كيف يمكن لإدارة المعرفة أن تساعد المنظمات في التعامل مع تداعيات تفشي  جائحة كورونا Covid-19[1]

بالنظر إلى الوتيرة المتسارعة للتطور التكنولوجي، وتواتر عمليات الاندماج والاستحواذ، وإدخال نماذج تجارية جديدة، توقعنا في المركز الأميركي للإنتاجية والجودةAPQC أن تكون هذه التغيرات المزعزعة موضوعًا رئيساً لعام 2020. ولكن شأننا كباقي الأشخاص، لم نكن نتوقع أن يؤدي جائحة عالمية إلى قلب المؤسسات التجارية في مختلف أنحاء العالم.

 اليوم ونتيجة لـ جائحة كورونا والتي صارت تعرف بمصطلح COVID-19، اضطرت المؤسسات إلى إجراء تحولات مفاجئة، للتمكن من الانتقال للعمل عن بُعد، ومن المرجح أن يواجه الموظفون الذين يعملون عن بعد في العديد من المؤسسات صعوبات مفاجئة  أيضاً. حيث انهم قد لا يستطيعون الوصول إلى المستندات والمعلومات المطلوبة المخزنة على الشبكات المحلية. وقد لا يعثرون على الإجابات بعيدا عن زملاء العمل، الذين اعتادوا أن يطرقوا أبوابهم عند الحاجة للمساعدة، وقد ويواجهون صعوبة في المحافظة على استمرارية بعض المهام خارج سياق الاجتماعات الشخصية..

وهنا يبرز دور إدارة المعرفة وما توفره من أدوات ومنهجيات يمكن أن تساعد  المنظمات على مواجهة هذه التحديات. ويتعين على فرق إدارة المعرفة أن تنظر إلى Covid-19علي أنها نداءات صارخة للتدخل وإظهار مدى أهمية إدارة المعرفة وتعظيم قيمتها. فيما يلي ثلاث طرق يمكن بها لفرق إدارة المعرفة مساعدة منظماتها في مواجهة التحدي الذي يمثله Covid-19:

مواءمة الواقع الحالي

في وقت الأزمات، يجب على فرق إدارة المعرفة إيقاف المبادرات الحالية مؤقتًا وتحديد ما يجب فعله الآن لتلبية احتياجات المنظمة.

• هل تحتاج إلى نقل الموارد الرئيسة إلى منصة أكثر سهولة أو دمجها؟

• هل يمكن لفريق إدارة المعرفة تقديم الدعم للفرق التي تحتاج فجأة للتعاون عبر الإنترنت و / أو عقد اجتماعات افتراضية؟

• هل تحتاج إلى تذكير الناس بكيفية استخدام أدوات إدارة المعرفة للعثور على إجابات عن تساؤلات بعينها؟

• هل يجب ولو مؤقتًا "استعارة /أو نقل " عضو من فريق إدارة المعرفة لديه مهارات مطلوبة لمنطقة عمل أخرى؟

يعتمد الاتجاه الذي تسلكه مؤسستك، على طبيعة احتياجاتها المعرفية. ، فعلى سبيل المثال قد تجد أن جهود إدارة المعرفة تحتاج إلى التركيز على منطقة معينة من الأعمال التي قد تكون متأثرة بالفعل أو ضعيفة بشكل خاص. أو قد تجد أن إدارة المعرفة تحتاج إلى القيام بشيء خارج نطاقها النموذجي. على سبيل المثال، عندما ضربت الفيضانات واسعة النطاق المنطقة التي يخدمها الجناح الجنوبي الغربي لفيلق المهندسين بالجيش الأمريكي، كان مكتب إدارة الطوارئ التابع للمنظمة مغموراً  بأكثر من 120 مكالمة في اليوم. هنا تدخل فريق أدارة المعرفة للمساعدة، بإعداد صفحة ويكي عامة تضم كافة المعلومات ذات الصلة التي سيحتاجها المتصلون وبالتالي تقليل كم المكالمات إلى 6مكالمات في اليوم.

