تلعب التقنية دورا كبيرا في نجاح المدارس ومؤسسات التعليم العالي. اليوم وفي ظل الحضور الطاغي للتقنية، تتابع الكليات حضور الطلاب باستخدام الأجهزة النقالة حيث ترسل تنبيهات فورية للموظفين في حال تأخر الطالب أو تغيب.

فمما لا شك فيه أن تمكين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس من الاستفادة من الركائز الثلاث للسحابة والمتنقلة والتقنيات الرقمية في نفس الوقت يعود بالكثير من الفوائد على المؤسسة الأكاديمية. لذا كان من المهم للمؤسسات الأكاديمية التركيز على اختيار أفضل حلول إدارة الحرم الجامعي لأتمته العمليات الأكاديمية في جميع أنحاء المؤسسة. سوف يمكنها هذا من تتبع جميع العمليات الخاصة بها في الوقت الحقيقي، كما سوف يساعدها على تحقيق جميع الأهداف التعليمية.

 ما هو برنامج إدارة الحرم الأكاديمي؟

أصبح برنامج إدارة الحرم الأكاديمي متطلبا حيويا للمؤسسات التعليمية على اختلاف أنواعها، حيث أن برمجيات إدارة الحرم الجامعي تدير بفعالية المهام الأكاديمية والإدارية الشاقة والمعقدة، وذلك من خلال التركيز على كل الأنشطة التي تسهل الحصول على المعرفة وتضمن تحقيق أفضل الممارسات.

هذه البرامج تلبى بشكل فعال جدا احتياجات مؤسسات التعليم التي لديها أكثر من مبنى واحد. حرم الجامعة؛ يعنى أن الجامعة لديها الكثير من المباني المختلفة والأماكن المتعددة مثل قاعات المحاضرات / الدراسة والمكتبات والمباني السكنية والكافتيريا أو قاعات تناول الطعام وأكثر من ذلك بكثير. برامج حلول إدارة الحرم الجامعي تأخذ في الاعتبار كل هذه المباني وأماكن العمل، التي هي جزء من الحرم الجامعي وتبني شبكة فعالة من شأنها أن تجعل العمل يسير بهدوء وسلاسة.

 لا يقتصر عمل برنامج إدارة الحرم الأكاديمي على تحسين الجوانب الإدارية فقظ، ولكنه في نفس الوقت يلعب دورا كبيرا في النتائج الأكاديمية فضلا عن إدارة العلامة التجارية للجامعة أو المعهد أو المدرسة. من أهم الحلول التي يقدمها هذا البرنامج هو القدرة على أتمتة وإدارة العمل الأكاديمي والإداري بطريقة فعالة يوما بعد يوم. وهذا يتيح للمعهد التركيز بشكل أفضل على الأنشطة التي تعزز المعرفة ويساعد في دفع عجلة النمو للمؤسسة الأكاديمية ويمنحها قدرة على المنافسة وترسيخ مصداقيتها.

برامج إدارة الحرم الجامعي تساعد في عملية تبادل المعلومات من خلال نظام مبسط يتكامل بشكل جيد. هذا بالإضافة إلى أن العديد من هذه البرامج تعتمد على نظام الحوسبة السحابية، والذي يمكنها من تخزين قواعد البيانات والبرمجيات على خادم خارجي يُمكن العديد من المستخدمين من الوصول عبر الأدوات المختلفة. استخدام برامج إدارة الحرم الجامعي يزيد من كفاءة عملك بطريقتين. فهو على المستوى الأكاديمي يساعد في تنظيم عمليات الالتحاق بالبرامج الدراسية ووضع إطار المنهج، وعمليات الانتساب والتجديد، والامتحانات، وإصدار النتائج والعلامات وما إلى ذلك. أما على المستوى الإداري، فإنه يساعد في الكثير من وظائف الموارد البشرية مثل: تجهيز المرتبات والمحاسبة والماليات والفواتير والمشتريات والمسائل القانونية، وتخزين الملفات،

