هل يمكن للمحتوى أن يعيش إلى الأبد؟ نعمّ!! هناك محتوى حاضر على الدوام، وغالبًا ما يتم وصفه بالمحتوى دائم
الخضرة Evergreen Content، وهو ذلك المحتوى الذي يدوم طويلاً والذي لا نحتاج إلى تحديثه، ما يعني أنه دائمًا ما يكون ملائمًا. لكن ماذا عن المحتويات الأخرى؟ هل لها مدة صلاحية؟ في كثير من الحالات، يكون الجواب أيضاَ نعم، وهنا يتم طرح عملية الحوكمة وأرشفة المحتوى.
يقول جيف بيزوس: “ركّز على الأشياء التي لا تتغير”، ربما يكون المحتوى دائم الخضرة هو أفضل مثال عن الأشياء التي لا تتغير والتي ينبغي التركيز عليها لما تحمله من قيمة كبيرة لأصحاب المواقع وللباحثين عن المعلومات على حد سواء.
متى وكيف يتم أرشفة المحتوى
متى يتم أرشفة المحتوى، فهذا يعتمد على العديد من العوامل، مع الأخذ بعين الاعتبار أن المحتوى القديم لا يعني أن دورة حياته قد انتهت تمامًا. فالأرشفة يمكن أن تكون عملية تحقق فوائد جمة لفريقك. إنها جانب أساسي من جوانب إدارة المحتوى. عندما تتمكن من إدارة الأرشيف الخاص بك، يمكن أن يوفر ذلك رؤى مهمة وفرص إعادة تعيين الغرض للمحتوى المستقبلي.
لمعرفة متى يجب أرشفة المحتوى أو تحديثه. ابدأ بتدقيق المحتوى. وللقيام بذلك ابحث عن مقاييس حول مصدر الإحالة: هل كان أداء المحتوى جيدًا بسبب الترتيب العضوي العالي (نتائج البحث الطبيعية غير المدفوعة Organic Search)، أو بسبب زيادة النشر الوسائط الاجتماعية، أو مصادر أخرى؟ ما المدة التي يقضيها الزائر العادي في الصفحة؟
لفهم المحتوى الذي يجب أرشفته، ستحتاج إلى تقييم جميع أصولك الحالية. يمكن أن يكون تدقيق المحتوى هذا مهمة كبيرة، اعتمادًا على عدد المرات التي تنشر فيها المحتوى. إنها خطوة ضرورية لاتخاذ قرارات بشأن مستقبل المحتوى. وهنا يمكنك تصنيف المحتوى إلى ثلاث مجموعات:
المحتوى الذي لا يزال وثيق الصلة ودائم الخضرة.
المحتوى الذي يحتاج إلى بعض التحديث، ليكون ذا صلة.
محتوى منتهي الصلاحية لم يعد مفيدًا لجمهورك.
كل من هذه المجموعات لها طريقة خاصة في التعامل معها بناءً على حالة المجموعة. فبمجرد الانتهاء من تدقيق المحتوى، سوف يأتي وقت التنفيذ. بالنسبة إلى الموضوعات الموجودة في الحزمة منتهية الصلاحية، لا تحذف عنوان URL. ، والسبب في عدم فعل ذلك، هو أن الروابط الواردة ربما لا تزال توجهك إلى الصفحة. بحيث يكون لديك خيارين:
استخدم إعادة التوجيه 301، وهي إعادة توجيه دائمة. غالباَ ما يتم استخدام Redirect301، كجزء من اعادة تشغيل موقع الويب. فإذا قمت بحذف المحتوى ، سيكون لديك نسخة مؤرشفة في مكتبة المحتوى الخاصة بك للرجوع إليها.
أعد كتابة المنشور بالكامل: افعل ذلك فقط إذا كانت الصفحة الحالية لا تزال تحتل ترتيب عالي في محركات البحث أو تقود حركة المرور. إذا لم يكن كذلك، فيمكنك حذفه.
أين يجب عليك أرشفة المحتوى؟
من الناحية المثالية، يجب أن يستقر أرشيفك في برنامج تسويق المحتوى الخاص بك. إذا لم يكن لديك أرشيف مركزي، أو إذا كان المحتوى السابق الخاص بك يستقر في العديد من الأماكن / الأنظمة المختلفة، فسيتم إعاقة احتمالية العثور على الأشياء و / أو إعادة استخدام الأشياء بشكل كبير. غالبًا ما لا تتحقق قيمة أرشيف المحتوى المركزي حتى تدرك أنك بحاجة إليه.
خمسة أشياء يجب مراعاتها عند أرشفة المحتوى
تقوم فكرة المنزل المنظم حول تحديد ما يجب أن يكون سهل الوصول إليه وما يمكنك وضعه بعيدًا عن الأنظار. يجب أن تفعل الشيء نفسه مع محتوى مؤسستك. فعلى الأكيد أنت لست بحاجة إلى بث كل جزء من المحتوى وإتاحته لكل موظف على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع.
