"المعرفة قوة"، مقولة شهيرة، على الأغلب سمعها المعظم منا في أكثر من مناسبة.

يوماً، بعد يوم ندرك حقيقة هذه المقولة، وخاصة في الآونة الاخيرة، حيث اصبحت المعرفة عصب التقدم في شتى المجالات، ورافداً كبيراً لبناء القدرة المؤسسية لأية منظمة لكي تنافس غيرها بجدارةٍ واقتدار.

لا اختلاف على أن المعرفة قوة. لكن في بعض الأحيان، يكون نشر المعرفة للجماهير داخل المؤسسات أصعب مما يبدو. وقد يرجع سبب ذلك إلى خوف العارفين ومن يمتلكون المعرفة من فقدان ميزة امتلاك هذه المعلومات، حيث يقول بيل جيتس مؤسس مايكروسوفت: إن القول المأثور القديم "المعرفة قوة" يجعل الناس أحيانًا يخزنون المعرفة. إنهم يعتقدون أن اكتناز المعرفة يضمن عدم الاستغناء عنهم. ولكن الحقيقة أن القوة لا تأتي من المعرفة المحفوظة ولكن من المعرفة المشتركة وادارة هذه المعرفة."

لماذا تحتاج المؤسسات الي نظام إدارة المعرفة

قُدِّر حجم سوق إدارة المعرفة العالمي بـ 474295.5 مليون دولار أمريكي في عام 2022، ومن المتوقع أن يتوسع بمعدل نمو سنوي مركب بنسبة 18.1٪، ليصل إلى 1286780.0 مليون دولار أمريكي بحلول عام 2028. كما ويشير تقرير معهد ماكينزي العالمي إلى أن نظام إدارة المعرفة القوي يمكنه تقليل وقت البحث عن المعلومات بنسبة تصل إلى 35 بالمائة وزيادة الإنتاجية على مستوى المؤسسة بنسبة 20 إلى 25 بالمائة. تؤكد النتائج التي تم جمعها من International Data Corp قيمة نظام إدارة المعرفة، مما يسلط الضوء على أن شركات Fortune 500 تخسر ما يقرب من 31.5 مليار دولار سنويًا بسبب عدم مشاركة المعرفة.

إذا كان هذا يعنى شيئاً، فانه يعنى أن القوة لا تأتي من المعرفة التي تحتفظ بها لنفسك، بل من المعرفة التي تنشرها بين الناس". عندما تكون المؤسسة قادرة على الوصول إلى المعرفة ومشاركتها وتحديثها بسهولة، يمكن أن تصبح أكثر إنتاجية.

لتحقيق ذلك، يتعين على المؤسسات البحث عن الحلول والخدمات التي من شأنها أن تطور بيئة المعرفة في المؤسسة من خلال بناء ثقافة إيجابية لإدارة وتبادل المعرفة داخل المؤسسة.

إدارة المعرفة في إطار التوظيف وادارة الموارد البشرية

يمكن لصناعة التوظيف أن تستفيد من تبني ممارسات إدارة المعرفة (KM) للنجاح في مواجهة زيادة الطلب على المواهب. فمع استمرار تقدم التكنولوجيا وزيادة تعقيد مشهد الأعمال، تتنافس الشركات على مجموعة محدودة من العمال المهرة، لا سيما تلك الموجودة في مجالات العلوم والتكنولوجيا والهندسة والرياضيات STEM، حيث تسعى الشركات إلى جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها.

ولكي تظل الشركات قادرة على المنافسة، يجب أن تركز على تطوير استراتيجيات توظيف واستبقاء فعالة، والاستثمار في برامج التدريب لتطوير مهارات الموظفين الحاليين، والمحتملين، والاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط عملياتها وزيادة الإنتاجية، وهنا يأتي دور أنظمة إدارة المعرفة، وذلك من خلال مساعدة وكالات التوظيف في إدارة أصولها المعرفية بشكل فعال، بما في ذلك البيانات والمعلومات والخبرة، واستخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة، وتحسين العمليات، وتعزيز رضا العملاء.

من خلال اعتماد ممارسات إدارة المعرفة، يمكن لوكالات التوظيف التقاط وتوثيق معارف وخبرات موظفيها، ومشاركة أفضل الممارسات، وتحسين التعاون بين الفرق مما يؤدي ذلك إلى عمليات توظيف ذكية أكثر كفاءة وفعالية.

التوظيف الذكي SMART Recruiting

التوظيف الذكي هو نهج للتوظيف يؤكد على استخدام أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART) لجذب أفضل المواهب وتقييمها وتوظيفها. يتضمن هذا النهج تحديد أهداف واضحة لكل مرحلة من مراحل عملية التوظيف، واستخدام البيانات والتحليلات لتتبع التقدم وتحديد مجالات التطوير.

في السنوات الأخيرة، كانت هناك زيادة كبيرة في المرشحين المحتملين للوظائف، وبالتالي كانت هناك زيادة كبيرة في التكاليف المرتبطة بتعيينهم. ويرجع ذلك أساسًا إلى كل من المواهب المتعددة للجيل الجديد من الموظفين، وزيادة المرونة الجغرافية.