فوائد نظام إدارة الحرم الجامعي

برنامج إدارة الحرم الجامعي هو بيئة عمل مثالية للمؤسسات الأكاديمية التي هي بحاجة إلى الحصول على كل شيء بسلاسة. حيث يحقق البرنامج العديد من الفوائد نظراً لما يلي:

• وجود رسائل البريد الإلكتروني ضمن بنية البرنامج يساعد على تدفق التواصل بين الموظفين وأولياء الأمور والطلاب

• قدرة البرنامج على المساعدة في العمل الذي يقوم به الموظف، يعنى زيادة في معدلات كفاءة العمليات وفاعليتها

• القدرة على تقليل الكثير من التكاليف العامة يساعد على أن تتغلغل البرمجيات داخل العديد من المهام في جميع أنحاء الحرم الجامعي

• إمكانية هذه النظم على توليد التقارير الجيدة يساعد على اتخاذ القرارات بسرعة وبكفاءة أعلى

• سهولة الوصول والاستخدام تسمح للموظفين الحصول على التغذية الراجعة من البرنامج بسرعة كبيرة مما يضمن أقل هدر الوقت

• عدم تأثير الإضافات أو الملحقات على قدرة البرنامج في أداء وظائفه يضمن أن النظام قادر على التعامل مع التغيرات

• تخزين قاعدة البيانات والوصول إليها بطريقة مركزية، يمكن الطلاب وأولياء الأمور والموظفين وحتى الإداريين من الوصول السريع إلى معلومات دقيقة في أي وقت

• تحسين الشفافية والامتثال، والكفاءة من خلال إدارة فاعلة لحسابات الطلبة وحسابات التمويل

• توحيد وتأمين البيانات والهوية الشخصية للأفراد ودمجها مع هياكل البيانات التي تعمل على تمكين الخدمة

• تمكين الطلاب من إدارة الخدمة الذاتية كأحد المتطلبات البديهية من حياتهم الأكاديمية

• الحد من النفقات الإدارية من خلال استخدام المرافق بفاعلية

لماذا تتجه المؤسسات لاستخدام برامج ادارة الحرم الجامعي

وفيما يلي أهم خمسة أسباب لتحسين أداء مؤسستك باستخدام برامج إدارة الحرم الجامعي.

1. الحرم الجامعي الأخضرGreen Campus (الحفاظ على البيئة)

الحرم الجامعي الذي يعتمد على التقنية يساعد المدارس ومؤسسات التعليم العالي على الحد من استخدام الأوراق، والحد من عبء العمل وتحسين الموارد على نحو فعال.

2. الكفاءة الإدارية Administrative Efficiency

حلول إدارة الحرم الجامعي الجيدة تعمل على تعزيز كفاءة غالبية عمليات الحرم الجامعي من خلال الأنظمة السحابية والأجهزة المتنقلة القائمة على برامج التشغيل الآلي للحرم الجامعي. تأكد من أنك تختار حلول إدارة الحرم الجامعي التي تتيح لك التخصيص وفقا للمبادئ التوجيهية الخاصة بك.

3. قابلية التوسع والحماية Scalability & Security

يوفر برنامج إدارة الحرم الجامعي الجيد أعلى مستوى من الأمان للبيانات، والمستخدمين، والوحدات مع إدارة صلاحيات الوصول إلى البيانات على أساس الدور. وهذا يعني أن الإداريين لديهم السيطرة الكاملة لتوفير الوصول إلى قاعدة البيانات الخاصة بالطلاب والمعلمين والموظفين.

4. دعم القرار Decision Support

نظام دعم القرار الشامل يتيح لك توليد جميع أنواع التقارير على نطاق الحرم الجامعي من خلال تقارير لوحة المعلومات dashboard  والرسوم البيانية التي تم بناءها لدعم الإداريين في اتخاذ القرارات الذكية والسريعة. الإدارة يمكنها رصد مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد مجالات التحسين لتحقيق الأهداف المحددة مسبقا.

