نظرًا لأن الصناعات في جميع أنحاء البلاد تواجه صعوبات اقتصادية غير مسبوقة بسبب أزمة فيروس كورونا، فمن الأهمية بمكان العثور على أفضل الطرق لخفض تكاليف التشغيل وزيادة صافي الأرباح. وبسبب قيود الميزانية، تتردد العديد من المؤسسات في الاستثمار في أنظمة برمجية جديدة قد توفر الوقت والموارد. ومع ذلك، قد يكون التحول من أعمال المعالجة اليدوية إلى أعمال الأتمتة هو الحل للتخفيف من الآثار السلبية الناجمة عن هذا الاضطراب. يمكن أن تساعد أدوات التحول الرقمي في تبسيط الخدمات المالية وتحسين إدارة سير العمل وتقليل المهام المتكررة وتقليل تكاليف العمالة.
ما هي أتمتة عمليات الأعمال؟
أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام اليومية القابلة للتكرار. إنها تسرع من كيفية إنجاز العمل عن طريق توجيه المعلومات إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب من خلال القواعد والإجراءات التي يحددها المستخدم. تساعد أتمتة عمليات الأعمال المؤسسات على تبسيط العمليات مثل إعداد الموظفين والحسابات الدائنة وإدارة العقود والمزيد. فالأمر لا يتعلق فقط باستبدال الورق بملفات PDF ،بل بجعل العمليات أكثر فعالية من حيث التكلفة والانسيابية ومقاومة الأخطاء والشفافية. مع وجود العمليات المؤتمتة في مكانها الصحيح، توفر المؤسسات الوقت وتضمن تنفيذ أفضل الممارسات لتحسين الكفاءة التشغيلية الإجمالية.
واقع أتمتة عمليات الأعمال في مؤسسات التعليم العالي:
تتحمل معاهد التعليم العالي عبء عمل هائل لضمان تلقىي الطلاب والموظفين جميع التسهيلات التي يحتاجونها للحصول على تعليم متميز. ومع ذلك، وعلى الرغم من التقدم المذهل في التكنولوجيا في السنوات الأخيرة، لا يزال الكثير من المؤسسات الأكاديمية تستخدم إجراءات العمل اليدوية لإنجاز الكثير من هذا العمل الإداري. يؤدي هذا إلى أكوام من الأعمال الورقية والعمليات المفككة حيث يسهل حدوث الأخطاء وإضاعة الفرص، مما قد يكون له عواقب وخيمة في حالة العمليات الحيوية، مثل طلبات المساعدة المالية. ليس ذلك فحسب، بل ينتهي الأمر بالموظفين الموهوبين إلى إضاعة ساعات لا حصر لها في مهام روتينية مثل إدخال البيانات ورسائل البريد الإلكتروني، وتوجيه المستندات إلى المعتمدين، والبحث عن الملفات، وما إلى ذلك، وبالتالي العملية التي يجب أن تستغرق بضعة أيام فقط حتى تكتمل تنتهي بأسابيع أو أكثر.
للخروج من هذه الفوضى كان لابد من توجه المؤسسات الأكاديمية الي أتمتة عمليات الأعمال والاعتماد على الرقمنة، والرصد الاستباقي، وتحسين تسلسل المهام التي يجب أداؤها لتحقيق هدف عمل معين.
لماذا تحتاج عمليات الأعمال في التعليم العالي إلى الأتمتة؟
من نواحٍ عديدة، تعتبر مؤسسات التعليم العالي مثل الكليات والجامعات مثلها مثل الشركات الكبيرة تماماً، حيث يمكننا القول أن معظم العمليات الإدارية التي تتم في المنشأة التجارية ، تتم في مؤسسات التعليم العالي. فإلى جانب العمليات التجارية اليومية التي تعد شريان الحياة لكل شركة - مثل طلبات الشراء، وتدريب الموظفين، وطلبات الإجازات - تشتمل عمليات أعمال التعليم العالي أيضًا على عمليات أخرى، مثل قبول الطلاب وتسجيلهم، ومعالجة طلبات المساعدة المالية، الموافقات على المناهج الدراسية وجدولتها وعشرات الإجراءات الإدارية الأخرى المتعلقة بالأوساط الأكاديمية.
وعند الأخذ بعين الاعتبار أن الشفافية ونقص الهدر وزيادة سرعة تقديم الخدمات يمكنها أن تساهم بشكل كبير في دفع فعالية مؤسسات التعليم العالي، تأتي تكنولوجيا الأتمتة لتمثل أفضل وسيلة للمضي قدماً نحو تحقيق هذه الأهداف، حيث يمكن أن تساعد الأتمتة في تبسيط العمليات الإدارية كثيفة العمالة، وتقليل العبء الإداري الذي تواجهه مؤسسات التعليم العالي. يُترجم هذا بشكل مباشر إلى عمليات أكثر كفاءة، والتي بدورها تُترجم إلى توفير الوقت والمال، وطاقم عمل أكثر تفاعلًا، وطلابًا أكثر إرضاءً وأفضل تجهيزًا.
