يمكن للبيانات الرقمية أن تتدفق بوفرة كبيرة جدا، وأن تتشكل بسرعة أكبر، في كل مكان ومن كل الاتجاهات؛ وهذا ما يجعل تنظيم البيانات أمرا ضروريا. وفرة البيانات البحثية الرقمية تمثل تحديا أمام العاملين في مجال المكتبات والمعلومات، فهم مطالبون بتوظيف هذا التدفق الهائل للمعلومات، والحفاظ عليها للاستخدام في المستقبل؛ نظرا للخبرة المكتسبة في مجال المعلومات لدى أمناء المكتبات والتي تشكل عنصرا هاما في ضمان مرونة البيانات الرقمية والمعلومات التي تمثلها، وذلك من خلال إدارة البيانات الرقمية التي يولدها الباحثون اليوم ونقلها إلى الباحثين في المستقبل. وخلال هذه التدوينة سيتم العمل على توضيح بعض المفاهيم الخاصة بإدارة وتنظيم البيانات وإدارة الموارد الرقمية بصفة عامة، ومن ثم سيتم التعريف بالبيانات البحثية في المستودعات الرقمية والتي تتخذ أهمية كبرى بفعل طبيعة التطور التقني وانتشار ثقافة التقاسم والمشاركة بين المؤسسات البحثية، وقد نرى هذا ينعكس في طبيعة الموضوعات التي تتناولها المؤتمرات والنقاشات وورش العمل في السنتين الأخيرتين.

إدارة وتنظيم البيانات Data Curation

تنظيم البيانات هو الإدارة النشطة والمستمرة للبيانات طوال دورة حياتها، من الإنشاء والتخزين الأولي إلى الوقت الذي يتم فيه أرشفتها للأجيال القادمة أو للوقت الذي تصبح قد عفا عليها الزمن وتتطلب ضرورة حذفها. وتتضمن دورة حياة البيانات العديد من المراحل، قد تتمثل في تجميع البيانات، وتصوّرها، وتحسين قابلية الوصول إليها، واستخدامها الفعلي، وتقييمها، وتنقيحها بالشكل الأنسب، وتخزينها؛ وإعادة تدويرها. وقد تتضمن أيضًا استخدامها في مجال آخر أو لتحقيق أهداف مختلفة. يستخدم مصطلح data curation في سياق تقنية المعلومات كمرادف لإدارة دورة حياة البيانات.

  إدارة المواد الرقمية

يتضمن التنظيم الرقمي الحفاظ على بيانات المواد الرقمية مع الحفاظ على القيمة المضافة لها طوال دورة حياتها. وتؤدي الإدارة النشطة لبيانات البحوث إلى تقليل التهديدات التي تتعرض لها قيمتها البحثية على المدى الطويل وتخفف من مخاطر التقادم الرقمي. وفي الوقت نفسه، قد يتم تقاسم البيانات المنسقة في المستودعات الرقمية الموثوقة مما يحد من الازدواجية في الجهود المبذولة في مجال إنشاء البيانات البحثية، تعزز عملية إدارة البيانات من قيمة البيانات على المدي الطويل من خلال إتاحتها للبحوث عالية الجودة.

دورة حياة إدارة الموارد الرقمية

تعد عملية التنظيم الرقمي وحفظ البيانات، عملية مستمرة تتطلب فكرا كبيرا واستثمارا للوقت والموارد، وقد تختلف مراحل إدارة الموارد الرقمية فيما بين المؤسسات، وفقا لطبيعة المؤسسة وأهدافها، إلا أنه هناك مراحل وخطوات أساسية، تشتمل على ما يلي:

• وضع التصور والمفهوم: وفي هذه المرحلة يتم وضع تصور لكيفية إنشاء الكائنات الرقمية، بما في ذلك أساليب التقاط البيانات وخيارات التخزين.
• البدء في الإنشاء: إنتاج كائنات رقمية وتحديد البيانات الوصفية والبنية الهيكلية والتقنية.
• وضع خطة الوصول والاستخدام: ضمان أن المستخدمين المعنيين يمكنهم الوصول بسهولة إلى الكائنات الرقمية على أساس يومي. قد تكون بعض الكائنات الرقمية متاحة للجمهور، في حين أن البعض الآخر قد تكون محمية بكلمة مرور.
• التقييم وتحديد الإجراءات: تقييم الكائنات الرقمية وتحديد تلك التي تتطلب إدارة على المدى الطويل والحفاظ عليها. والالتزام بالتوجيهات والسياسات والمتطلبات القانونية الموثقة.
• التخلص: أنظمة التخلص من الكائنات الرقمية عادة لا يتم اختيارها للبيانات التي هي في حاجة لإدارتها والمحافظة عليها على المدى الطويل، فهذه لها من السياسات والمتطلبات القانونية ما يضمن تدميرا آمنا لهذه الكائنات.
• الاحتواء: نقل الكائنات الرقمية إلى أرشيف أو مستودع رقمي موثوق به، أو مركز بيانات أو ما شابه ذلك، وهذا يكون موجها بالسياسات والمتطلبات القانونية.
• إجراءات الحفظ: اتخاذ إجراءات لضمان الحفاظ على الطبيعة الرقمية للأجسام الرقمية والحفاظ عليها على المدى الطويل.
• إعادة التقييم: إعادة العمل على الكائنات الرقمية التي تفشل، واتخاذ إجراءات جديدة في التحقق والتقييم.
• التخزين: الحفاظ على البيانات بطريقة آمنة كما هو مبين من قبل المعايير ذات الصلة.
• التحويل: إنشاء كائنات رقمية جديدة من الأصل

 أنشطة تنظيم البيانات البحثية

تدعم أنشطة تنظيم البيانات دورة حياة بيانات البحوث بصورة أساسية (مثل وضع تصور، والتخطيط، والإنشاء، والتحميل، والنشر)؛ وهناك الأنشطة الأخرى ذات الصلة، التي تسهل أو تحفز إدارة البيانات وإعادة استخدامها من خلال المؤسسات المستقلة (مثل تحليل البيانات، ووضع السياسات).

