بالطبع كان هناك الكثير من التحضيرات والكثير من البنود التي تم العمل عليها قبل بدء مؤتمر والتي تطلبت جهودا عالية من الجهات المضيفة للتعامل مع الميزانية والرعاة والترتيبات الخاصة بالمرافق الخاصة بمكان المؤتمر مثل قاعات الاجتماعات، والمطاعم، وتقنية المؤتمرات وغرف الفندق و البرنامج الاجتماعي و المعرض وتسهيلات الوصول والدعم للأشخاص، والكثير من الامور اللوجستية مثل السفر بين مختلف الأماكن و المسائل الإدارية والقانونية، إلخ.سأحاول خلال هذه التدوينة مشاركتكم بعض الأفكار والقضايا والتساؤلات التي لازالت تتصارع في داخلي بعد انتهاء المؤتمر. ومما لا شك فيه أن من حضر المؤتمر لا زال يعيش نفس الحالة، ولا زال يسترجع التفاصيل والخبرات التي عايشها خلال الثلاث أيام للمؤتمر...
كيف يمكن لمؤتمرات المكتبات أن تكون ناجحة؟
من الواضح أن عقد مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين، فقد يكون من السهل أن تشرع في البدء للتخطيط لمؤتمر ما، وتستطيع إنجاز هذه المهمة بالفعل. ولكن هل فكرت في حجم العمل المطلوب لتنطلق نحو إقامة مؤتمر ناجح بالفعل وقادر على إحداث نقلة نوعية في المجال الذي هو موضوع المؤتمر؟عند التفكير في الجهود التي قد تقوم بها الجهات المنظمة للمؤتمرات بصفة عامة ومؤتمرات المعلومات والمكتبات بصفة خاصة، على الأرجح أنك ستفاجأ لكثرة المهام المنوطة بهم؛ ابتداءَ من تعيين رئيس المؤتمر وتعيين المتحدثين الأساسيين في المؤتمر وتحديد الموعد النهائي للأوراق المقبولة، وتقسيم هذه الأوراق حسب موضوعات معينة وتعيين رؤساء للجلسات، وهناك الأمر الأصعب والمتعلق بالقادمين من البلدان التي لابد لهم من الحصول على تأشيرة دخول للبلد المضيف. من المؤكد أن هناك الكثير من الجهود يتم بذلها لتأمين وصول أغلب المشاركين، ومن المؤكد ان هناك كم لم يستطع الوصول ولأسباب متعددة!!!!
كيف يتم قياس نجاح المؤتمر ؟؟؟
الكل يأتي حاملا توقعات دفعته للمشاركة في المؤتمر، فالبائعون يريدون التسويق لمنتجاتهم الحالية وفتح آفاق جديدة لأعمال جديدة ولشراكات وتوسعات قد تحدث، والباحثون منهم من شارك لعرض ما لديه ومنهم من جاء للاطلاع على ما لدى الآخرين، أما العاملون في المكتبات ومراكز المعلومات والمؤسسات التعليمية، على الأرجح أنهم أتوا لرؤية ما لدى العارضين وما لدي الباحثين على السواء. هذا بالإضافة إلى حضور الطلاب والمهتمين بعالم المكتبات للاطلاع على ما يحدث من مستجدات في هذا المجال، إلخ.السؤال المهم هنا: هل حقق مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة – فرع الخليج هذا العام هذه التوقعات، لم يسألني أحد من المنظمين للمؤتمر عن رأيي حول المؤتمر وإذا ما كان قد حقق توقعاتي!!! بالطبع من الممكن أن يكون قد تم سؤال الأخرين – و ربما كان هناك استبيان ما، تم تصميمه بطريقة ما ولم أنتبه إليه، على العموم الاستبيان موضوع مزعج للكثيرين، ولا أراه في بعض الأحيان ذا جدوى كبيرة. إلا أن الذي لا شك فيه أن التقييم للفعالية جزء أساسي من عملية التحسين المستمر ولكن المهم كيف نفعل ذلك؟ أليست هناك طريقة غير رسمية حتى الآن أكثر تنظيما للحصول على ردود الفعل في مؤتمر دون استخدام المسح؟ كنت قد سمعت عن أسلوب يسمى "Listening Posts"، وهو مجموعة مختارة من المشاركين في المؤتمر الذين يوافقون على توزيع أنفسهم في الممرات وفي قاعات المحاضرات وفي المعارض وغيرها من الأماكن لتسجيل ما يقوله المشاركون الآخرون لهم عن المؤتمر. وهو في رأيي وسيلة أجدى من المسح الذي يتم في نهاية المؤتمر، وحيث يبدأ المشاركون في البحث والرجوع خلفا وتذكر الاحداث. وبغض النظر عن طبيعة النهج المستخدم للتقييم فقياس نجاح المؤتمر جزء أساسي ومن المهم البحث عن الأساليب الأفضل لإتمام هذه العملية.
نظرة عامة في البرامج الأساسية لمؤتمرات المكتبات: يختلف برنامج المؤتمر وفقا لطبيعة المؤتمر، ومع ذلك هناك قواسم مشتركة ما بين معظمها. ندرج هنا قائمة من البنود المحتملة لبرامج المؤتمرات التي تقيمها المكتبات بصرف النظر عن مكان إقامتها والجهة المنظمة لها:
ما هي الأمور الأكثر أهمية للمشاركين في المؤتمرات ؟؟؟
- افتتاح المؤتمر والذي عادة ما يضم تصريحات من الجهة المنظمة المضيفة ومسؤولين آخرين لهم علاقة.