تتيح أتمتة عمليات التعليم العالي لأعضاء هيئة التدريس التركيز على التعليم والبحث بدلاً من المهام الإدارية، مما يؤدي إلى تحسين رضاهم الوظيفي مع تحسين جودة تجربة التعلم للطلاب. كما وتعمل أتمتة المهام الإدارية الروتينية مثل جمع البيانات ومعالجتها على توفير الوقت والمال من خلال السماح لك بتقليل عدد الموظفين الإداريين اللازمين. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك عدم استخدام الورق توفير كمية كبيرة من الورق والحبر - ناهيك عن مساحة التخزين التي تشغلها السجلات الورقية. هذا كما يزودك استخدام البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة العمليات الرقمية الخاصة بك بقياس تدفقات العمل الخاصة بك، وتحديد نقاط الضعف والاختناقات، وإجراء مزيد من التحسينات على الكفاءة. وكذلك يمكن لأتمتة عمليات محاسبة التعليم العالي، مثل الموافقات على الفواتير وسير عمل الموافقة على تقرير المصروفات، توفير الكثير من المال ومنع الأخطاء والاحتيال.
مراحل أتمتة عمليات الأعمال
لقد تغلغلت أتمتة العمليات التجارية في كل صناعة تقريباً، حيث يستمر انتشار التقنيات المبتكرة جنبًا إلى جنب مع التحديات التشغيلية غير المسبوقة في إعادة تشكيل مكان العمل. فمن المؤكد أن عصر الأتمتة قد بدأ بالفعل في معظم المؤسسات. وفقًا لاستطلاع McKinsey العالمي لعام 2020 لقادة الأعمال الذين ينتشرون في مجموعة واسعة من الصناعات، أفاد 66٪ تقريبًا عن برامج تجريبية لأتمتة عملية تجارية واحدة على الأقل.
من المرجح أن تقوم المنظمات التي نجحت في جهود أتمتة عمليات الأعمال الخاصة بها أكثر من غيرها بتعيين الأتمتة كأولوية استراتيجية. يتكون النهج المنهجي الشامل والفعال لأتمتة عمليات الأعمال من أربعة مراحل:
1. التحليلقبل أن تتمكن أي مؤسسة من تنفيذ تقنية أتمتة العمليات التجارية في مهام سير عملها، من الضروري اكتساب فهم كامل لكيفية عمل العملية بالإضافة إلى البنية التحتية والقدرات الحالية للمؤسسة. غالبًا ما يؤدي تطبيق تقنية الأتمتة في عملية ما، دون تقدير كامل للتأثير الذي سيكون لها على عملية معينة أو عمليات تجارية أخرى إلى انخفاض الإنتاجية والكفاءة. بمجرد تحليل أصحاب المصلحة للعملية والأنظمة الحالية ، يمكنهم اختيار تقنيات الأتمتة التي تكمل احتياجاتهم وأهدافهم على أفضل وجه. يجب أن تبدأ المؤسسات الجديدة في أتمتة العمليات التجارية باستخدام تقنية BPA واحدة في كل مرة. في حين أنه من الصحيح أن تحقيق الأتمتة على نطاق واسع يتطلب استخدام العديد من التقنيات، يجب على المؤسسات تنفيذها بشكل تدريجي لضمان أنها تعمل على النحو المنشود.
2. التنفيذأثناء مرحلة التنفيذ، يقوم أصحاب المصلحة بإعداد وتخصيص تقنية أتمتة عمليات الأعمال المحددة، مثل إنشاء قائمة متعمقة للوظائف، وتدريب المستخدمين النهائيين، وتعيين وصول المستخدم. تخضع تقنيات أتمتة عمليات الأعمال لاختبارات مكثفة للتأكد من أن الأنظمة تعمل على النحو المنشود وكافية لتلبية أهداف المنظمة.
3. التكاملفي مرحلة تكامل أتمتة عمليات الأعمال، يقوم أصحاب المصلحة بدمج تقنيات الأتمتة الجديدة مع أنظمة المؤسسات وحلول الجهات الخارجية. علاوة على ذلك، عادةً ما يتم دمج البيانات من مصادر مختلفة. يتم تحقيق التكامل إلى حد كبير من خلال واجهات برمجة التطبيقات.
4. الصيانة والدعمأتمتة العمليات هي مبادرة مستمرة وطويلة الأمد. يجب أن تستمر المنظمات في تحليل عمليات أعمالها لتحديد أوجه القصور والاختناقات. تسمح أنظمة أتمتة عمليات الأعمال ذات الكفاءة العالية بدمج تقنيات مراقبة العمليات المتقدمة مثل اكتشاف العمليات وتعدين العمليات. تراقب هذه التقنيات عمليات الأعمال في الوقت الفعلي لتمكين اتخاذ القرار واتخاذ إجراءات تصحيحية فورية.
يجب على المؤسسات أيضًا تحديث حلول أتمتة عمليات الأعمال بشكل مستمر والتأكد من أن المنظمة بأكملها لديها إمكانية الوصول إلى الدعم الفني، والذي بدوره يعزز تبني المستخدمين على نطاق واسع ثقافة الأتمتة ويزيد بشكل كبير من فرص النجاح.
