في ظل وضع اقتصادي غير واضح المعالم بصفة عامة في كثير من البلدان العربية وغير العربية، يصبح موضوع البحث عن طرق أخرى لتمويل الاحتياجات موضوعا كثير الأهمية بالنسبة للمكتبات.

حملات جمع التبرعات والاستفادة من الشراكات مع القطاع العام والخاص والوكالات المجتمعية الأخرى أصبحت أكثر شيوعا ... إنها وسيلة رائعة توسع من خلالها المكتبات خدماتها، وتذهب فيها إلى أبعد مما قد يسمح به مصادر التمويل التقليدية. والمتتبع لما يدور في بيئة المكتبات وخاصة في الأوساط العربية سوف يدرك بسهولة أن موضوع جمع الأموال والبحث عن الهدايا والمنح والتبرعات يثار على مدار الساعة في العديد من المكتبات ويشكل محورا رئيسيا للنقاش والقلق على مدى السنوات القليلة الماضية. يشير الكثيرون من أمناء المكتبات ومديري المكتبات إلى أن العديد من المكتبات أصبحت على نحو متزايد تعتمد على جمع التبرعات لتوفير جزء من الميزانية السنوية. وهناك بالفعل عدد ليس بالقليل من المكتبات قادر على تغطية أكثر من 50% من ميزانية المكتبة من خلال التبرعات والمنح. في نفس الوقت نجد أن عملية جمع الأموال ليست هي بالعملية المألوفة والسهلة للعديد من مدراء المكتبات والذين لا يعرفون كيف يتصرفون حيال قضية جمع الأموال لمكتباتهم. إذا كنت تجد أنك من هذه الفئة، فما أريد قوله: "تأكد أنك لست وحدك". ولكن من المهم أن تنظر في تجارب الآخرين لتري قصص المكتبات المذهلة التي تمس حياة الآخرين في مجتمعاتهم. كما ستعرف أنه عن طريق استخدام القليل من الطرق الإبداعية ومع عدم الخجل من تقاسم الأثر الذي تحدثه مكتبتك في مجتمعك، قد تجد أن الحصول على القليل من المال الإضافي ليست مهمة صعبة كما قد يتصور البعض.

خطوات مهمة لجمع الأموال للمكتبات

المكتبات تقدم خدمات وموارد فريدة للمواطنين في العصر الرقمي، وعادة ما يكون الأمر متروكا لمديري المكتبات لتحديد الكيفية التي يريدون فيها توصيل الموارد والخدمات اللازمة لعامة الناس. سواء جاءت من الحكومة أو من مصادر خاصة. التمويل يشكل عنصرا حاسما لأمناء المكتبات، وخاصة في وجود كل التطورات التقنية التي حدثت خلال العقود القليلة الماضية، وهنا بعض الخطوات التي من المهم وضعها في الاعتبار إذا كنت تفكر في الإقدام على مثل هذه العملية.

1. وضع استراتيجية قصيرة الأجل وطويلة الأجل لجمع التبرعات

تماما مثل أي خطط أخرى في المكتبة، يجب عليك أن تبحث في جمع التبرعات على كل من المدى القصير والمدى الطويل. بعض الكميات الصغيرة من المال يمكن أن يتم طلبها للاستخدام الفوري في البرامج الصغيرة في حين أن هناك أنشطة أخرى قد تحتاج التخطيط على المدى الطويل، وتتطلب حملات أوسع وأطول لجمع الأموال، القدرة على ضبط معالم أنشطتك وبرامجك تساعدك على تحقيق انتصارات على طول الطريق، وتتيح للناس تصورا أفضل لعملك.

2. أخبر الاخرين حول قصة مكتبتك

مساعدة المجتمع على فهم شخصية وقيمة مكتبتك يمكنك من بناء علاقات بطريقة تخلق مناصرين للمكتبة. احكِ قصة المكتبة بطرق مختلفة – من وجهة نظر الموظفين وأصدقاء المكتبة وحتى الرعاة الخاصين بك – يمكن أن تكون قوية جدا، ويمكن دمجها في موقع الويب الخاص بك، والمواد المطبوعة، هكذا أنت تبنى مواد تدعم حملة جمع التبرعات.

القصة المؤثرة لها قيمتها، على سبيل المثال، بدلا من الانطلاق من الإحصاءات، يمكننا أن نخبر المانحين المحتملين حول كيفية مساعدة المكتبة لمستخدم ما من الحصول على وظيفة جديدة أو تعلم لغة جديدة. فعلى الرغم من أن الإحصائيات شيء مهم وثري بالمعلومات، إلا أن سماع القصص حول كيفية مساعدة المكتبة الناس على المستوى الشخصي والمهني لها صدى أكبر وأوقع عندهم.