لقد نمت الحاجة إلى توظيف هذه المواهب والتقاطها لدرجة أننا نحتاج اليوم إلى اعتماد نظام ذكي ابتكاري لتتبع المتقدمين. وبالفعل هناك بعض المبادرات التي أدت إلى تحسين الوضع بشكل كبير من خلال تطوير حلول آلية لجعل عملية التوظيف الإلكتروني أكثر كفاءة.

إدارة المعرفة لضمان التوظيف الذكي

في سياق التوظيف الذكي، يمكن لإدارة المعرفة أن تساعد المؤسسات على تحديد المهارات والمعرفة المطلوبة لأدوار مختلفة، وكذلك يمكنها أن تساعد في تتبع أداء الموظف وتطوره بمرور الوقت. من خلال الاستفادة من المعرفة والرؤى من جهود التوظيف السابقة، يمكن للمؤسسات تحسين استراتيجيات التوظيف واستهداف المرشحين المناسبين وتقليل معدلات الدوران. فيما يلي بعض الميزات التي تحققها أنظمة إدارة المعرفة لتعزيز ممارسات التوظيف الذكي:

1. عمليات توظيف أسرع وأكثر كفاءة: تعتبر سرعة الوقت المستغرق ميزة حاسمة يمكن أن توفرها إدارة المعرفة (KM) لوكالات التوظيف، لا سيما في سوق البحث التنفيذي. من خلال الاستفادة من أدوات وتقنيات إدارة المعرفة تقوم وكالات التوظيف بتحديد المرشحين المؤهلين وتحديد اماكنهم بسرعة، وتقييم مهاراتهم ومؤهلاتهم، وتقديمها للعملاء في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل الوقت المستغرق في التوظيف وزيادة احتمالية الحصول على وظيفة ناجحة.

2. حلول توظيف متكاملة: تساعد أنظمة إدارة المعرفة وكالة التوظيف على إنشاء نظام متكامل يوفر حلول توظيف شاملة، وبحيث يمكنها تخزين المعرفة وصقلها في قاعدة الموارد البشرية، مما يساعد على اتخاذ قرارات بشأن العمل السريع والجيد. وإجراء التقييم القائم على المعايير للمرشحين المناسبين بشكل أسرع وأكثر دقة. يتضمن التقييم المستند إلى المعايير وضع معايير محددة مسبقًا لتقييم ملفات تعريف المرشحين، مثل مستوى التعليم وسنوات الخبرة والمهارات أو الشهادات المحددة. من خلال فحص ملفات تعريف المرشحين بناءً على هذه المعايير، يمكن للقائمين بالتوظيف تحديد المرشحين المناسبين بسرعة وتركيز جهودهم على المرشحين الواعدين، واتخاذ قرارات أسرع وأكثر استنارة بشأن اختيار المرشح ومطابقة الوظائف. على سبيل المثال، عند توفر وظيفة جديدة، يمكن لموظفي التوظيف الوصول بسرعة إلى قاعدة المعرفة الخاصة بالموارد البشرية لتحديد المرشحين المناسبين بناءً على مهاراتهم وخبراتهم ومعايير أخرى. هذا يمكن أن يوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء أو التجاوزات.

3. التحليلات والرؤى المستندة الي المعلومات: عندما تحتاج إلى الاستجابة للعملاء وحل المشكلات وتحليل الاتجاهات وتقييم الأسواق والمقارنة مع الأقران وفهم المنافسة وإنشاء عروض جديدة وصياغة السياسات والتفكير بشكل نقدي، فأنت عادة ما تبحث عن المعلومات والموارد لدعمها هذه الانشطة. في سياق وكالات التوظيف يشمل ذلك استخدام التحليلات والرؤى المستندة إلى البيانات لتحسين عملية التوظيف، وفهم اتجاهات السوق، وقياس الأداء مقارنة بأقران الصناعة. تعمل مراكز المعرفة كمستودع مركزي للبيانات والمعلومات التي يمكن استخدامها لدعم مجموعة واسعة من الأنشطة، مثل الرد على استفسارات العملاء وحل المشكلات وتقييم اتجاهات السوق. من خلال الاستفادة من أدوات إدارة المعرفة، يمكن لوكالات التوظيف إنشاء مجموعة معلومات شاملة تتضمن بيانات حول ملفات تعريف المرشحين، والوظائف الشاغرة، واتجاهات الصناعة، وغيرها من المعلومات ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لوكالات التوظيف استخدام التحليلات لقياس أدائها مقارنة بأقرانها في الصناعة وتحديد المجالات التي قد يتخلفون فيها عن الركب. من خلال مقارنة نتائج التوظيف الخاصة بهم بنتائج الوكالات الأخرى في الصناعة، يمكن لوكالات التوظيف اكتساب فهم أفضل لنقاط القوة والضعف لديها وتطوير استراتيجيات لتحسين أدائها.