- مقدمة عن العملاء والمتحدثين والرعاة
- الملاحظات المتعلقة بسير المؤتمر
- الجلسات العلمية، وقد تشمل المناقشة
- ورش العمل والتدريب
- مجموعات النقاش والجلسات الخارجية التي يتم فيها مناقشة موضوعات ترتئيها اللجنة المنظمة للمؤتمر
- المعارض وعروض الشركات ذات العلاقة بالمكتبات والمعلومات
- الفعاليات الاجتماعية وقد تشمل العروض الترفيهية والرحلات والجولات
- الجلسة الختامية للمؤتمر والتي قد تشمل التوصيات.
ما هي الأمور الأكثر أهمية للمشاركين في المؤتمرات ؟؟؟ موضوع الأهمية والقيمة المضافة عندما يتعلق بالمشاركين والحضور للمؤتمر، هو موضوع نسبى يرتبط بتوقعات المستفيدين والدوافع التي كانت المحرك الأساسي لحضورهم. ورغم ذلك هناك أمور يتم الاجماع عليها مثل: المحتوي الذي يقدمه المؤتمر، سواء كان ذلك ممثلا في الأوراق المقدمة والمتحدثين أو العارضين. كما أن هناك بعض الأمور في غاية الأهمية للعديد من الحاضرين والتي قد تمثل بالنسبة للكثير دافع قوي للعودة في السنوات القادمة والحرص على المشاركة في المؤتمر، الخبرات التي يكونها الحضور حول المؤتمر أمر في غاية الأهمية والذي تتحمل اللجنة المنظمة الجزء الأكبر في جعله خبرة إيجابية أو سلبية. التسهيلات التي تقدمها إدارة المؤتمر للحضور والمشاركين عامل حيوي لبناء تجربة إيجابية يعيشها الحضور، والتي يلمسها المشاركون من خلال اهتمام اللجنة التنظيمية بأدق التفاصيل التي من شأنها توفير الراحة والتعلم الممتع وتشجع على تبادل الخبرات والمصالح، وهنا نركز على كلمة المصالح، حيث الكثير من الحضور يمثل المؤتمر لهم فرص للعمل والاستثمار. وكما أن المحتوي التعليمي مهم للكثير من الحضور فالعلاقات الاجتماعية كذلك أمر في غاية الأهمية. وهنا يتبادر إلى ذهني سؤالان، الأول: ما حجم الفعاليات الاجتماعية التي اشتمل عليها مؤتمر جمعية المكتبات المتخصصة وهل هو كافِ ويرتقي وتوقعات الحضور؟؟ سؤال لابد للجنة المنظمة من إعادة التفكير فيه وتقييم جهودها في هذا المجال وإثارة التساؤلات حوله والاستماع إلى أراء من شاركوا في هذا المؤتمر والأخذ بتوصياتهم. السؤال الثاني هو: هل كان من المهم إقامة حفل تعارفي غير رسمي قبل بداية المؤتمر وهو احتفال شبيه بما يعرف بــــــــ " Gala Party" والذي يمنح الحضور فرصة للتعارف والانخراط في موضوعات مشتركة؟؟؟كما لابد أن نضع بالحسبان أن المعارض المصاحبة للمؤتمرات هي بالعادة من نقاط الجذب للحضور. لذا يتم في العادة دراسة المهام التي تتحملها اللجنة المنظمة للمؤتمر والشركات المشاركة في المعرض والتي دفعت مقابل مساحات العرض وعادة ما يتم النقاش والتفاوض فيما بينهم حول دور كل منهم. تصميم المعرض والتسهيلات المتواجدة داخل المعرض لها دور في بناء تجربة ناجحة عند الحضور، كما أن التجديد في التصميم وطرق العرض عامل له الكثير من الأهمية. هذا بالإضافة إلى أهمية النظر إلى الطرق التي يتم فيها تقديم العروض حول الشركات والمنتجات. وهنا من المهم النظر إلى جدول مواعيد المحاضرات التي تتم في القاعات الأخرى والتنسيق قدر الامكان لوضع جداول تضمن حضور العروض في المعرض والقاعات. هذا وقد يكون توفير العارضين لرعاية وجبة غداء أو استراحة لتناول القهوة، فكرة جيدة وفرصة للحديث حول المنتجات.مساحة المعرض والوصول إلى منافذ الطاقة، والوصول إلى اتصال بالإنترنت، وأسلاك التمديد، هي أيضا من الأمور التي تعمل على نجاح المعرض والمؤتمر بصفة عامة.
عوامل تساهم في نجاح المعارض المصاحبة للمؤتمرات:
عوامل تساهم في نجاح المعارض المصاحبة للمؤتمرات: في العالم الرقمي الذي نعيشه الآن، توفر المعارض فرص حقيقيه للعمل وتزودها بميزة تسويقية فريدة من نوعها، فهي فرص للقاء، والتواصل وبناء علاقة مع العملاء الحاليين والمحتملين. لذا من المهم الأخذ بالأمور التالية:
- دع الناس يروك في المعارض الصحيحة:
- بناء علاقات
- التخطيط للمعرض
- رسائل التسويق
- تكثيف الحضور إلى المعرض الخاص بك
- المتابعة لما بعد المؤتمر
- الكثير من المبيعات يمكن أن تكتمل خلال المؤتمر أو بعد ذلك بقليل. ومع ذلك، فالبقاء على اتصال وعلى أساس منتظم يساعد على تحقيق أقصى قدر على المدى الطويل.
- السمعة الجيدة ومنصات العرض الممتازة تمهد الطريق لبناء الوعي بالعلامة التجارية ويقود إلى تدفقات ملموسة في المبيعات. من المهم الحفاظ على الزبائن وكسب رضاهم.
- حضور حدث أو مؤتمر أو معرض يقدم فرص للتواصل مع العملاء ويفتح آفاقا جديدة للعمل على حد سواء.
