ما المهارات الواجب إتقانها من قبل مديري المكتبات في العصر الحديث؟ هناك مهارات متعددة اكتشفها وتعلمها مديرو المكتبات بالخبرة والتجربة، بدءً من إدارة النزاعات وحتى تفادي الإرهاق. في ورشة تدريبية لها حول المهارات الضرورية لمدير المكتبة، ألقت "سارة هافتون" الضوء على بعض المهارات التي تمنت لو أتقنتها قبل أن تتبوأ منصب مدير مكتبة سان رافاييل العامة. في التدوينة الأولى والثانية، استعرضنا أول 5 مهارات ضرورية: إدارة النزاعات، الإلمام بالمسائل القانونية، التواصل مع الشركاء، إدارة المنشآت، وقراءة الميزانية.

في هذه التدوينة، نستعرض ثلاثة مهارات إضافية من الجوانب التالية: كيف لمدير المكتبة أن يؤكد أهمية "الانضباط" في المكتبة؟ ما المعلومات التي يحتاج إليها مدير المكتبة للتواصل الفعال مع المنسوبين الذين يعملون تحت إدارته، من الشباب والشيوخ على حد سواء؟ كيف يقوم المدير بالدعاية لمكتبته عن طريق المحادثات اليومية داخل المجتمع المحيط به؟

الانضباط

هنا تؤكد "سارة على حقيقة غاية في الأهمية، هي أنه لا يريد أي شخص أن يضطر إلى إخبار أحد مرؤوسيه بأن مستوى أدائه سيء، على الرغم من أن مهارة الحفاظ على الانضباط داخل المكتبة أساسية للمدير... حيث أن هذه الصفة (مدير) تجعل بعض الأمور متاحة بالنسبة له، وبعضها غير متاحة."

تعالوا نتخيل السيناريو التالي: أول يوم عمل في الأسبوع، وقد تبوأت منصب مدير المكتبة مؤخرا. وأنت في طريقك إلى مكتبك، لاحظت هرجا ومرجا وراء ظهرك: فقد قام أحد المنسوبين بمداعبة زميل له في وجهه! على الرغم من أول رد فعل لك قد يكون بفصل هذا الموظف، فإن بنود التوظيف قد لا تتيح لك هذا القرار. لذا، ماذا بوسعك؟ ما المعلومات اللازمة لتحافظ على بيئة عمل صحية داخل المكتبة؟

من الأهمية بمكان أن يتم إعداد إجراءات تنظيمية دون تخطي الحدود المسوح بها، حتى وإن تبوأت مخرا منصب إدارة المكتبة وتتحمس لأن تعكس شخصية جدية وحاسمة. احرص أن تكون على دراية جيدة بالمسوح وغير المسموح به ضمن بنود العقد، ولا تترد في معالجة أي سلوك غير لائق.

إذاً، ما أنسب وأيسر طريق لتفعيل الانضباط داخل المكتبة؟ التواصل والحوار. تأكد من إدراك موظفي المكتبة لمستوى الانضباط الذي تتوقع داخل المكتبة من خلال التواصل معهم ونقل سقف هذه التوقعات إليهم. يمكنك الاستعانة بإدارة الموارد البشرية لأنهم مهرة بفنون النظام.

كما يمكنك استشارة مديرين آخرين عن تجاربهم مع تفعيل الانضباط داخل المكتبة. فاكتساب الخبرة ممن مر بهذه المواقف من قبل يعينك على بناء وإتقان مهارات قيمة تحتاج إليها في عملك كمدير للمكتبة.

Enforcing Discipline in the Workplace  (slideshow) 

10 Tips for Effective Workplace Communication

The 5 Steps of Progressive Discipline

التواصل مع الأجيال

شغلت "سارة" منصب المدير في عقدها الرابع – 37 سنة – وكان أغلب المنسوبين تحت رئاستها في عقدهم السادس، أخذا في الاعتبار أن أكثر مديري المكتبات يكونون فوق الستين. كان من الصعب علي تفهم عقلية الشيوخ، وبالمثل واجهت صعوبة في فهم عقلية الشباب.

وعلى مستوى الاحتراف في العمل، فإن تفهم آراء ودوافع كل منسوب على حده غاية في الأهمية. هنا، نجد "سارة" قد خبرت عقليات الأجيال المتنوعة لمرؤوسيها مع التجربة، مع أنها كانت تتمنى لو سبرت أغوار توقعات كل جيل منهم قبل ذلك بكثير.

مع زيادة أعداد صغار السن – بين أعمار 20 إلى 30 – الذين يشغلوا مناصب إدارية في المكتبات قد تعن مثل هذا الأسئلة: كيف أتواصل بفاعلية كمدير مع المرؤوس الذي يكبرني سنا أو يكون تربا لي؟ ما الفرق بين دراستي وخبراتي المكتبية مقارنة بأترابي أو من هم أكبر مني سنا من المنسوبين؟

الإجابة ببساطة هي: تعامل مع المنسوبين بمستواهم العقلي. ابحث عما يحفز كل منهم. العالم يختلف باختلاف الناظرين إليه، لكن ليس بالضرورة أن يكون الاختلاف سيئا. أي المواصفات الإدارية تؤتي ثمارها معهم وأيها لا تجدي؟ وعلى الرغم من إمكانية تغيير بعض هذه الأمور أو بقائها على ما هي عليه، فإن غيرها يؤثر حتما على أسلوب تواصلك مع المنسوبين.

Leading the Four Generations at Work

The Boomer-Millennial Workplace Clash: Is it Real?

How to Manage Different Generations

الحوارات الترويجية للمكتبة

من شأن حوار ترويجي للمكتبة التي تتولى إدارتها أن يؤتي ثماره أبعد مما تتصور. هل تفعل ذلك؟

"عند دخولك مصعد طبيب الأسنان، أو وقوفك في طابور السوبر ماركت، ويسألك أحدهم عن سير الأمور في المكتبة، فأنت تريد أن تجيب بأمانة...لكن ليست هذه هي الرسالة التي تريد إيصالها على الدوام (أنك تجيبه بأمانة). يتوجب عليك أن تملك القدرة على عرض صورة المكتبة في كل الأحوال."

ما الذي تنجزه المكتبة بنجاح؟ ما هو آخر نظام عملت عليه؟ ما الأمور التي تتحمس لها أكثر؟ ما مستوى الدعم الذي يقدمه المجتمع للمكتبة التي تديرها؟

ينبغي أن يصل الحوار الترويجي للمكتبة إلى نقطة الجمود، فمع تغير الأهداف والمشاريع، لا بد أن يستمر الحوار ويتواكب. كمدير مكتبة، استغل مداخلاتك اليومية بنقل ما تحرزه المكتبة من تقدم إلى المجتمع المحيط بك. مثل هذه الحوارات القصيرة لا تنقل وتروج رسالة المكتبة إلى الجمهور وحسب، بل تتيح التعبير عن أنفسهم، وأن يصبحوا شريكا في جهود المكتبة، مهما كانت مدة الحوار قصيرة.

مترجم عن Liz Van Halsema لـ sirsidynix