جزء مهم من القصة هو تسليط الضوء على قيمة الخدمات التي تقدمها المكتبة للمجتمع. تقدم العديد من المكتبات مثل هذه الميزة مباشرة على موقعها على الإنترنت. حاول البحث للحصول على أمثلة قيمة قد تجد فيها ما يتناسب معك.

3. . حدد كيف سيتم استخدام الأموال

تحديد احتياجات المكتبة بوضوح، والتعبير باستمرار عن الكيفية التي سيتم فيها استخدام الأموال التي تم جمعها، يساعد الناس على فهم الكيفية التي يتم بها وضع أموالهم في العمل. ويخلق احتمالا أكبر للمساهمة. من المهم أيضا أن تنفق الأموال على ما قمت بطرحه، وإيجاد سبل تبين للمجتمع كيفية إنفاقها، والفرق الذي تحدثه عندما يكون ذلك ممكنا، استخدام الأموال في الأعمال الملموسة والتي تخلق علاقة وجدانية يساعد على انخراط مجموعة أوسع من المشاركين بشكل أفضل.

4. اغتنم الفرص لمضاعفة المنح

أسهل وقت لزيادة جمع الأموال هو عندما تكون قد تلقيت هدية كبيرة لمكتبتك. استخدم هذه الأموال كأساس أولي لتحفز المجتمع على المساهمة. مرة أخرى نؤكد على الأعمال الملموسة من أجل أن تثبت بوضوح كيف يمكن للمجتمع الاستفادة من مثل هذه المنح. معظم المكتبات هي كيانات غير هادفة للربح، كما أن الهبات والتبرعات قد تخصم في كثير من الأحيان من الضرائب والذي يمكن أن يكون جذابا لبعض الجهات المانحة – مما يتيح فرصا أوسع للمنح وتبرعات أكبر.

5. . إنشاء الأحداث السنوية ذات مغزى

بعض الأحداث تفرض بطبيعة الحال نفسها لتصبح حدثا سنويا ويمكن أن تكتسب زخما مع مرور الوقت إذا خططت بعناية. ولكن تذكر أن هناك بعض الموظفين المتعاطفين أو المتطوعين أيضا قادرون على تطوير بعض الأحداث الناجحة نوعا ما والتي لا تنسى. من المهم أن تعكس هذه المناسبات مصالح مجتمعك. على سبيل المثال: مهرجان العلوم ينفذ في العديد من المكتبات وهناك العديد من المؤسسات التي على استعداد لتقديم التمويل من أجل أن تكون شريكة في الحدث. كما أن الكثير من المكتبات التابعة لكيان مؤسساتي أكبر غالبا ما تكون على استعداد لتحمل نفقات مثل هذه الأحداث.

6. تطوير والحفاظ على قاعدة بيانات الجهات المانحة

 بمجرد حصولك على التمويل من الأفراد أو الشركات، من الضروري أن تهتم بمتابعتهم والحفاظ على قاعدة بيانات للمساهمين الحاليين.

 الأفراد أو الشركات التي ساهمت في الماضي هم المؤيدون الأكثر احتمالا في المستقبل -فهم يحتاجون فقط إلى أن يتم الطلب منهم ثانية. القيام بذلك على أساس ثابت يخلق العادة التي غالبا ما يتم التخطيط لها سنة بعد سنة. سواء كان للميزانية السنوية للمكتبة أو للمناسبات الخاصة، ومن المؤكد أن الاستفادة من القائمة التي تقوم بتطويرها هي الأساس للحملات الناجحة الخاصة بك. واحدة من الاقتباسات الجميلة التي وردت حول استجلاب الدعم وجمع الأموال "الحصول على المنح والهبات والتبرعات هو ليس عملية جمع الأموال. إنه جمع الأصدقاء". هذا يعنى أهمية تطوير العلاقات في البرامج الناجحة لجمع التبرعات. لمزيد من الأفكار الإضافية حول كيفية التفكير في جمع التبرعات بشكل مختلف يمكنك الاطلاع على http://www.raise-funds.com/1998/nine-basic-truths-of-fund-raising/.

ولا تنسى أن طلب الحصول على دعم شخصيات رفيعة المستوى في المجتمع والتي لديها شغف بالمكتبة هو وسيلة رائعة لكسب التأييد الشعبي الواسع.

