عن مدونة نسيج

تهدف مدونة نسيج الى توفير مساحات تشاركيه تتسع لكل المتخصصين والمهتمين بكل ما هو جديد في مجال المكتبات والتعليم العالي والتعلم عن بعد وتقنيات المعلومات والاتصالات وتقنيات الأرشفة وحلول المعرفة المتقدمة في التعليم العالي، المكتبات، ومراكز الأبحاث.

سجل بريدك الالكتروني هنـا لتصلك أحدث التدوينات

أكاديمية نسـيج على الفيسبوك

 
 

مقــالات حديثة

ما بعد مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة - فرع الخليج العربي 2015 : تداعيات وتساؤلات

نُـشر بواسطة هيام حايك on 25/03/2015 08:07:31 م

logoo

مما لا شك فيه أن مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة – فرع الخليج العربي 2015، إنجاز عظيم بذاته، ولكنه بالتأكيد مقدمة لإنجاز أعظم، ولن يتحقق الإنجاز الأعظم إلا إذا أخذنا في اعتبارنا حجم العمل والتحضيرات التي تمت لتنفيذ هذا المؤتمر وحجم الجهد المطلوب للوصول إلى ما هو أعظم.
بالطبع كان هناك الكثير من التحضيرات والكثير من البنود التي تم العمل عليها قبل بدء مؤتمر والتي تطلبت جهودا عالية من الجهات المضيفة للتعامل مع الميزانية والرعاة والترتيبات الخاصة بالمرافق الخاصة بمكان المؤتمر مثل قاعات الاجتماعات، والمطاعم، وتقنية المؤتمرات وغرف الفندق و البرنامج الاجتماعي و المعرض وتسهيلات الوصول والدعم للأشخاص، والكثير من الامور اللوجستية مثل السفر بين مختلف الأماكن و المسائل الإدارية والقانونية، إلخ.سأحاول خلال هذه التدوينة مشاركتكم بعض الأفكار والقضايا والتساؤلات التي لازالت تتصارع في داخلي بعد انتهاء المؤتمر. ومما لا شك فيه أن من حضر المؤتمر لا زال يعيش نفس الحالة، ولا زال يسترجع التفاصيل والخبرات التي عايشها خلال الثلاث أيام للمؤتمر...
كيف يمكن لمؤتمرات المكتبات أن تكون ناجحة؟
من الواضح أن عقد مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين، فقد يكون من السهل أن تشرع في البدء للتخطيط لمؤتمر ما، وتستطيع إنجاز هذه المهمة بالفعل. ولكن هل فكرت في حجم العمل المطلوب لتنطلق نحو إقامة مؤتمر ناجح بالفعل وقادر على إحداث نقلة نوعية في المجال الذي هو موضوع المؤتمر؟عند التفكير في الجهود التي قد تقوم بها الجهات المنظمة للمؤتمرات بصفة عامة ومؤتمرات المعلومات والمكتبات بصفة خاصة، على الأرجح أنك ستفاجأ لكثرة المهام المنوطة بهم؛ ابتداءَ من تعيين رئيس المؤتمر وتعيين المتحدثين الأساسيين في المؤتمر وتحديد الموعد النهائي للأوراق المقبولة، وتقسيم هذه الأوراق حسب موضوعات معينة وتعيين رؤساء للجلسات، وهناك الأمر الأصعب والمتعلق بالقادمين من البلدان التي لابد لهم من الحصول على تأشيرة دخول للبلد المضيف. من المؤكد أن هناك الكثير من الجهود يتم بذلها لتأمين وصول أغلب المشاركين، ومن المؤكد ان هناك كم لم يستطع الوصول ولأسباب متعددة!!!!
كيف يتم قياس نجاح المؤتمر ؟؟؟
الكل يأتي حاملا توقعات دفعته للمشاركة في المؤتمر، فالبائعون يريدون التسويق لمنتجاتهم الحالية وفتح آفاق جديدة لأعمال جديدة ولشراكات وتوسعات قد تحدث، والباحثون منهم من شارك لعرض ما لديه ومنهم من جاء للاطلاع على ما لدى الآخرين، أما العاملون في المكتبات ومراكز المعلومات والمؤسسات التعليمية، على الأرجح أنهم أتوا لرؤية ما لدى العارضين وما لدي الباحثين على السواء. هذا بالإضافة إلى حضور الطلاب والمهتمين بعالم المكتبات للاطلاع على ما يحدث من مستجدات في هذا المجال، إلخ.