد وكأنك في سباق مع الموضة. اهتم بالتركيز على الزبائن والمنتجات والخدمات الخاصة بك - مزيد من الناس وأقل من التقنية قد يكون الطريق إلى الأمام.

2. إحرص دائما على إدارة البيانات عبر دورة حياتها من البداية حتى النهاية.

3. لا تحاول السيطرة على ما لا يمكنك السيطرة عليه. إسعَ للسيطرة حينما تكون قادرا على ذلك.

4. انظر إلى PDF / A كأساس للحفاظ على ملفاتك على المدى الطويل لأن لها من المقاييس ما يضمن لك استنساخ آمن للوثائق وأرشفة متجانسة وتنسيق مستدام للملفات.

5. إحرص على توطيد وتنظيم وتوحيد المحتوى الخاص بك. قد يكون لديك عائلة كبيرة جدا وقد تكون في حاجة إلى ثلاث ثلاجات، ولكنك لا تحتاج إلى عشر منها في وضع فوضوي.

6. حاول أن تفهم المعنى الحقيقي الذي تتضمنه عبارة "المنظمات هي كنز من المعلومات" والإجراءات التي تتطلبها المحافظة على هذا الكنز. اعمل على تصنيف المحتوى وتحديد ما يستحق الاحتفاظ به والتخلص مما ليس له قيمة. واهتم بتأمين هذا الكنز من المعلومات من خلال اجراءات قانونية تضمن لك عدم العبث به وضمان عدم وصول الغير مصرح لهم. وحدات التخزين الإضافية غير مكلفة، الأمر الذي يجعل من السهل على الشركات شراء المزيد من المستودعات وتأجيل معالجة المشكلة, وهذا أمر من المهم أخذه في الحسبان.

7. فهم الجوانب اللوجستية لاستراتيجية الحوسبة السحابية الخاصة بك يتطلب منك أن تكون مفاوضا ماهرا عندما يتعلق الأمر بشروط العقد وتحديد كيفية منع الوصول "الغير مصرح به" إلى سحابة التخزين و تحديد الأدوار والمسؤوليات ومعرفة تفاصيل الخدمات و مراجعة تغطية التأمين الخاصة بك والتأكد من وجود الأشخاص المناسبين لمراجعة الخطة.

8. احتضان استراتيجية إدارة المعلومات من الصفر بحيث يصبح شعارك "إبطاء النمو، وإدارة الباقي."

ثانياً: ضبط التحول في العمليات لتقليل تكلفة العمليات الناجمة عن كثافة المحتوى

كيف يمكنك تحويل العمليات الكثيفة المحتوى؟ البنود من 9 إلى 13 ربما تستطيع مساعدتك في ذلك.

9. اتبع نهج DICEE (Deep ,Intelligent, Complete, Empowering, Elegant) ذلك يعنى ضرورة القيام بالأعمال التمكينية المتناسقة والمتكاملة والتي تتصف بالعمق والذكاء، والإتقان، والتمكين، والدقة.

10. ابحث عن انتصارات سهلة وروج لنجاحاتك, فذلك يساعدك في إقناع العقليات التي تقاوم التغيير والتي لا يمكن أن تخلو منها أي مؤسسة.

11. . إنشاء لجنة لاستثمار تقنية الشركة تركز على:

 • توفير القيادة الاستراتيجية والمواءمة للاستثمار

 • إعطاء الأولوية للاستثمارات الجديدة والقائمة

 • تتبع الاستثمارات التقنية للأعمال القائمة

 • مواصلة قرارات الاستثمار

12. إعادة التفكير في كيفية استخدام النماذج لجمع المعلومات المركزية وفق التالي:

 • لا تبدأ في تصميم أي نموذج دون استكمال التحليل المناسب كخطوة سابقة.

 • تحديد الشكل المناسب, للنموذج

 • القيام بعملية اختبار شاملة للنموذج

 • تقليل الحمل المعرفي على المستخدم النهائي

 • التفكير في عملية الاستكمال, فمن المهم أن تعرف كيف سيتم استخدام البيانات التي تم التقاطها

13. فكر مليا في كيفية تطبيق البرامج التعاونية مثل SharePoint في المناطق التالية:

 • استغلال الاستثمار. والاستفادة من الرغبة

 • مدى توافر أدوات الحوكمة بما يخدم ملكية المحتوى والمساءلة

 • التوقعات العالية حول محتوى آمن

 • الميزات الوظيفية وحجم الاستفادة وإمكانيات التدريب

 • البعض من التخصيص شيء جيد - ولكن فكر في جعله يسير بالتوازي مع التطبيقات التعاونية مثل SharePoint 2013 والتي تقدم أفضل الممارسات!

