في الواقع، الحصول على تمويل لميزانية المكتبة ليس مجرد أرقام أو جداول، بل يتعلق بتعريف كافة الأطراف المعنية وأصحاب العلاقة بقيمة المكتبة. وحتى تتمكن من التواصل الفعال الناجز وإثبات ما تمتلكه مكتبتك من قيمة أمام تلك الجهات، يتعين عليك امتلاك خطة استراتيجية.
هذه الخطة بمثابة الطريق إلى مكتبتك، حيث تجميع بين تفاصيل الرسالة التي تؤديها مكتبتك، وما تتبناه من مثل، والأهداف التي تسعى إلى تحقيها. عند معرفتك التامة بخطة مكتبتك الاستراتيجية، تصبح قادرا على تمثيلها بكل ثقة وإيجابية.
التحضير للتخطيط
لا تتوفر لدى كل المكتبات خطة استراتيجية محدثة، لذا إذا كانت مكتبتك ليس لديها خطة استراتيجية أو أن تلك الخطة قديمة وغير محدثة، فكر في عقد اجتماع لوضع خطة استراتيجية محدثة؛ حيث أن تعاون هيئة المكتبة يتيح إعادة تقييم قيمة مكتبتك، وأهدافها ورسالتها.
عملية التخطيط أو إجراءات التخطيط لا تقل أهمية عن الخطة ذاتها، أثناء التخطيط، يتبنى المكتبيون تفكيرا نقديا حيال رؤيتهم للمكتبة في الوضع الراهن والمستقبل، ما القيمة التي تقدمها؟ ما الدور الذي يمكن أن يقوم به المكتبيون وأصحاب العلاقة لإنجاز رسالة المكتبة؟
حتى تتمكن من تخطيط الطريق إلى مكتبتك، قم بتضمين النقاط التالية:
مواطن القوة لدى مكتبتك
ابدأ التخطيط بالتعرف على القاعدة التي تمتلكها مكتبتك بالفعل. دون الفعاليات البارزة أو الإنجازات المميزة التي تمثل خطوات على طريق نمو وتطور مكتبتك. لعل الأهم هنا هو أن تفكر فيما يجعل مكتبتك فريدة عن غيرها، لعبارة أخرى: ماذا يرى المستفيدون في مكتبتك ولا يجدوه في أي مكتبة أخرى؟
للإجابة عن هذا السؤال، فكر بعيدا عن موقع مكتبتك. كما يمكنك تضمين صفات المكتبيين أنفسهم ومهاراتهم، والأوعية القيمة التي تمتلكها مكتبتك، والمستخدمين، وارتباط المكتبة بغيرها من المكتبات أو البرامج.
الفرص
حدد المجالات التي تحتاج مكتبتك إلى تحسينها، وادرس النتائج التي تعود بها هذه التحسينات على مكتبتك، ويتضمن ذلك التركيز على العمليات داخل المكتبة، وكذلك التهديدات المحتملة التي قد تتعرض لها المكتبة من الخارج.
يندرج تحت هذا البند التنمية المهنية للمكتبيين، تعريف معد مسبقا لتقديمه عند السؤال عن المكتبة، إيجاد مصادر بديلة للتمويل، زيادة رؤية المكتبة على الإنترنت، أو تحسين مهارات الكتابة.
النتائج
قم بتصميم المقياس الذي سوف تستخدمه لقياس النتائج. كيف تعرف متى تنجز مكتبتك أهدافها؟ لا بد من تعيين خط زمني لكل نتيجة والموارد المستخدمة لتحقيقها.
إنجاز الأهداف قد يكون في شكل زيادة أعداد المانحين، أو طلبات المراجع، أو حركة المرور على الشبكة، أو زيادة أعداد المكتبيين. وبالتبعية، سوف يتضمن ذلك التقنية والبنية التأسيسية لمواكبة النمو والتطور.
الرؤية
يتعين على الخطة الاستراتيجية في المقام الأول تحديد أهداف المكتبة وكيفية تحقيقها. وكلما كان ذلك ممكنا، راعي تضمين الطريقة التي من شأن هذه الرؤية عن طريقها دعم الرسالة العامة للمكتبة
مثال ذلك: سوف تقوم المكتبة بتحديث المحتوى باستمرار من خلال زيادة أدوات التواصل.
انشرها
ليس للخطة الاستراتيجية تأثير أو فاعلية بدون الشفافية ونشرها على المكتبيين وأصحاب المصلحة. قم بنشرها على الإنترنت وداخل المكتبة، بما يحمل المكتبة المسؤولية ويوسع دائرة أصحاب المصلحة والعلاقة لتضمين كل من يطلع عليها.
لا بد للخطة الاستراتيجية أن تكون وثيقة نابضة بالحياة: لا بد من الإشارة إليها باستمرار واستخدامها كوثيقة رسمية لما تقوم به من أعمال على مر أيام والسنين. من خلال خطة استراتيجية محدثة، تستطيع غرس علاقات وطيدة مع أصحاب المصلحة والعلاقة الحاليين وتوسيع الدائرة لاحتواء أطراف أخرى.