السؤال المهم هنا: هل حقق مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة – فرع الخليج هذا العام هذه التوقعات، لم يسألني أحد من المنظمين للمؤتمر عن رأيي حول المؤتمر وإذا ما كان قد حقق توقعاتي!!! بالطبع من الممكن أن يكون قد تم سؤال الأخرين – و ربما كان هناك استبيان ما، تم تصميمه بطريقة ما ولم أنتبه إليه، على العموم الاستبيان موضوع مزعج للكثيرين، ولا أراه في بعض الأحيان ذا جدوى كبيرة. إلا أن الذي لا شك فيه أن التقييم للفعالية جزء أساسي من عملية التحسين المستمر ولكن المهم كيف نفعل ذلك؟ أليست هناك طريقة غير رسمية حتى الآن أكثر تنظيما للحصول على ردود الفعل في مؤتمر دون استخدام المسح؟ كنت قد سمعت عن أسلوب يسمى "Listening Posts"، وهو مجموعة مختارة من المشاركين في المؤتمر الذين يوافقون على توزيع أنفسهم في الممرات وفي قاعات المحاضرات وفي المعارض وغيرها من الأماكن لتسجيل ما يقوله المشاركون الآخرون لهم عن المؤتمر. وهو في رأيي وسيلة أجدى من المسح الذي يتم في نهاية المؤتمر، وحيث يبدأ المشاركون في البحث والرجوع خلفا وتذكر الاحداث. وبغض النظر عن طبيعة النهج المستخدم للتقييم فقياس نجاح المؤتمر جزء أساسي ومن المهم البحث عن الأساليب الأفضل لإتمام هذه العملية.
11045395_804163262964259_4727630530018790533_n نظرة عامة في البرامج الأساسية لمؤتمرات المكتبات:
يختلف برنامج المؤتمر وفقا لطبيعة المؤتمر، ومع ذلك هناك قواسم مشتركة ما بين معظمها. ندرج هنا قائمة من البنود المحتملة لبرامج المؤتمرات التي تقيمها المكتبات بصرف النظر عن مكان إقامتها والجهة المنظمة لها:
  • افتتاح المؤتمر والذي عادة ما يضم تصريحات من الجهة المنظمة المضيفة ومسؤولين آخرين لهم علاقة.
  • مقدمة عن العملاء والمتحدثين والرعاة
  • الملاحظات المتعلقة بسير المؤتمر
  • الجلسات العلمية، وقد تشمل المناقشة
  • ورش العمل والتدريب
  • مجموعات النقاش والجلسات الخارجية التي يتم فيها مناقشة موضوعات ترتئيها اللجنة المنظمة للمؤتمر
  • المعارض وعروض الشركات ذات العلاقة بالمكتبات والمعلومات
  • الفعاليات الاجتماعية وقد تشمل العروض الترفيهية والرحلات والجولات
  • الجلسة الختامية للمؤتمر والتي قد تشمل التوصيات.
Conferences2 ما هي الأمور الأكثر أهمية للمشاركين في المؤتمرات ؟؟؟
موضوع الأهمية والقيمة المضافة عندما يتعلق بالمشاركين والحضور للمؤتمر، هو موضوع نسبى يرتبط بتوقعات المستفيدين والدوافع التي كانت المحرك الأساسي لحضورهم. ورغم ذلك هناك أمور يتم الاجماع عليها مثل: المحتوي الذي يقدمه المؤتمر، سواء كان ذلك ممثلا في الأوراق المقدمة والمتحدثين أو العارضين. كما أن هناك بعض الأمور في غاية الأهمية للعديد من الحاضرين والتي قد تمثل بالنسبة للكثير دافع قوي للعودة في السنوات القادمة والحرص على المشاركة في المؤتمر، الخبرات التي يكونها الحضور حول المؤتمر أمر في غاية الأهمية والذي تتحمل اللجنة المنظمة الجزء الأكبر في جعله خبرة إيجابية أو سلبية. التسهيلات التي تقدمها إدارة المؤتمر للحضور والمشاركين عامل حيوي لبناء تجربة إيجابية يعيشها الحضور، والتي يلمسها المشاركون من خلال اهتمام اللجنة التنظيمية بأدق التفاصيل التي من شأنها توفير الراحة والتعلم الممتع وتشجع على تبادل الخبرات والمصالح، وهنا نركز على كلمة المصالح، حيث الكثير من الحضور يمثل المؤتمر لهم فرص للعمل والاستثمار. وكما أن المحتوي التعليمي مهم للكثير من الحضور فالعلاقات الاجتماعية كذلك أمر في غاية الأهمية. وهنا يتبادر إلى ذهني سؤالان، الأول: ما حجم الفعاليات الاجتماعية التي اشتمل عليها مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة وهل هو كافِ ويرتقي وتوقعات الحضور؟؟ سؤال لابد للجنة المنظمة من إعادة التفكير فيه وتقييم جهودها في هذا المجال وإثارة التساؤلات حوله والاستماع إلى أراء من شاركوا في هذا المؤتمر والأخذ بتوصياتهم. السؤال الثاني هو: هل كان من المهم إقامة حفل تعارفي غير رسمي قبل بداية المؤتمر وهو احتفال شبيه بما يعرف بــــــــ " Gala Party" والذي يمنح الحضور فرصة للتعارف والانخراط في موضوعات مشتركة؟؟؟كما لابد أن نضع بالحسبان أن المعارض المصاحبة للمؤتمرات هي بالعادة من نقاط الجذب للحضور. لذا يتم في العادة دراسة المهام التي تتحملها اللجنة المنظمة للمؤتمر والشركات المشاركة في المعرض والتي دفعت مقابل مساحات العرض وعادة ما يتم النقاش والتفاوض فيما بينهم حول دور كل منهم. تصميم المعرض والتسهيلات المتواجدة داخل المعرض لها دور في بناء تجربة ناجحة عند الحضور، كما أن التجديد في التصميم وطرق العرض عامل له الكثير من الأهمية. هذا بالإضافة إلى أهمية النظر إلى الطرق التي يتم فيها تقديم العروض حول الشركات والمنتجات. وهنا من المهم النظر إلى جدول مواعيد المحاضرات التي تتم في القاعات الأخرى والتنسيق قدر الامكان لوضع جداول تضمن حضور العروض في المعرض والقاعات. هذا وقد يكون توفير العارضين لرعاية وجبة غداء أو استراحة لتناول القهوة، فكرة جيدة وفرصة للحديث حول المنتجات.مساحة المعرض والوصول إلى منافذ الطاقة، والوصول إلى اتصال بالإنترنت، وأسلاك التمديد، هي أيضا من الأمور التي تعمل على نجاح المعرض والمؤتمر بصفة عامة.exhibition-hallعوامل تساهم في نجاح المعارض المصاحبة للمؤتمرات:
في العالم الرقمي الذي نعيشه الآن، توفر المعارض فرص حقيقيه للعمل وتزودها بميزة تسويقية فريدة من نوعها، فهي فرص للقاء، والتواصل وبناء علاقة مع العملاء الحاليين والمحتملين. لذا من المهم الأخذ بالأمور التالية:
  1. دع الناس يروك في المعارض الصحيحة:
قد تتردد بعض الشركات في الإنفاق على الأنشطة التسويقية، إلا أنه من المهم لها أن تدرك أن تقليص هذا قد يكون له تأثير ضار على الأعمال التجارية. تعتبر المعارض استثمارا كبيرا، وخاصة من قبل الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، فمن خلال الاستثمار في المدى القصير، يمكنك جني الفوائد على المدى الطويل، كما يمكنك تحويل الخيوط التي تم جمعها في المعرض إلى نوع من ولاء العملاء والحصول على أقصى استفادة من الاستثمار الخاص. لذا من المهم اختيار المعارض والمؤتمرات الصحيحة. عن طريق البحث بدقة، يمكنك تحديد ما إذا كان هذا الحدث سوف يطابق أهداف التسويق الخاصة بك ويمكنك من الوصول إلى جمهورك المستهدف. كما ينبغي أن تركز ميزانية التسويق المخصصة لهذا الحدث على توفير أقصى قدر من الزوار وضمان أن هؤلاء الزوار هم صناع القرار. كما ينصح الخبراء بضرورة سؤال منظمي المعرض عن دورهم في التسويق، وكيف سيكثفون من أعداد الزائرين. ذلك سيساعدك في وضع خطتك التسويقية.
  1. بناء علاقات
المعارض والمؤتمرات والمعارض التجارية منصة مثالية لمقابلة الأشخاص الرئيسيين في الصناعة الخاصة بك - مما يتيح لك الفرصة لتسويق عملك وجه لوجه والتحدث إلى أكبر عدد ممكن من الناس ومعرفة المزيد من أعمالهم. لذا تذكر أن تأخذ بطاقة أعمالهم. فأنت في حاجة إليهم بعد انتهاء المؤتمر. لا تنسى، أن هذه اللقاءات يمكن أن تستخدم أيضا كنوع من البحوث التسويقية. اطلب من الناس رأيهم في العلامة التجارية الخاصة بك، والمنتجات، ومن المؤكد أنه سوف يفاجئكم كم المعلومات التي سوف تحصلون عليها خلال يومين من التسويق وجها لوجه.