قم بالتسويق لأكثر الحلول ارتباطاً بإدارة المعرفة.

تحتوي معظم برامج إدارة المعرفة على مجموعة متنوعة من الأدوات والأساليب والمبادرات - وسيكون بعضها أكثر ملاءمة من غيرها لتلبية ما نحتاجه في هذه اللحظة. على الأرجح، ستكون الحلول المناسبة هي المنتديات ، والبرامج وقواعد البيانات البحثية للمؤسسات ووسائل التواصل الاجتماعي المهنية .  .  تحتاج فرق إدارة المعرفة إلى إرسال اتصالات مخصصة لتذكير الناس بكيفية استخدام هذه الموارد ولماذا. فمثلا:

• ذكّر الأشخاص بالبحث عن إجابات في المجتمعات والبرامج البحثية للمؤسسات قبل إرسال بريد إلكتروني أو الاتصال بزملائهم. إذا لم تكن هناك إجابة متاحة، اطرح السؤال في المنتديات حتى يمكن للآخرين الاطلاع عليها وإعادة استخدامها.

• اشرح ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند البحث في وسائل التواصل الاجتماعي المهنية للمؤسسات  ، حيث يختلف الغرض من  هذه البرامج  من مؤسسة لأخرى، وقد يلزم تذكير الموظفين بوقت ومكان استخدام البرنامج مقابل أدوات أخرى مثل مواقع المشاريع  ومواقع الويكي

• حذر الخبراء من أنهم قد يواجهون سيلا من الأسئلة، وأشعرهم بأهمية الإجابة عن الأسئلة وأن يكونوا موجودين على مواقع المؤسسة الاجتماعية، وأن يضمنوا سهولة الوصول إلى المحتوى الخاص بهم وإعداده (وأكد على أن إدارة المعرفة ستوفر أكبر قدر ممكن من الدعم الذي يحتاجون إليه).

• أعد تعليم الأشخاص كيفية البحث.في كثير من الأحيان، يعتقد الناس بانهم علي دراية بكيفية البحث في المؤسسات لأنهم يستطيعون استخدام محرك البحث حوجل، ولكن هذه ليست الطريقة التي يعمل بها. ذكّرهم بأساليب البحث الفعالة، وإذا أمكن، قدّم هذا التعليم في أشكال متعددة (مثل دليل إرشادي وندوات عبر الإنترنت عند الطلب).

يجب على فرق إدارة المعرفة أن تراقب عن كثب المشكلات الناشئة التي يمكن لأدواتها حلها. وإذا اصبح فجأة أحد الفريقين، على سبيل المثال ، مثقل بسبب رسائل البريد الإلكتروني،  ذكّره بأنه يمكنه استخدام وسائل التواصل  الاجتماعي للتعاون دون إغراق صناديق بريد الوارد لبعضهم البعض.

استثمر شبكتك

حان الوقت الآن للتواصل مع شبكات الدعم الداخلية والخارجية. ومن ثم يمكن لأعضاء فريق إدارة المعرفة الخاص بك، وأبطال إدارة المعرفة في العمل، والمشاركون في المهام، والتنفيذيين، وجهات الاتصال في المؤسسات الأخرى توفير إرشادات قيمة. الآن أكثر من أي وقت مضى، تحتاج فرق إدارة المعرفة إلى تفعيل اتصالاتها في الشركة لتوفير رؤية حول الاحتياجات المعرفية الملحة. هناك أيضًا عدد كبير من المؤسسات التي لديها بالفعل قوة عاملة تعمل عن بُعد ، مثل  (Shopify) والتي تقدم رؤى مهمة حول كيفية جعل الموظفين يعملون بفعالية مستخدمين الأدوات الافتراضية..

[1]  هذا المقال مترجم عن الأصل الأجنبي بتصريح من كاتبة المقال في إطار التعاون بين أكاديمية نسيج والمركز الأمريكي للإنتاجية والجودة APQC:

Mercy Harpeز How KM Can Help Organizations Cope with Covid-19 Disruption.  

https://www.apqc.org/blog/how-km-can-help-organizations-cope-covid-19-disruption