بالرغم من اختلاف المسميات لاتزال مبادئ إدارة دورة حياة المعلومات سارية المفعول. فما يحدث اليوم هو مجرد فتور الحماس المتجه للتركيز على إدارة التخزين، حيث الاهتمام الحق يتركز اليوم على البيانات-مؤسسة الدراسات والأبحاث العالمية جارتنر".
معظم العاملين في حق المعلومات والمكتبات لايزال يذكر الضجة التي تم إثارتها حول إدارة دورة حياة المعلومات (ILM) في وقت مبكر من عام 2000؟ في واقع الأمر ما حدث أن هذه الضجة ذهبت في طريقها مع الكثير من التعبيرات الطنانة التي تسللت إلى صناعة تقنية المعلومات على مدار السنوات الفائتة، وبحيث أصبح من النادر تداولها مع وجود تقنية التشغيل الآلي، والتخزين السحابي والعديد من البرامج التي تأخذ الأضواء، مما يجعل الكثير يفترض أن إدارة دورة حياة الموضوعات موضوع قديم. ومع انفجار أحجام البيانات، تصبح مفاهيم التصنيف وإدارة المعلومات وتخزينها على مر الزمن وفقا لتكلفة وقيمة الأعمال أكثر أهمية من أي وقت مضى– مما يدفعنا لإعادة النظر في مبادئ ILMوالنظر إليها كمهام مركزية تتواجد في المؤسسات، فقد يكون الأمر كله مجرد تحول في التركيز والمسميات والتي تتنوع ما بين الاستكشاف الإلكتروني e-discovery ، أو الأرشفة archiving، أو تحليل ملف file analysisوالتي تعكس رغبة قوية للشركات لمعرفة ما الذي لديهم من بيانات، و مدى السرعة التي يمكنهم استرجاعها، واذا ما كانت في المكان المناسب، والذي وغالبا ما يكون في السحابة.
يشير المحلل غارث لاندرز Garth Landers في مؤسسة جارتنر إلى أنه عند العودة بالتفكير إلى أصول ILM، سنجد أن هذا المصطلح ظهر لأول مرة كأحد حلول إدارة التخزين، والتأكد من أن البيانات في مكانها الصحيح وعلى أساس التكلفة والقيمة. اليوم يبتعد التركيز عن إدارة التخزين وينتقل إلى التركيز حول البيانات وتقنيات إدارة البيانات، وسياسات الاحتفاظ بالبيانات والتي تمثل نقطة الصراع الأكبر في الشركات، وحيث العديد منها يرغب أن تكون فترات الاحتفاظ بالبيانات قصيرة إلى حد ما وخاصة في ظل تضخم البيانات. ولكن على الطرف الآخر من المعادلة، وعندما ننظر إلى فترات الاحتفاظ وإدارة دورة حياة البيانات ILM، في كثير من الأحيان قد تصبح فترات الاحتفاظ أطويلة، كما قد يكون هناك تردد في حذفها، لأن آثارها ليست واضحة على قيمة أعمالها.
مراحل دورة حياة البيانات
قد يكون استخدامنا لكلمة دورة حياة. "“Life Cycle " محل خلاف لدى الكثيرين والذين يرون أنه ليس المصطلح الدقيق هنا، وذلك لأن البيانات لا تقوم بإنتاج أو إعادة تدوير نفسها، ولعل المصطلح الأقرب إلى الحقيقة قد يكون تاريخ البيانات "“Life History " إلا أن هذا المصطلح غير مألوف، حيث على المدى الطويل تم استخدام مصطلح "تاريخ الحياة" لوصف مراحل نمو الكائن الحي مثل الفراشة على سبيل المثال، لذا نجد أن استخدام مصطلح دورة حياة البيانات " "Data Life Cycle ورغم كل الخلافات حوله هو الشائع وهذا ما سيتم استخدامه هنا، بالرغم من أنه يمكننا القول أنه لا يوجد فهم مشترك لما يسمى "دورة حياة بيانات" ولكن الإيجابي هنا، أن المتخصصين في إدارة البيانات والذين يقرون أن هناك حقا دورة حياة للبيانات، قاموا بتحديد مراحل هذه الدورة وخصائص كل مرحلة والتي تمثلت فيما يلى:
التقاط البيانات Data Capture:
التقاط البيانات، يعنى العمل على خلق قيم للبيانات الغير متواجدة في المؤسسة ويمكن التقاط البيانات من خلال الحصول على البيانات الموجودة بالفعل والتي تم إنتاجها من قبل المنظمة خارج المؤسسة و/أو ادخال البيانات وخلق قيم للبيانات الجديدة التي تمت بفعل الإنسان أو الأجهزة التي تولد بيانات عن المؤسسة
صيانة البيانات Data Maintenance
صيانة البيانات هو التركيز على مجموعة واسعة من أنشطة إدارة البيانات. وبسبب هذا، تواجه حوكمة البيانات الكثير من التحديات في هذا المجال. ربما يكون واحدة من أهمها كيفية الترشيد وتوفير البيانات إلى نقطة النهاية والقيام بتجميع البيانات واستخدام البيانات، على سبيل المثال، منع انتشار النقل من نقطة إلى نقطة.
