نظم إدارة الوثائق الرقمية: مكتب بــلا أوراق

من الصعب أحياناً استيعاب ضخامة الانفجار الحاصل للبيانات التي يتم إنشاؤها من قبل البشر في هذا الوقت القصير نسبياً و منذ بدأت الحوسبة. وفقا لبعض المحللين، في عام 2013 تتوالد كل يومين نفس الكمية من البيانات التي شهدها التاريخ البشري قبل 10 سنوات، والذي كانت ما يقرب من 5 مليار غيغا بايت. الأكثر إثارة للدهشة، أن التقديرات تشير إلى أنه بحلول العام المقبل، سوف تتوالد نفس البيانات كل 10 دقائق. (على المستوي الشخصي أغمض عيناي فربما استوعب)

سيناريوهات الاوراق المتكدسة: تجربة مشتركة

كلنا يدرك كيف يحصل ذلك في العادة. أولا هناك اثنين، أنت والعميل. كل شيء واضح وضوح الشمس، حيث الاتصال مباشر والعلاقات ودية، و لا توجد مشكلة في التعامل مع بعض الوثائق بين الحين والآخر. ثم تأتي مرحلة البدء في كسب المزيد من العملاء وتوظيف المزيد من الموظفين. تصبح الأمور أكثر تعقيدا. تحتاج إلى تخزين المستندات والملفات في مكان ما – وإلا سيقوم موظفيك بإرسال نسخ احتياطية من الوثائق لا تعد ولا تحصى لبعضهم البعض، وقد يقومون بإنتاج الوثائق نفسها مرارا وتكرارا من الصفر لأنهم لا يعرفون أنها موجودة بالفعل. وهلم جرا. النتيجة: الكثير من الجهد والوقت الضائع الذي تدفع انت ثمنه. ومن ثم النفقات تتزايد والأرباح تقل. في نفس الوقت، أنت تحتاج لتخزين المعلومات عن العملاء في مكان ما مثل تفاصيل الاتصال، وأعياد الميلاد، وثائق يرسلونها لك، وغيرها.هذا يعني مزيد من الملفات, مزيد من الوثائق والتي قد نتوه في جوانبها وننفق ساعات في البحث عن ملف Word أو صفحة انترنت htm مخزنة وسط كم من المجلدات Folders ضمن أقراص التخزين الصلبة (الهارد ديسك) . وكلما زاد عمر المؤسسة وفي ظل استخدام العديد من المؤسسات النظم اليدوية التقليدية فى حفظ واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات، من الطبيعي ظهور العديد من المشاكل المتعلقة بتنظيم إدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التى يمكن أن يتطلبها نظام العمل فى المؤسسة. ومن هنا تبدأ أفكارك تتحول إلى التوجه الي نظم إدارة الوثائق. وكلما كان القرار والتوجه أسرع كلما سارعت بتحقيق ميزة تنافسية.

كفاءة إدارة الوثائق أمر ضروري لنجاح المؤسسة. تشير الدراسات الحالية الي أن حوالي 80-90٪ من المعلومات الخاصة بالشركات والمؤسسات تكون على هيئة وثائق ورقية, كما ويتم إنفاق 50٪ من وقت المؤسسات للبحث عنها. ذلك يستدعي البحث عن حلول ذكية لأتمتة عملية جمع البيانات وإدارة الوثائق والعمليات وتحويل ماهو مطبوع مسبقا لشكل إلكتروني يسهل تحديثه واستخدامه في أي مكان داخل المنظمة أو المؤسسة.

أسباب تدعو لتحويل الملفات المطبوعة الي ملفات إلكترونية

توضح الأرقام التالية والصادرة من (Coopers & Lybrand) بعض الاسباب الحيوية التي تري انها تجعل من التحويل الالكتروني قرارا وإجراءات لابد منها:

• 90% من المؤسسات تستخدم الملفات والوثائق الورقية
• 90% من المؤسسات تخلط أوراق العمل بوثائق أخري
• متوسط نسخ الوثيقة الورقية ​​لا يقل عن 19 مرة
• غالبية الشركات تنفق من أموال العمل ما يعادل قيمة 20 دولارا في العمل لتقديم الوثيقة، و120 دولار لإيجاد وثيقة أو ملف وضع في مكان خطأ Misfiled، و 220 دولارا لإعادة إنتاج وثيقة ضائعة
• تتراوح نسبة فقدان الملفات والوثائق الورقية حوالي 7.5٪ من الوثائق والملفات الخاصة بالمؤسسة، في حين أن 3٪ يحفظ في المكان الخطأ Misfiled
• حوالي 5- 15% من الوقت ينفق لقراءة المعلومات، في حين ينفق 50٪ للبحث عنها
• هناك أكثر من 4 تريليون وثيقة ورقية في الولايات المتحدة وحدها تتزايد بمعدل 22٪ في السنة

حلول تقدمها الأرشفة وإدارة المحتويات الرقمية
Document Management System

• حلول الالتقاط الذكية Intelligent Capture Solutionيمكن للمؤسسات أن تنفق أيام في محاولة العثور على الوثائق المخزنة في الأماكن الخطأ misfiled، والتي يمكن أن تضر الأعمال. من خلال عمليات الالتقاط الذكي intelligent capture processes ، يتم تخزين المستندات تلقائيا إلى نظام الأرشيف الرقمي عند الطباعة، أو المسح الضوئي، أو الإرسال عبر الفاكس أو عبر البريد الالكتروني.

• الوصول إلى المعلومات ومشاركتها عند الطلب Access & Share Information On-Demand
  مجموعة الوثائق التي يتشاركها الموظفون مع بعضهم البعض في مختلف الإدارات على الشبكة تساعد على تسهيل اتخاذ قرارات مستنيرة ودقيقة لجمع البيانات، وإدارة الوثائق بكفاءة.

• الفعالية Efficiency
  للوقت أهمية كبيرة في أعمال اليوم. وتسمح التكنولوجيا التي نوظفها في أعمالنا بإيجاد الملفات التي تحتاج إليها بفعالية ودق، وتحقيق أقصى استفادة من العقارات باهظة الثمن لتوسيع نطاق أعمالك وتوسيع مساحة المكتب.

• الخصوصية Confidentiality
  يمكن تشفير كافة المعلومات الإلكترونية، وتخصيص مستويات الدخول كما هو مطلوب.

• تكلفة فعالة Cost Effective
  تنص بعض القوانين على وجوب احتفاظ المؤسسات بالمستندات المالية والقانونية لسبع سنوات على الأقل. أرشفة هذه الوثائق إلكترونيا يلغي تكاليف الطباعة وتخزين دليل كل عام.

مكتب بلا أوراق يعني:

• العديد من المستخدمين يمكنهم الوصول إلى نفس الوثائق في نفس الوقت.
• وثائق متاحة للجميع في أي مكان في أي وقت.
• انخفاض التكاليف.
• لا يوجد غرف مغلقة، ولا يوجد وثائق مفقودة.
• لا تكاليف مهدرة لموظفي الارشيف والموظفين المشاركين في تقديم الوثائق واسترجاع الوثائق.
• إعادة رفع الوثائق لا يقتصر على شكل ثنائي الأبعاد.
• إمكانية إتاحة الوثائق على شبكة الانترنت وبوابات المواقع.
• الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي.

بقلم – هيـام حايك