يؤكد خبراؤنا في نسيج على أن الأرشفة تعمل على تسريع سير العمل، كما وتقوم بترتيب مستودعات المحتوى وأرشفة المعلومات القديمة، وتحقق الوصول الي المعلومات بسهولة ويسر. ولكننا نشير هنا إلى خمسة أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك قبل التعمق في أرشفة المحتوى
السؤال الأول: متى يجب أرشفة المحتوى؟
لديك الكثير من البيانات: ستصل كل شركة إلى نقطة لا يمكن عندها وضع جميع بياناتها في مساحة التخزين الأساسي. هل وصلت إلى نقطة مماثلة؟ إذن لقد حان وقت الأرشفة.
سياسات الاحتفاظ معطلة: لا أحد يريد أن يكون مسؤولاً عن حذف شيء ذي أهمية حيوية. تساعد برامج الأرشفة في فرض سياسات الاستبقاء والحذف. قد يكون لديك سياسة واضحة، ولكن إذا لم يتم تشغيلها، فهي لا تفيد في أي شيء. يعمل برنامج الأرشفة مع سياسات الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بك، من خلال اصدار البرنامج تنبيهات بالمحتوى المطلوب أرشفته والمحتوى المطلوب حذفه.
السؤال الثاني: ما هو المحتوى الذي يجب أرشفة؟
أنت تحدد السياسات والمعايير التي يستخدمها تطبيق الأرشفة الخاص بك لفرز المحتوى، ومن ثم يتم استخدام هذه المعايير لتحديد المحتوى القديم. عليك أن تقرر المعايير الخاصة بأي محتوى غير نشط يقوم التطبيق الخاص بك بأرشفته أو حذفه. قد يكون من الجيد أرشفة أي شيء لا يحتاجه الأشخاص بانتظام.
السؤال الثالث: كيف أقنن عملية الوصول إلى الأرشيف؟
لمعرفة ذلك، ستحتاج إلى تحديد من وكيف يمكن للأشخاص الوصول إلى المستندات المؤرشفة. إذا لم تقم بتقييد الوصول، يمكن لأي موظف (أو حتى عميل) إفساد الأمور. وهذا يتطلب تحديد إمكانية الوصول.
من الرئيس التنفيذي إلى المدير إلى موظف الاستقبال، يحتاج كل موظف من هؤلاء، إلى الوصول إلى ملفات مختلفة. تفرض تطبيقات الأرشفة أذونات الوصول لك، وتظهر الملفات المسموح بها فقط لكل فرد. تتيح لك تطبيقات الأرشفة منح مستويات مختلفة من الوصول. وهي تتراوح في العادة ما بين القراءة والكتابة والتعديل والحذف.
السؤال الرابع: أين يمكنني تخزين المحفوظات؟
لديك خياران لتخزين المستندات المؤرشفة الخاصة بك: إما نقل المحفوظات إلى السحابة، أو استخدام مركز بيانات داخلي. في حال كنت غير متأكد أيهما أفضل بالنسبة لك؟ كخطوة أولى احسب التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) لمراكز التخزين داخل الشركة مقابل مراكز التخزين خارج مقرها. ثم استمر في القراءة لتتعلم بعض إيجابيات وسلبيات كل منها.
في وقتنا الحالي خيارات التخزين السحابية (خارج المنشأة) هي الأكثر استخداماً. من خلال الإعداد الصحيح، يصبح التخزين السحابي أسرع وأرخص وأكثر أمانًا. من جهة أخرى استرداد المستندات المؤرشفة من السحابة أسرع من استخدام الخوادم الداخلية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون الوصول إلى المستندات المؤرشفة من السحابة أكثر سهولة. لذلك لن يحتاج الموظفون إلى تدريب خاص حول كيفية الوصول إلى المستندات.
يمكنك توفير المال عن طريق الانتقال إلى السحابة. لن تدفع مقابل الكهرباء في الموقع للخوادم أو الخوادم البديلة. وسيكون لديك وقت أقل للتوقف. وكذلك يمكنك توسيع التخزين السحابي الخاص بك كلما احتجت إلى مساحة أكبر.
مقارنة بالخوادم الداخلية، يمكن أن يكون التخزين السحابي أكثر أمانًا. يوفر التخزين السحابي أمانًا إضافيًا من خلال VPN وضوابط الوصول والتشفير المتماثل. ملخص القول: " إذا اخترت أرشفة المحتوى الخاص بك في السحابة، فستزيد من وقتك وأموالك وأمانك."
السؤال الخامس: لماذا يجب أرشفة المحتوى؟
وهنا وقبل اختيار نظام الأرشفة، من المهم أن تعرف أنه ليس هناك تطبيق أرشفة يجمع كل المزايا. لذا قبل أن تستقر على أحد التطبيقات، راجع سياسات شركتك للتأكد من أنها مناسبة. وهنا نضع بين يديك بعض المزايا الأساسية التي لا يمكن تجاهلها في أي نظام أرشفة:
سهولة البحث: ينظم برنامج الأرشفة المستندات المؤرشفة باستخدام البيانات الوصفية والعلامات. حتى تتمكن من البحث والعثور على ما تحتاجه. فأنت لست بحاجة لإضاعة الوقت في محاولة فهم المكان الذي جاءت منه البيانات. كل ما عليك هو التأكد من مواكبة سياسات الاحتفاظ لديك، وستعرف بسهولة مكان البحث عن مستندات معينة.
