نظرا للأهمية الاستراتيجية التي تمثله الوثائق والمحفوظات في الإدارة الحديثة، باعتباراها موردا معلوماتيا مهماً ومرجعاً أساسياً في عملية اتخاذ القرار وتطبيق الإدارة الفعالة؛ واستجابة للمحيط التشريعي في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات الذي حدده المرسوم الملكي رقم م/54 بتاريخ 11/9/1409هـ والذي ينص في مادته الثانية على: "ضرورة إنشاء مركز أو وحدة إدارية على مستوى الأجهزة الحكومية بغرض المحافظة على الوثائق والمحفوظات وصيانتها وفهرستها وتصنيفها بما يكفل سرعة الإهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه، وتنظيم تداولها وذلك مراعاة ما يتقرر بالنسبة لمدد الحفظ"، سعت جامعة الأميرة نورة بنت عبدالرحمن إلى إطلاق مشروع إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات للقيام بتلك المهمة المنصوص عليها في المرسوم الملكي، الأمر الذي من شأنه تمكين الجامعة من التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق المقررة في أنظمة ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، والحفاظ على الموروث الأرشيفي الأكاديمي من التلف والضياع، وإزالة الإزدواجية في الحفظ، والتخلص من الوثائق التي فقدت قيمتها الإدارية والتاريخية، وتوفير الوثيقة المناسبة في الوقت المناسب وفق نظام استرجاع فعال يلبي الاحتياجات الإدارية للجامعة، وبما يتوافق مع المعايير والممارسات الدولية في إدارة الوثائق والمحفوظات بالمؤسسات الأكاديمية، صرحت بذلك سعادة وكيلة الجامعة أ. د. فوزية بنت محمد أبا الخيل.
وأضافت في تصريحها، بأن الجامعة عملت على تأثيت المركز بأحدث الأجهزة والمعدات الخاصة بتخزين الوثائق والمحفوظات، كما تولت شركـة نسيـج، تطوير البنية التحتية الفنية وتوفير التطبيقات البرمجية والنظام الآلي لإدارة الأرشيف الورقي والإلكتروني، وتطوير النظام الهيكلي والإداري للمركز ووضع السياسات والإجراءات الخاصة به، وتطوير آليات تشكيل اللجان الدائمة للوثائق المحفوظات فيما يتعلق بالإجراءات الأرشيفية كالتقييم والحفظ والترحيل والإتلاف وتطوير أدوات إدارة الوثائق والمحفوظات مثل خطة التصنيف والترميز وجدول مدد الحفظ ومعايير الوصف الأرشيفي، إضافة إلى تنفيذ أعمال التحويل الرقمي للوثائق والمحفوظات الورقية والمصغرات الفيلمية.
وأختتمت أبا الخيل تصريحها، بأن هذا المركز سيكفل ـ بإذن الله ـ المحافظة على جميع وثائق الجامعة وتصنيفها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها وتنظيم تداولها، وفقاً لنظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
المصدر: حــاصل