المكتبات الأكاديمية هي أيضا مجالات طبيعية لتولي مهام تجميع البيانات البحثية، والأرشفة، والتوليف. ومع هذه المجالات الجديدة المثيرة للاهتمام، أصبحت بعض الوظائف الجديدة المتعلقة بالمكتبات من السلع الساخنة، فهناك عالم البيانات، أرشيفي البيانات، وخبير التمثيل المرئي للبيانات، وقيم البيانات. وهذه كلها وظائف جديدة تشير إلى مجالات النمو. كما أصبحت مجموعة من المكتبات الأكاديمية والمتخصصة والبحثية تأخذ على محمل الجدية موضوع مستودعات البيانات والبنى التحتية اللازمة لتنظيم البيانات. وسنوضح في تدوينه لاحقة الوضع الحالي لمستودعات البيانات البحثية، ولماذا تحتاج المكتبات لمثل هذا النوع من المستودعات، مع استعراض للمشهد الحالي المتغير لمستودعات البيانات، مما يزيد من حاجة المكتبات عموما إلى التفكير بجدية في مستودعات البيانات التي تقوم بالشراكة مع الجهود الوطنية والعالمية للبدء في تقديم الجيل التالي من خدمات المعلومات والبنى التحتية.

 مستودعات البيانات الرقمية

مع انفجار البيانات الرقمية التي تنتجها البحوث الحديثة أو المسجلة من خلال نشاطنا اليومي العام، مستودعات البيانات الرقمية تخزن كميات هائلة من المعلومات. وتحتفظ مستودعات البيانات بالمعلومات "عن طريق أخذ ملكية السجلات وضمان أن تكون مفهومة لمجتمع المستهدفين وإدارتها، وذلك للمحافظة على المضمون المعلوماتي والأصالة.

 حدد مركز بيانات البحوث التابع لإحصاءات كندا المستودعات الرقمية على النحو التالي:

المستودع (يشار إليه أيضا باسم مستودع البيانات أو مستودع البيانات الرقمية) هو عبارة عن كيان تفاعلي قابل البحث والاستعلام، وقادر على تخزين البيانات وإدارتها وصيانتها وتنظيمها. المستودع هو موقع يتم فيه تسجيل مجموعة متنوعة من البيانات الرقمية، التي يتم تخزينها بشكل دائم؛ لجعلها في متناول اليد عند استرجاعها، أو تنظيمها وإدارتها. تحافظ المستودعات على أنواع عديدة من المواد الرقمية وتديرها وتوفر إمكانية الوصول إليها بمجموعة متنوعة من الأشكال. يتم تنظيم المواد في المستودعات على الإنترنت لتمكين البحث والاستكشاف وإعادة الاستخدام. كما يجب أن تكون هناك رقابة كافية للتأكد من أن المواد الرقمية أصيلة وموثوق بها ويمكن الوصول إليها وقابلة للاستخدام على أساس مستمر.

 مستودعات البيانات البحثية:

مستودعات البيانات البحثية على الإنترنت هي البنى التحتية الكبيرة لقاعدة البيانات التي أنشئت لإدارة، مجموعات البيانات للباحثين، وتبادلها، والوصول إليها، وأرشفتها. ويمكن أن تكون المستودعات مخصصة لتجميع البيانات المتخصصة أو أكثر عمومية، تجمع عدة مجالات معرفية مثل العلوم أو العلوم الاجتماعية. ويمكن للمستودعات على الإنترنت أيضا تجميع البيانات البحثية للخبراء على الصعيد العالمي أو المحلي، وجمع البيانات البحثية لجامعة أو اتحاد من الجامعات من أجل المنفعة المتبادلة. الفكرة ببساطة هي أن تبادل البيانات يحسن النتائج ويدفع البحث والاستكشاف إلى الأمام.

يسمح المستودع بفحص نتائج الباحث وإثباتها، ومراجعة، والشفافية بشأنها، والتحقق منها من قبل خبراء آخرين خارج المقالة الأكاديمية المحكمة المنشورة. ويتيح وضع بيانات البحوث على الإنترنت إمكانية الوصول الفوري من قبل مجموعة من الباحثين المشتتين عالميا لتبادل النتائج وفهمها وتوليفها. ويوفر هذا التجميع والتوليف فرصة للتبصر والتقدم، والسعي البشري الفريد لتحقيق فهم أكبر. كما تسمح مستودعات البيانات بنشر بيانات سلبية مخفية سابقا، وهي أساسا تجارب لم تنجح. وهذا يتيح للباحثين الآخرين تجنب النهايات الميتة السابقة لأولئك الذين سبقوهم ولم يستطيعوا الوصول. كما يستفيد مجتمع عالمي من الخبراء من هذه المشاركة عبر الإنترنت أثناء تجميع بيانات البحوث.