التعافي من الكوارث: هل تعلم أن استرداد المستندات المؤرشفة أسهل من استرداد المستندات الموجودة في التخزين الأساسي؟
في حالة وقوع كارثة - طبيعية أو غير ذلك - يجب أن تكون قادرًا على إنتاج نسخ احتياطية من الملفات الأصلية. لحسن الحظ، تسهل الأرشيفات إنشاء نسخ احتياطية. ستندهش من مدى سهولة إنشاء وتنفيذ وضمان نجاح حلول النسخ الاحتياطي.
قبل الأرشفة، من المحتمل أن تكون مستنداتك موجودة على جهاز كمبيوتر محلي أو مشاركة ملف غير خاضعة للرقابة. تعمل عملية الأرشفة على تجميع هذه المستندات في موقع مركزي. بعد ذلك، يمكنك التأكد من الاحتفاظ بنسخة احتياطية منها. بالإضافة إلى ذلك، تعمل الأرشفة على تسهيل العثور على محتوى جديد في وحدة التخزين الأساسية التي ما زلت بحاجة إلى نسخها احتياطيًا.
إمكانية الوصول: سواء قمت بتمكين الأرشفة خارج الموقع أو في الموقع، ستتمتع بإمكانية وصول متزايدة. يمكنك اختيار تطبيق أرشفة مع تنظيم متقدم وخصائص بحث تجعل من استخدام البرنامج والتنقل والوصول في غاية السهولة.
يرجى تذكر أن النسخ الاحتياطية مخصصة للاسترداد بينما تكون المحفوظات للاكتشاف. لا يلزم أن تكون النسخ الاحتياطية الخاصة بك سهلة البحث من خلالها أو الوصول إليها لأنها لسيناريوهات أسوأ الحالات. ولكن يجب أن تكون أرشيفاتك سهلة البحث والوصول إليها لأنها مخصصة للامتثال.
صيانة أرخص: هناك ميزتان رئيسيتان تساعدك تطبيقات الأرشفة من خلالهما على توفير المال. فهم يتطلبون نفقات أقل لرأس المال البشري ويتيحون لك إيقاف تشغيل البرامج القديمة.
عند أرشفة المستندات، لن تحتاج إلى فرز مجموعات البيانات غير المنظمة للعثور على المحتوى القديم. في كل مرة تحتاج فيها إلى العثور على سجل معين، لن تضيع ساعات أو حتى أيام. وبدلاً من ذلك، ستوفر نفقات رأس المال البشري لأن المستندات المؤرشفة منظمة بشكل أفضل.
يمكن أن يوفر لك إنهاء التطبيقات القديمة أيضًا تكاليف كبيرة. نظرًا لإزالتها من تطبيقاتها الأصلية، فإن صيانة المستندات المؤرشفة أرخص. في الواقع، يمكن أن يؤدي إيقاف تشغيل التطبيقات القديمة إلى تحرير ميزانية تكنولوجيا المعلومات بنسبة 50 بالمائة.
تقليل مخاطر التقاضي: مع ضمان أن مستنداتك آمنة وسليمة، يمكنك تقليل مخاطر التقاضي. ستحافظ على الامتثال وحوكمة المعلومات IG وتزيد من سهولة اكتشاف الهجوم الإلكتروني. تسمح لك تطبيقات الأرشفة بوضع حلول حذف يمكن الدفاع عنها. لن يكون لديك فقط أسباب واضحة للاحتفاظ بالمستندات. ستكون لديك أيضًا أسباب واضحة لحذف المستندات، مما يقلل مخاطر التقاضي.
تطبيق سياسة الاحتفاظ المتسق: تحتاج إلى إيجاد توازن بين الامتثال التنظيمي والاحتفاظ بكل مستند إلى الأبد. عندما تفعل ذلك، ستوفر الوقت والمال. تستخدم بعض الشركات 70 بالمائة من ميزانية صيانة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها للحفاظ على التطبيقات القديمة. وكل ذلك لأن الامتثال يمنعهم من حذف البيانات الواردة. حتى مع صيانة تكنولوجيا المعلومات، قد يتعطل البرنامج الأصلي. يمكن أن تفشل الأجهزة أيضًا، مما يجعل المستندات المهمة غير قابلة للاستخدام.
إذا قمت بأرشفة تلك البيانات، يمكنك حل هذه المخاطر. ومن ثم لا داعي للقلق بشأن تعطل البرامج القديمة. وسيكون لديك ما يكفي من الفائض في ميزانيتك لمشاريع أكثر ربحية.