5. نجاح الطلبة Student Success

التقاط البيانات من على شبكة الإنترنت وأجهزة الهاتف المحمول يساعد على تبسيط الاجراءات والعمل بفعالية لتحقيق النجاح للطلاب والمعلمين والمؤسسة. الطلاب يتعلمون بشكل أفضل ويظهرون مستويات من الأداء العالي في بيئة الفصول الدراسية التعاونية. يتم تعقب الأنشطة الطلابية مثل الحضور والانضباط والتقييمات في الوقت الحقيقي مع مقاييس مخصصة لتحسين معدلات الاحتفاظ بالطلاب وتحسين معدل التخرج.

كيف اختار برنامج ادارة الحرم الجامعي

أفضل أنواع برامج إدارة الحرم الجامعي هي تلك التي تمتاز بتكامل الإعدادات والتي تم تصميمها للقيام بعمليات الأتمتة التي تبدأ من مرحلة ما قبل الالتحاق إلى إتمام الدراسة والتخرج. المناطق البارزة التي يعمل عليها البرنامج هي إدارة سجل الطالب، وإدارة العمليات المعلوماتية والتدفق الأكاديمي، والتقارير وإدارة العلاقات، إلى جانب إدارة الإنترنت وتبسيط الاتصالات والتكامل مع الموقع.

من الضروري الأخذ بعين الاعتبار الميزات التالية عند اختيار برامج إدارة الحرم الجامعي:

• التأكد من احتواء البرنامج على لوحة المعلومات Dashboard’" وهي الصفحة التي تهتم بتقديم معلومات مختصرة حول أداء العمليات في البرنامج. من خلال هذه الصفحة يمكنك مشاهدة، رفض وحتى الموافقة على الوثائق التي سيتم حفظها في النظام

• يجب أن يكون البرنامج قادرا على دعم العمل عبر منصات التشغيل المختلفة مثل ويندوز وماك ولينكس وحتى مع متصفحات الإنترنت المختلفة مثل ويندوز، فايرفوكس، وسفاري على سبيل المثال لا الحصر.

• يجب أن يكون سير العمل في البرنامج على نحو سلس وسهل، مما يجعل من عملية التنقل بسيطة وليس مملة

• توفر المساعدة الفورية help التي تقدم الدعم والمساعدة لمسئولي النظام أو المستخدمين الذين قد يواجهون أي مشكلة

• تكامل البرامج والمهام وبما يضمن عدم تكرار البيانات وتمكين عدد من المستخدمين من عرض نفس الشيء من مصادر الوصول الخاصة بهم.

• قدرة البرنامج على توفير طرق أمنة للوصول إلى شبكة الإنترنت، على سبيل المثال هناك العديد من البرمجيات التي تفتح فقط عند ادخال التوقيع الرقمي

• إرسال التنبيهات للمستخدم في حال قام البرنامج بالكشف عن أي مدخلات غير موثوق بها.

• توفر قنوات الاتصال المفتوحة والآلية

• إدارة العلاقات Relationship management بحيث تتم بشكل أسهل مع القدرة على إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل إلى كافة الأطراف المعنية للاطلاع على أي تفاصيل أو معلومات محددة.

المزيد حول حلول إدارة الحرم الأكاديمي

قد تكون الآن بحاجة للتعرف أكثر على حلول إدارة الحرم الأكاديمي، على الأرجح أن مشاهدتك لهذا الفيديو الذي تقدمة شركة إلوشيان " Ellucian " سيزيد من وضوح الصورة حول ماهية هذه البرامج، وفي هذا السياق أو الإشارة إلى أن شركة إلوشيان تعتبر الشركة العالمية الرائدة في حلول إدارة الحرم الأكاديمي والتي تقوم توفير حزمة من الحلول والأنظمة المصممة لتمكين الجامعات من الإسهام بشكل مباشر في نجاح طلابهم.

المراجع:

http://www.buitms.edu.pk/vc/

http://www.creatrixcampus.com/blog/top-5-reasons-choose-right-campus-management-software-your-institution

http://naseej.com/Solutions/Campus-Management-Solutions.aspx?lang=ar-SA