 • فكر دائما في "ماذا بعد؟!" – السحابات والاجتماعية، الخدمات النقالة ... ثم ماذا بعد؟!

 • الالتزام باستراتيجية بسيطة والقضاء على التعقيد والارتباك.

ثالثاً: المشاركة و استخدام المحتوى كأداة للتعاون بين العملاء والموظفين والشركاء

 كيف يمكنك استخدام المحتوى لإشراك العملاء، والموظفين، والشركاء بشكل أفضل؟ انظر في البنود من 14 إلى 17 ربما تستطيع مساعدتك في ذلك:

14. الخوارزميات قد تخبرنا الكثير, ولكن الاستثمار يكون في الناس الذكية مما يجعل من الأهمية تكوين علاقات تفاعلية معهم وبينهم وتوجيه الأسئلة الصحيحة لهم.

15. بناء نظام إيكولوجي من الاستشاريين والمطورين والموزعين، ومجموعات المواقع الاجتماعية والمدونات على الإنترنت. قد يكون من المفيد مشاركتهم لك تجربتك, لذا أخبرهم بقصة مؤسستك.

16. بناء هيكلية في شكل شبكة قادرة على خلق الخبرات الاجتماعية السلسة عبر تطبيقات مألوفة.

17. توقع ومعالجة الأخطاء التي قد نتعرض لها أثناء خلق مجتمع المعرفة والشبكات مثل:

 • عدم الرغبة في المشاركة

 • الفشل في توضيح القيمة

 • الشعور أن "هذا هو التواصل في اتجاه واحد" بدلا من "التواصل المتبادل"

 • المعرفة لا يمكن الوصول إليها

 • اجتماعات مختلة وظيفيا

رابعاً : الإدراك والبصيرة التي تمكن من اكتساب فهم تحليلات المحتوى

لكى تمتلك البصيرة النافذة لمعرفة مسارات المعلومات التي يتم التقاطها, لابد أن تكون على دراية بما يلى:

18. حجم البيانات وحركتها وصل لحد التخمة؛ مما يتطلب التركيز على المعلومات الضرورية للعمل والاستعانة بأدوات تقنية المعلومات التي أثبتت كفاءة في هذا المضمار والتي تستطيع تخزين هذه المعلومات وعرضها عند الحاجة. هناك الكثير من أدوات تقنية المعلومات الذكية التي تستطيع مساعدتك في إدراك ما لديك والاستفادة منه متى احتجت.

19. النجاح الاستراتيجي يتطلب منك أن تدرك أمرين:

• فهم الموارد ونقاط القوة وقدرات المنظمة؛

• فهم عميق للبيئة الخارجية التي تحيط بالأعمال.

20. فهم الآثار المترتبة جراء عدم وجود سياسات جيدة لحوكمة المعلومات:

 • عندما لا تكون هناك إجراءات فعالة لحوكمة المعلومات، لن تعرف التكلفة الحقيقة لإدارة المعلومات.

 • عندما لا تعرف التكلفة الحقيقية لإدارة المعلومات، فأنت وبدون وعى تتجه إلى خنق نفسك بما تقوم بتخزينه من معلومات وتتجاهل المخاطر.

 • عند تكديس المخزون وتجاهل المخاطر، انت تفتح المجال للفوضى لتسيطر على ما تملك من معلومات وتبدأ في دوامة من خروقات البيانات، وتكاليف الامتثال، والتقاضي، و التحقيقات الداخلية.

21. تحليل البيانات الفوقية يساعدك على تجنب الكثير من الفوضى من خلال إجراء فحوصات حول جودة البيانات والالتزام بالمعايير, كما من المهم طرح الأسئلة الصحيحة حول البيانات الوصفية والتعرف على الأداة المناسبة للاستخدام.

وأخيرا, من المهم أن ندرك أن هذا التحول لا يعنى نبذ الممارسات التقليدية ولكنها مسألة إعادة تنظيم المعلومات في مؤسستك من جديد وعدم ترك المخاطر تطبق عليها... الفوضى والتقنية الإحلالية تتطلب نهجا جديدا للممارسات التقليدية, خطابا جديدا، محادثات جديدة، وشبكة من الاتصالات لمساعدتك في الأوقات الصعبة من مرحلة الانتقال. الخبراء والقادة في مؤسستك من أهم العناصر التي تقوم بمساعدة منظماتهم في نقطة التحول.