خطة مكتبتك الاستراتيجية خطوة قوية على طريق نقل القيمة التي تمثلها مكتبتك إلى صناع القرار المستهدفين. على الرغم من امتلاكك لهذه الأداة المتينة، لا زلت بحاجة إلى مهارات التواصل المناسبة للتحاور مع صناع القرار.
إلا أن اثبات قيمة المكتبة أمر معقد وبخاصة للمكتبات المتخصصة التي تتبع مؤسسات متعددة وتقدم تقاريرها إلى لفيف من صناع القرار، بناء على المؤسسات الحكومية، أو الصحية التي تخدمها. انطلاقا من هذه الملابسات، ماذا بوسع المكتبات المتخصصة لإقناع صناع القرار في دائرتها؟
تجميع الآراء والاقتراحات:
إلى جانب القاعدة الأساسية التي ترتكز عليها الخطة الاستراتيجية، من الأهمية بمكان أن تفهم المستفيدين والقيمة التي يمثلونها للمكتبة. أفضل بداية هي أن تتوجه مباشرة إلى المستفيدين وتطلب إليهم الإدلاء بآرائهم واقتراحاتهم. تزويد صانع القرار بمعلومات مباشرة حول فاعلية المكتبة أمر أساسي: يريدون رؤية أثر خدمات المعلومات على مستوى المؤسسة.
ببساطة اسأل المستفيدين:
- ماذا تتوقع من المكتبة؟
- ما الموارد المكتبية التي ترجع إليها بانتظام لأداء المهام المسندة إليك؟
- ما مدى استخدامك لموارد المكتبة؟
أو اسألهم:
- هل تجد عملك محبطا لنقص المنسوبين أو الموارد في المكتبة؟
- صف مشروعا لم يكن له أن يكتمل لولا استخدام موارد المكتبة؟
القيمة في نظر قادة المؤسسة
بغض النظر عن نوع المكتبة، فإن صناع القرار في المكتبات المتخصصة مغرمون بقيادة المؤسسة، والتي يمكن أن تكون بمنأى عن عمليات التشغيل اليومية للمكتبة. يتوجه تركيزهم إلى رسالة المؤسسة ككل: هم على دراية بتعاون الإدارات المختلفة والمهام المتنوعة لتحقيق الأهداف. لا بد أن تأخذ بعين الاعتبار دائما أن يكون لدى المكتبة ميزانية وأن تدر دخلا.
على سبيل المثال:
قام الرئيس التنفيذي بتوظيف رؤساء ومدراء أقسام أكفاء الذين يستخدمون المكتبة لإنجاز أعمالهم، فإنه يتوقع منهم إنتاج العمل الذي يلبي تلك المعايير. ثم تترك لهم كيفية إنجاز ذلك، والنتيجة احتمال صعوبة إدراك إسهام المكتبة المتخصصة بمستوى ملاحظ ومحسوس. من هنا، على مسؤول المكتبة التأكد من التواصل المستمر مع الرئيس التنفيذي واطلَّاعه على التغذية الراجعة عن المكتبة.
المسكوت عنه!
من الأهمية بمكان أن تكون دقيقا ومحددا قدر الإمكان مع قيادة المكتبة، تجنب لغة التعميم. تذكر أنك ورواد مكتبك وحدكم تملكون القدرة على جعل مكانتكم ذات قيمة. الدقة تملأ كل الفجوات وتجسر كافة ثغرات التواصل بين مسؤولي المكتبات المتخصصة والتنفيذيين.
ما يجب قوله!
قم بتوظيف التغذية الراجعة الواردة من مستفيدي المكتبة، فالمعجبون بالمكتبة وخدماتها يبرزون قيمة المكتبة مباشرة أمام صناع القرار. حتى إذا كشفت تلك التغذية عن الحاجة إلى اقتناء موارد إضافية أو تعيين مزيد من مسؤولي المكتبة، فكر فيما يحمله ذلك من مضامين إيجابية، فهذا النقص مؤشر على قيمة المكتبة: زيادة طلبات المستفيدين والحاجة إلى مزيد من التمويل لتلبية تلك المتطلبات. باختصار، الأمر يتعلق بطريقة العرض.
كل هذا التواصل يسعى لتحقيق هدف واحد: ألا وهو ظهور مكتبتك أمام صناع القرار كعضو فاعل ضمن فريق العمل من أجل الحصول على قوة تمويلية كافية لاقتناء الموارد.