توليف وتجميع البيانات Data Synthesis
هذه المرحلة جديدة نسبيا، وربما لا تزال غير شائعة جدا في دورة حياة البيانات. وهي تركز على خلق قيم البيانات عن طريق المنطق الاستقرائي، وذلك باستخدام بيانات أخرى كمدخل وتعتمد على التحليلات التي تستخدم النمذجة، مثل التي تتواجد في نماذج المخاطر، ونمذجة لاتخاذ قرارات
استخدام البيانات Data Usage
وهي المرحلة التي تصل فيها البيانات إلى نقطة حيث يتم استخدامها لدعم المؤسسة. إنه تطبيق البيانات والمعلومات في المهام التي تحتاجها المؤسسة لتشغيل وإدارة نفسها. قد تكون هناك قيود تنظيمية أو تعاقدية بشأن الكيفية التي يمكن في الواقع أن تستخدم البيانات، حيث أن جزء من دور إدارة البيانات هو ضمان احترام هذه القيود
نشر البيانات Data Publication
نشر البيانات هو القيام بإرسال البيانات إلى موقع خارج المؤسسة، من المهم الانتباه إلى أنه بمجرد إرسال البيانات خارج المؤسسة من المستحيل أن يتم استدعاءها. قيم البيانات الخاطئة لا يمكن تصحيحها طالما هي بعيدة عن متناول المؤسسة. قد تحتاج إدارة البيانات للمساعدة في تحديد الكيفية التي سيتم بها التعامل مع البيانات غير صحيحة التي تم إرسالها من المؤسسة.
أرشفة البيانات Data Archival
أرشفة البيانات هي عملية نقل نسخ من البيانات إلى بيئة حيث يتم تخزينها في حالة الحاجة إليها مرة أخرى في بيئة إنتاج غير نشطة، وإزالة هذه البيانات من جميع بيئات الإنتاج النشطة
أرشيف البيانات هو مجرد مكان حيث يتم فيه تخزين البيانات، ولكن في حال لزم الأمر أي صيانة، واستخدام، أو نشر. يمكن استعادة البيانات
تطهير البيانات Data Purging
وهذه المرحلة تمثل النهاية الفعلية لحياة البيانات التي لدينا. تطهير البيانات هي: إزالة كل نسخ البيانات من المؤسسة في الوضع المثالي يحدث ذلك ضمن مرحلة الأرشفة فهناك يتم أخذ الحكم بشأن إعدام البيانات أو الاحتفاظ بها.
دورة حياة المعلومات والحوسبة السحابية
فكرة إدارة دورة حياة المعلومات (ILM)، في جوهرها، تتمحور في أن البيانات لها بداية ووسط ونهاية. ويشير ذلك إلى أن تدفق المعلومات من خلال المؤسسة يمكن أن تدار في مراحلها المختلفة منذ التوليد وحتى التقادم. ولكن عند الحديث عن بيانات ومعلومات مخزنة في سحابة، تصبح دورة حياة المعلومات أقل وضوحا، ويصبح موضوع الحذف والإبقاء على البيانات موضوعا أكثر تعقيدا.
وتستخدم معظم السحابات ما يعرف باسم البنية المعمارية "متعددة الإيجار"، حيث يشارك العديد من العملاء سحابة مشتركة يحصلون من خلالها على مجموعة محددة من الخدمات الآمنة وبتكلفة منخفضة. عديدة.
ولكن عندما يتعلق الأمر بدورة حياة المعلومات فإنه من المهم أن نفهم الفروق الدقيقة في هذه العمارة، وكيف أن وجود هؤلاء المستأجرين الغير مرئيين قد يؤثر على البيانات الخاصة بك. هناك دائما احتمال للإهمال البشري والخطأ، والسيطرة الكاملة على البيانات طوال دورة حياتها قد لا يكون من الممكن دائما.
يقول هوارد Howard Frear، مدير المبيعات والتسويق في برامج Easy Software. "عليك أن تكون على يقين من أن لديك رؤية حول عنصر الأمن عند التفكير في عملية إدارة تلك البيانات، وخصوصا حول سياسات الأرشفة والاحتفاظ بالبيانات."