مترجم عن Mallory Wilson لـ sirsidynix
هذه الخطة بمثابة الطريق إلى مكتبتك، حيث تجميع بين تفاصيل الرسالة التي تؤديها مكتبتك، وما تتبناه من مثل، والأهداف التي تسعى إلى تحقيها. عند معرفتك التامة بخطة مكتبتك الاستراتيجية، تصبح قادرا على تمثيلها بكل ثقة وإيجابية.
التحضير للتخطيط
لا تتوفر لدى كل المكتبات خطة استراتيجية محدثة، لذا إذا كانت مكتبتك ليس لديها خطة استراتيجية أو أن تلك الخطة قديمة وغير محدثة، فكر في عقد اجتماع لوضع خطة استراتيجية محدثة؛ حيث أن تعاون هيئة المكتبة يتيح إعادة تقييم قيمة مكتبتك، وأهدافها ورسالتها.
عملية التخطيط أو إجراءات التخطيط لا تقل أهمية عن الخطة ذاتها، أثناء التخطيط، يتبنى المكتبيون تفكيرا نقديا حيال رؤيتهم للمكتبة في الوضع الراهن والمستقبل، ما القيمة التي تقدمها؟ ما الدور الذي يمكن أن يقوم به المكتبيون وأصحاب العلاقة لإنجاز رسالة المكتبة؟
حتى تتمكن من تخطيط الطريق إلى مكتبتك، قم بتضمين النقاط التالية:
مواطن القوة لدى مكتبتك
ابدأ التخطيط بالتعرف على القاعدة التي تمتلكها مكتبتك بالفعل. دون الفعاليات البارزة أو الإنجازات المميزة التي تمثل خطوات على طريق نمو وتطور مكتبتك. لعل الأهم هنا هو أن تفكر فيما يجعل مكتبتك فريدة عن غيرها، لعبارة أخرى: ماذا يرى المستفيدون في مكتبتك ولا يجدوه في أي مكتبة أخرى؟
للإجابة عن هذا السؤال، فكر بعيدا عن موقع مكتبتك. كما يمكنك تضمين صفات المكتبيين أنفسهم ومهاراتهم، والأوعية القيمة التي تمتلكها مكتبتك، والمستخدمين، وارتباط المكتبة بغيرها من المكتبات أو البرامج.
الفرص
حدد المجالات التي تحتاج مكتبتك إلى تحسينها، وادرس النتائج التي تعود بها هذه التحسينات على مكتبتك، ويتضمن ذلك التركيز على العمليات داخل المكتبة، وكذلك التهديدات المحتملة التي قد تتعرض لها المكتبة من الخارج.
يندرج تحت هذا البند التنمية المهنية للمكتبيين، تعريف معد مسبقا لتقديمه عند السؤال عن المكتبة، إيجاد مصادر بديلة للتمويل، زيادة رؤية المكتبة على الإنترنت، أو تحسين مهارات الكتابة.
النتائج
قم بتصميم المقياس الذي سوف تستخدمه لقياس النتائج. كيف تعرف متى تنجز مكتبتك أهدافها؟ لا بد من تعيين خط زمني لكل نتيجة والموارد المستخدمة لتحقيقها.
إنجاز الأهداف قد يكون في شكل زيادة أعداد المانحين، أو طلبات المراجع، أو حركة المرور على الشبكة، أو زيادة أعداد المكتبيين. وبالتبعية، سوف يتضمن ذلك التقنية والبنية التأسيسية لمواكبة النمو والتطور.
الرؤية
يتعين على الخطة الاستراتيجية في المقام الأول تحديد أهداف المكتبة وكيفية تحقيقها. وكلما كان ذلك ممكنا، راعي تضمين الطريقة التي من شأن هذه الرؤية عن طريقها دعم الرسالة العامة للمكتبة
مثال ذلك: سوف تقوم المكتبة بتحديث المحتوى باستمرار من خلال زيادة أدوات التواصل.
انشرها
ليس للخطة الاستراتيجية تأثير أو فاعلية بدون الشفافية ونشرها على المكتبيين وأصحاب المصلحة. قم بنشرها على الإنترنت وداخل المكتبة، بما يحمل المكتبة المسؤولية ويوسع دائرة أصحاب المصلحة والعلاقة لتضمين كل من يطلع عليها.
لا بد للخطة الاستراتيجية أن تكون وثيقة نابضة بالحياة: لا بد من الإشارة إليها باستمرار واستخدامها كوثيقة رسمية لما تقوم به من أعمال على مر أيام والسنين. من خلال خطة استراتيجية محدثة، تستطيع غرس علاقات وطيدة مع أصحاب المصلحة والعلاقة الحاليين وتوسيع الدائرة لاحتواء أطراف أخرى.