ميزات وفوائد أتمتة عمليات الأعمال
يساعد استخدام الأتمتة (BPA) في الأعمال التي تتطلب عمالة كثيفة على تحسين الروح المعنوية للموظفين من خلال السماح لهم بالتركيز على الجوانب الأكثر أهمية في عملهم. نظرًا لأن الأتمتة تقلل من احتمال حدوث خطأ بشري، فستزيد جودة الإنتاج والإنتاجية. تشير نسيج المتخصصة في مجال أتمتة عمليات الأعمال على مستوى الشرق الأوسط إلى أن برامج BPA تساعد على تعزيز فعالية الأنظمة، وتقليل الوقت اللازم لإنشاء خدمات إلكترونية جديدة، لمراقبة وتدقيق ودعم العمليات والتطوير المستمر بتكلفة معقولة. كما تعمل على تحسين الإنتاجية وتقليل الأخطاء.
الآن، دعنا نلقي نظرة على بعض حالات الاستخدام الواقعية لأتمتة عمليات الأعمال في مؤسسات التعليم العالي.
- 1. تأهيل الموظفين الجدد
تعد عملية إعداد الموظف القوية أمرًا أساسيًا لإشراك الموظفين الجدد في وقت مبكر وإحداث انطباع إيجابي، يساعدهم على أن يصبحوا منتجين بشكل أسرع من خلال تسهيل انتقالهم بين المهام. ولكن في كثير من الأحيان، يُترك للموظفين أكوام من النماذج في يومهم الأول. تقول 58٪ من المنظمات أن برنامج التأهيل الخاص بهم، والذي يركز على الأعمال الورقية، يمكن أن يؤدي إلى تعيينات جديدة تفتقد إلى الرضى الوظيفي ، ووقت أطول لامتلاك الكفاءة. وفي هذا السياق نستعرض تجربة كلية الهندسة بجامعة Texas A&M University لإعداد الموظفين الجدد، حيث التزمت الكلية بمبادرة من شأنها زيادة الالتحاق بأكثر من 65 % بحلول عام 2025. وهذا يعني أن الكلية بحاجة إلى توظيف موظفين جدد لإدارة تدفق الطلاب مع الحفاظ على انخفاض التكاليف. المشكلة كانت أن عملية إعداد الموارد البشرية القديمة تعتمد على الورق وتستغرق وقتًا طويلاً، وإذا كانت الكلية ستحقق هدفها، فإنها بحاجة إلى القضاء على أوجه القصور وتبسيط عملية إعداد الموظفين. ومن أجل تحقيق ذلك كان لابد من اتمتة عمليات الأعمال لمتابعة سير العمل خطوة بخطوة وتوجيه البيانات تلقائيًا إلى الأقسام الصحيحة، وبحيث يمكن للموظفين الجدد ملء وتوقيع الأوراق من أي جهاز. أمكنت أتمتة إعداد الموارد البشرية باستخدام برامج أتمتة عمليات الأعمال كلية الهندسة من توظيف أكثر من 3400 موظف في فترة تزيد قليلاً عن عام واحد. بدأت الأقسام الأخرى أيضًا في إعادة هندسة عملياتها الخاصة ومشاركة النجاحات على مستوى الحرم الجامعي. لقد خلق النظام الجديد ثقافة جديدة للتعاون والابتكار من أجل العمليات الأكثر كفاءة.
2- تحقيق الكفاءة المطلوبة
يمكن أن تكون أتمتة عمليات الأعمال حلاً مفيدًا بشكل استثنائي لأي نوع من المؤسسات التي تحتاج في وقت واحد إلى إنفاق أقل على الإدارة التشغيلية وزيادة الكفاءة. من خلال الاستفادة من حل مثبت من بائع موثوق، ستكون مرافق التعليم العالي قادرة على مراجعة وأتمتة توجيه القبول والاحتفاظ به بشكل أكثر سلاسة، وتتبع عمليات كتابة المنح، وتبسيط الموارد البشرية، وتبسيط الحسابات المستحقة الدفع.
ستعمل BPA أيضًا على تقليل وقت المعالجة، وتعزيز الاتساق عند تطبيق قواعد وإجراءات العمل، ودعم مبادرات الامتثال وتعزيز المساءلة - وكلها مساعٍ جديرة لمؤسسات التعليم العالي. في نهاية اليوم، يمكن أن تكون الاستفادة من تكنولوجيا الأتمتة الأكثر تقدمًا مجرد الطب الذي يحتاجه التعليم العالي للتغلب على التحديات الحالية والوصول إلى عمليات أكثر كفاءة في المستقبل.
أتمتة عمليات الأعمال لها تطبيقات لا حصر لها لمختلف الصناعات والإدارات. من خلال الاستفادة من التكنولوجيا لتحسين عملياتك، يمكنك زيادة الإنتاجية وخفض تكاليف التشغيل، وغير ذلك هناك الكثير الذي سيخصص له مساحة أكبر في مقال لاحق.