مع تطور المنصات السحابية متعددة الإيجار إلى حد كبير على مدى السنوات القليلة الماضية، فإن معظم المستخدمين الآن يجدون أنفسهم قادرون على استخدام الضوابط الحبيبية granular للوصول وإدارة كافة البيانات الخاصة بهم مما يقلل من مخاوف حذف البيانات بطريق الخطأ.
اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) والحوسبة السحابية
اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)هي اتفاقية تفاوض بين طرفين أحدهم يكون العميل والأخر هو مزود الخدمة. ويمكن أن يكون هذا العقد بطريقة رسمية أو غير رسمية حيث يمكن للمنظمات أن تركز اهتمامها.
تسجل الـ SLA التفاهم المشترك بين الخدمات، والأولويات، والمسؤوليات، والضمانات والكفالات. ويجب على كل مجال من مجالات نطاق الخدمة أن يكون لديه 'مستوى الخدمة' معروف. ويمكن أن تحدد الـ SLA مستويات التوافر، والأداء والعملية، أو السمات الأخرى للخدمة
من المتعارف عليه أن المزود يضع مستوى الخدمات الأساسية للجميع. ولذلك، فإن أي مستأجر يطلب مستوى عالي من SLA فسوف يحتاج إلى إعدادات إضافية. "وبعض مزودي الخدمة قد لا يكونوا على استعداد للقيام بذلك لأنها قد تؤثر على عملهم وتعاقداتهم، لذلك أنت مضطر للنظر في اتفاقيات مستوى الخدمة الأساسية لمختلف مقدمي الخدمات والبحث عن تلك التي تلبي بشكل وثيق الاحتياجات الخاصة بك
حذف البيانات
أكبر خطأ يقع فيه الناس الذين يضعون البيانات الخاصة بهم في السحابة الاعتقاد بأن السحابة هي مصدر لا نهائي. أنت تشتري مساحات تتسع لأحجام محددة من البيانات، وعندما تتضخم معلوماتك والبيانات المخزنة في السحابة، لن يكون بإمكانك الاستمرار في حفظ بيانات جدية، ولكن بطريقة ما، يمكنك شراء المزيد من مساحات التخزين والبائعين يرغبون ببيعه لك، وكل جيجابايت إضافي أنت تدفع مقابله. والأهم أنه " ليس من الضروري لكل البيانات أن تعيش إلى الأبد، فهناك الكثير من الأسباب التي تدعو إلى حذفها في أوقات محددة،
في الواقع، خطط التخلص من البيانات كجزء من شهادة ISO 27001 هي طريقة يمكن من خلالها حذف البيانات نهائيا. ومع ذلك، فإن الطريقة الأكثر فعالية هي ببساطة إزالة ملكية هذه المسؤولية من مزود سحابة.
كيف تختار مزود السحابة
سؤال آخر كبير يواجه الكثير من المستخدمين للسحابة، وهو كيف نختار مقدم سحابة الصحيح؟ ببساطة مزود السحابة الصحيح هو ذلك الذي يساعدك في إدارة المعلومات في جميع أنحاء دورة حياتها كاملة.
والسؤال الأخر المهم في هذا السياق والذي غالبا ما ينسى، هو ما الذي تتطلع إلى تحقيقه. هل ما تتطلع إليه هو توحيد البيانات أم الزيادة في الكفاءة أو القدرة على الأرشفة على مدى فترة طويلة من الزمن؟ أنت تحتاج إلى الوصول إلى الإجابة التي بمقتضاها يمكنك وضع استراتيجية صلبة تؤدي إلى النجاح.
هناك قدرا كبيرا من السحابات التي تدعم المنظمات، ومن المهم تجنب أي خيار يقوم على تقديم نهج "حجم واحد يناسب الجميع " فكل سحابة لها رحلة مختلفة.
بالإضافة إلى ذلك، ينبغي للمنظمات أن تتذكر أنه في حين أن العديد من البائعين على استعداد لبيع الخدمات السحابية لعملائهم، إلا أن ذلك لا يعنى أنها دائما قادرة على تقديم الدعم المستمر في حال ظهور أية مشكلات. وهذا أمر مهم خاصة بالنسبة للمنظمات التي لا تملك موارد تمكنها من إدارة نفسها بنفسها، مثل تلك الموجودة في القطاع العام.
إذ كان خيار إدارة دورة حياة المعلومات القائمة على السحابة هو خيار أكثر فعالية من حيث التكلفة للمنظمة، فلابد للمزود أن يكون قادرا على دعم عمليات ILM من البداية وحتى النهاية، من أجل التأكد من أن كل قرش يستثمر في الانتقال إلى سحابة أكبر، ويمكن أن يبرهن على وجود العائد على الاستثمار ".
المراجع:
http://www.information-management.com/news/data-management/Data-Life-Cycle-Defined-10027232-1.html