7. النظر في وضع صندوق الوقفية

إن الشيء الرائع حول أموال الوقف هو أنها تخلق مصدرا مستمرا للتمويل لأي غرض أنشئت من أجله. أحيانا يتم التعامل مع الوقفية باعتبارها وسيلة لضمان استمرار الأموال لتحديث المجموعات. في حالات أخرى، يمكن أن تكون وسيلة لتوفير البرمجة الإبداعية المستمرة، وهكذا... وهناك يمكننا الإشارة إلى مشروع الوقفية التي يجري حاليا إنشاؤه في شراكة بين مؤسسة مجتمع ماديسون، وكارنيغي للعلوم الإنسانية ومكتبة مقاطعة داين في ويسكونسن. من خلال هذا المشروع، سيتم إنشاء الوقف الدائم للسماح للبرمجة بأن تكون أكثر وضوحا في المكتبات في جميع أنحاء مقاطعة داين. لمزيد من المعلومات حول هذا البرنامج، يرجى

الاطلاع على موقع مؤسسة مجتمع ماديسون http://www.beyondthepage.info/project,

8. أشكر علنا مؤيديك ومانحيك

كل منحة او هدية، بغض النظر عن حجمها، ينبغي الاعتراف بها وتقديرها على المستوى الشخصي والعام. خطاب شخصي يعتبر وسيلة رائعة لشكر المانحين. كما يمكن إظهار التقدير العام في تقارير المكتبات السنوية وتحديثات بيانات الجهات المانحة على موقع المؤسسة المتلقية للدعم.

القواعد الذهبية لجمع التبرعات

• جميع أعضاء مجلس الإدارة. يجب أن يكونوا من الجهات المانحة ... ولكن قدر استطاعتهم؛ فليس كل أعضاء مجلس الإدارة من الأثرياء، ولكن الجميع يجب أن يعطي أعلى مستوى ممكن ووفقا لظروفهم. ومن المهم أن تكون قادراً على القول للجمهور أن 100٪ من أعضاء مجلس إدارتكم يقدمون الدعم الأفضل لتسهيل العمل. فإذا كان أعضاء مجلس الإدارة الخاص لا يعطي، لماذا ينبغي لأي شخص آخر؟

• يجب إعطاء الناس الأسباب التي تحفزهم على العطاء... أن تكون بحاجة إلى المال ليس ضمن تلك الأسباب. من المهم أن توضح للمانحين المحتملين كيف أن عطائهم سوف يحدث فرقا في حياة الناس. والأهم من ذلك، أن تبين لهم كيف أن عطائهم سيحدث فرقا في حياتهم الخاصة.

• يجب القيام بالتخطيط الكافي قبل تنفيذ أي استراتيجية جمع التبرعات

• يجب أن يكون لديك وسيلة أو طريقة تتتبع من خلالها جمع التبرعات والممولين المحتملين والجهات المانحة وجهات الاتصال الخاصة بك معهم. إذا كنت من منظمة صغيرة جدا وليس لها سوى فرص قليلة مع الجهات المانحة، بإمكانك استخدام مجلدات الملفات و / أو جداول البيانات. ولكن، عندما يكون لديك أعداد كبيرة من الأفراد أو المؤسسات الذين يجب أن تتبعهم، فلابد أن تكون لديك برامج الكمبيوتر المناسبة

• رجاء لا تكتب مقترح جمع الأموال الخاصة بك، إذا لم يكن لديك الخبرة المطلوبة. وإذا كنت تصر على القيام بذلك، ادفع لأحد متخصصي التطوير من ذوي الخبرة لمراجعة والتعليق على كتاباتك. فالكتابة لجمع التبرعات فن. 

• يجب تنويع المصادر الخاصة بتمويل برنامجك الخاص بجمع التبرعات لضمان النجاح على المدى الطويل فكلما زاد عدد الجهات المانحة الرئيسية، ضعفت الاهتزازات الاقتصادية عن إجبارك على تقليص الخدمات لمجتمعك.

• لا تفترض أن حدثا خاصا سيجعل كل شيء أفضل! ولا تتوقع أن قيامك بفعالية تستهدف جمع الأموال قد تكون ناجحة على الفور. غالبا ما يتطلب الحدث عدة سنوات ليكون نفسه ويبدأ بتوليد ما يكفي من الدخل لتسديد نفقاته الخاصة.

• جميع المانحين لابد من شكرهم والاعتراف بما قدموه، ولكن ليس كل المانحين يريدون توجيه الشكر وتقديرهم بنفس الطريقة. من الأفضل لك معرفة الجهات المانحة الخاصة بك جيدا، ومن ثم البحث عن طرق الشكر الأكثر ملائمة لكل منهم.

• برنامج جمع التبرعات الناجح بجب أن يتم تصميمه على أساس احتياجات الجهات المانحة، وليس احتياجات المنظمة. الجهات المانحة تعطي الأولوية لتلبية احتياجاتهم الخاصة، وبعد ذلك، تنظر لك. 

وختاماُ...

استراتيجيات التخطيط لجمع التبرعات لخدمات المكتبة تساعدك على تحقيق أقصى قدر من الأصول الحالية والاستثمار في التغيير الذي ستنطلق إليه مكتبتك في المستقبل.