  1. التخطيط للمعرض
الإعداد للمعرض هو أمر حيوي للنجاح وسوف يساعد على تعظيم الفرص. اتبع دليل العارضين بعناية عند استلامه، وتأكد من تنظيم كل ما تحتاجه لموقعكم (مثل الإضاءة والكهرباء). احرص علي وضع أهداف لهذا الحدث ومن ثم قم بوضع تصور لطبيعة المكان الخاص بك في المعرض والمعلومات التي تحتاج لمعرفتها من المنظم لتقوم بوضع التصميم النهائي للمعرض.
  1. رسائل التسويق
تأكد من إعداد كل المواد التسويقية الخاصة بك في وقت مبكر من هذا الحدث. وينبغي أن تكون الرسائل الخاصة بك متناسقة وطبيعة المكان والحدث، وبما يضمن أنك تتواصل بشكل واضح مع عملائك وبحيث يمكنهم من معرفة من أنت وما هو عملك. إذا لم يكن لديك بالفعل ذلك، فسوف تحتاج إلى حديث المصعد " elevator pitch" حيث المطلوب منك أن تقول كل شيء يحتاج الزائر إلى معرفته عن عملك ونقاط البيع في أقل من 30 ثانية، وهو الوقت الذي يستغرقه الانتقال لبضع طوابق في مصعد.
  1. تكثيف الحضور إلى المعرض الخاص بك
 احرص على تعظيم وجودكم في هذا المعرض من خلال الجمع بين العديد من تقنيات التسويق. قم باستخدام البريد المباشر، والنشرات الإخبارية الإلكترونية والعلاقات العامة للإعلان عن معرضك قبل الحدث. كما أنه من المهم فحص موقع المؤتمر لمعرفة من هم الشركاء الإعلاميين، فهم عادة ما يقومون بإعداد الاخبار والمقالات. اتصل بالصحفيين واسمح لهم معرفة ما يمكن أن يقدمه المعرض للحضور وزودهم بالمعلومات الخاصة بك، وأحدث الأخبار ودراسات لحالة العملاء وقصص  النجاح التي حققتها، فهذه المعلومات وسيلة فعالة للحصول على دعم لمنتجك أمام الصحفيين والجمهور..
  1. المتابعة لما بعد المؤتمر
تذكر أن الحدث لا ينتهي بمجرد مغادرتك المكان. في الواقع، في معظم الحالات من هنا يبدأ العمل وتبدأ المهام. تأكد من متابعة جميع الخيوط التي قمت بنسجها خلال تواجدك في المؤتمر والمعرض. وهو ما يعني تتبع الذين زاروا الجناح الخاص بك وهو أمر سهل إذا ما جمعت البيانات الخاصة بهم ووضعت جدول للمتابعة بعد الرجوع للمكتب.أنت تحتاج إلى الحفاظ على عملك وصورتك في الجزء الأمامي من عقول الزائرين لجناحك في المعرض من خلال البقاء على اتصال بعد انتهاء المؤتمر. وهذا يزيد من فرصة التحولات في المبيعات.من المهم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الشخصية للناس، بدلا من الرسائل التي تستهدف المجموعات، ذلك يشعرهم بأهميتهم بالنسبة لك ويشجعهم على الاستجابة والبقاء على اتصال معك.تذكر أن ...
  • الكثير من المبيعات يمكن أن تكتمل خلال المؤتمر أو بعد ذلك بقليل. ومع ذلك، فالبقاء على اتصال وعلى أساس منتظم يساعد على تحقيق أقصى قدر على المدى الطويل.
  • السمعة الجيدة ومنصات العرض الممتازة تمهد الطريق لبناء الوعي بالعلامة التجارية ويقود إلى تدفقات ملموسة في المبيعات. من المهم الحفاظ على الزبائن وكسب رضاهم.
  • حضور حدث أو مؤتمر أو معرض يقدم فرص للتواصل مع العملاء ويفتح آفاقا جديدة للعمل على حد سواء.
وفي النهاية...كان هذا جزء قليل من الأفكار الكثيرة التي لازالت تقفز إلى ذهني بعد ايام قليلة من انتهاء المؤتمر، ومن المؤكد أن لديكم الكثير من الأفكار والخبرات التي سيكون من الرائع مشاركتكم لنا إياها!