من ناحية أخرى تتخذ صناعة التوظيف شكلاً جديدًا مدفوعًا بالتكنولوجيا المزعزعة disruptive technology، مثل الذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي، ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) والتي يتم استخدامها بشكل متزايد من قبل وكالات التوظيف لأتمتة المهام الروتينية، وتعزيز مطابقة المرشحين، وتحسين كفاءة عملية التوظيف. تساعد KM في الاستفادة من هذه التقنيات لتحسين عملية صنع القرار وتعزيز التعاون ودفع الابتكار. على سبيل المثال، يمكن استخدام خوارزميات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتحليل كميات كبيرة من البيانات من مصادر مختلفة، مثل وسائل التواصل الاجتماعي، ولوحات الوظائف، وقواعد البيانات الداخلية، لتحديد الأنماط والرؤى التي يمكن أن تثري استراتيجيات التوظيف وتقييمات المرشحين..

إدارة المعرفة لتطوير إدارة الموارد البشرية

تعتبر إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management) واحدة من أهم العمليات الإدارية في المنظمة. يعتمد نظام إدارة الموارد البشرية على المعلومات الأساسية المتعلقة بالمرشحين للتوظيف وموظفي وكالات التوظيف.

يمكن لإدارة المعرفة (KM) أن تزيد بشكل كبير من أهمية إدارة الموارد البشرية (HRM) في المنظمة. توفر KM لإدارة الموارد البشرية نهجًا منظمًا لإدارة أصول المعرفة، والتي يمكن أن تساعد إدارة الموارد البشرية في اتخاذ قرارات مستنيرة، وتحسين الأداء، وخلق ميزة تنافسية. فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لأنظمة المعرفة تعزيز ممارسات الموارد البشرية:

1. الاحتفاظ بالمعرفة المؤسسية: تساعد إدارة المعرفة أقسام الموارد البشرية في الحصول على المعرفة المؤسسية والاحتفاظ بها، والتي يمكن أن تكون حاسمة في إدارة معدل الدوران وضمان الاستمرارية في المنظمة. يتم تخصيص مساحة مركزية للمعلومات عند إنشاء نظام إدارة معرفة يظل متاحًا ويتم تحديثه باستمرار مع تغير سجلات الموظفين. بهذه الطريقة، يمكن للمؤسسة سد فجوة المعلومات، والتي قد لا يتمكن الموظفون من سدها بمفردهم. ذلك سيضمن عدم فقدان المعلومات.

2. تسريع الإعداد والـتأهيل: أحد الأهداف الرئيسة لعملية إعداد الموظفين هو خلق توافق بين الموظف الجديد ومؤسستك. من ناحية أخرى، يحتاج الموظف الجديد إلى فهم دوره في مؤسستك بوضوح وما هو مسؤول عنه

مع وجود قاعدة معرفية مستندة على الذكاء الاصطناعي، يمكن تسريع عملية التأهيل بأكملها، لأنها توفر جولة منظمة لنظامك وإجراءاتك، مما يجعل هذا الجزء أسهل.

3. تحسين عملية اتخاذ القرار: من خلال تزويد المتخصصين في الموارد البشرية بإمكانية الوصول إلى البيانات والمعلومات ذات الصلة، يمكن أن تساعدهم إدارة المعرفة على اتخاذ قرارات أفضل بشأن التوظيف وإدارة الأداء والتدريب ووظائف الموارد البشرية الهامة الأخرى.

4. زيادة الكفاءة وتسهيل التعاون: يمكن لإدارة المعرفة أن تساعد إدارات الموارد البشرية على تبسيط سير العمل وتقليل ازدواجية الجهود، مما يسمح لهم بالعمل بكفاءة وفعالية أكبر. كما يمكن لأدوات إدارة المعرفة تسهيل التعاون بين متخصصي الموارد البشرية، وتمكينهم من مشاركة المعلومات والأفكار بسهولة أكبر، والعمل معًا لحل المشكلات، كما ستساهم إدارة المعرفة السليمة أيضًا في الحفاظ على اتساقها مع قيم المؤسسة والتوقعات القائمة على النتائج والتكتيكات التعاونية.

5. تحسين التدريب: يمكن لإدارة المعرفة أن تساعد إدارات الموارد البشرية على تطوير وتقديم برامج تدريب أكثر فاعلية، من خلال توفير الوصول إلى مجموعة واسعة من موارد التعلم وتتبع تقدم الموظف.

6. الامتثال وإدارة المخاطر: يمكن لإدارة المعرفة أن تساعد إدارات الموارد البشرية في البقاء على اطلاع دائم بالمتطلبات التنظيمية وأفضل الممارسات الصناعية، مما يقلل من مخاطر انتهاكات الامتثال والمسائل القانونية الأخرى.

في النهاية، وعندما تعطي الأولوية لإدارة المعرفة، فإنها تزيد بشكل كبير من فرصك في تحقيق ابتكار ناجح، حيث يعد اكتساب المعرفة من المصادر الداخلية والخارجية والسوق والمنافسين وقادة الصناعة جزءًا لا يتجزأ من إدارة المعرفة التي تقود الابتكار، والذي سيمكنك من البقاء على رأس التغيير، وتحديد الاتجاهات وقبولها بسرعة، واتخاذ قرارات ذكية، وتحسين أداء أعمال مؤسستك، و القدرة على المنافسة في سوق سريع التغير.