في التدوينة السابقة، تكلمنا عن أول مهارتين ضروريتين لمدير المكتبة؛ ألا وهما: إدارة النزاعات والإلمام بالمسائل القانونية. انطلاقا من خبرتها العملية، قدمت "سارة هافتون" أمثلة حية وموارد للاطلاع تختص بكل مهارة: ما الذي تمنت معرفته قبل تبوء منصب مدير المكتبة؟ ما الموارد التي استخدمتها، وكيف اكتسبت الخبرة في هاتين المهارتين؟ ولعل أفضلها، ما النصيحة التي تقدمها للمكتبيين الذين يراودهم حلم الإدارة يوما ما؟

في هذه التدوينة، نتكلم عن ثلاث مهارات أخرى تراها "سارة" ضرورية لمدير المكتبة: ألا وهي بناء علاقات مع مجتمع الشركاء، وإدارة صيانة المنشآت، وقراءة ميزانية المكتبة.

العلاقات مع الشركاء

هنا تؤكد سارة أن: "من النصائح التي تلقيتها من شخص شغل منصب مدير المكتبة لأكثر من 20 عاما هي بناء علاقات وثيقة مع ثلاثة إدارات: الحريق، والشرطة، والأشغال العامة؛ حتى أن بناء صداقات داخل هذه الإدارات يجعل حياتك أسهل بكثير."

من شأن بناء علاقات وطيدة مع هذه الإدارات أن يعزز من مصداقيتك عند أي ظرف طارئ في المكتبة. لنفرض مثلا أن الكهرباء تنقطع فجأة عن وحدات التكييف في المكتبة في يوم صيف حره شديد. إذا كانت بينك وبين رئيس الأشغال العامة علاقة قوية، يمكن أن تنتهي المسألة بمكالمة هاتفية توفر عليك عناء بيروقراطية الإجراءات. مكاملة هاتفية  تحل لك الأمر في أقل من نصف ساعة.

عند حديثك إلى رئيس إدارة الحريق، أو الشرطة أو الأشغال العامة، جميعهم يعلم جديتك ويثق فيك حيث أنك قمت ببناء علاقة وطيدة معهم تقوم على أساس من الاحتراف. من الأهمية بمكان أن يدرك كل منهم مقدار اهتمامك بسلامة وأمن المنشأة التي تحت إدارتك والمجتمع الذي تخدمه حتى يدرك ضرورة ما تطلبه إليهم.

إضافة إلى هذه "العلاقات الذهبية الثلاث"، قم بتوطيد العلاقة مع المؤسسات المحلية التي تتقاسم نفس الأهداف مع مؤسستك. هذا المؤسسات التي تقدم برامج وخدمات إلى العامة—المدارس، ومراكز المساعدة، وغيرها من البرامج قد تساعد مدير المكتبة في تطوير أفكار وبرامج تخدم المكتبة في المستقبل.

في حين أن العلاقات القوية بين الإدارات المختلفة توفر المساعدة عند الطوارئ، فإن العلاقات مع المؤسسات المناظرة تمنح فرصة تبادل الآراء والخبرات لاكتشاف طرقا أخرى لخدمة المجتمع. 

How to Build Better Business Relationships

Effectively Collaborating with Other Libraries and Partners

Partners for the Future: Public Libraries and Local Governments Creating Sustainable Communities

إدارة المنشآت

عن إدارة المنشآت، تؤكد "سارة" أنه: "من المدهش أن كثيرا منا لم تكن لديهم أدنى خبرة، أو خلفية، أو مهارة لإدارة أي منشأة. ببساطة، لا يرد هذا الأمر على بالك."

عند إدارة مبنى عتيق عمره يزيد على قرن من الزمان، تفوق حدود إدارة المنشآت حدود المتوقع. بيد أن تعلم إدارة المبنى مهارة غاية في الأهمية لمديري المكتبات في الماضي والحاضر.

لذا، ما المسائل المتوقع مجابهتها؟ منها مثلا، نظام الصرف، الحشرات، التسريبات، الأتربة، الحريق ... والقائمة طويلة جدا. بعض هذه المسائل يحتاج التعامل معه في منتصف الليل، وغيرها في منتصف النهار. لا تجعل هذه التفاصيل تثبط من عزيمتك، حيث أن الإشراف على أمن المنشأة التي تخضع لإدارتك مهمة ممكنة إذا ما توافرت لديك مهارات الإدارة المناسبة.

هنا توصي "سارة" بالاحتفاظ بجدول يضم كافة التحديات المختلفة التي قد تواجهها في المبنى الخاضع لإدارتك؛ بما فيها إشكاليات اتصال الشبكة، وفلاتر الهواء، وتنظيف النوافذ، وغيرها الكثير. احتفظ بسجل مواعيد مهام الصيانة—مثل متى آخر مرة تم فيها تنظيف السجاد؟ متي ينبغي تنظيف وغسل النوافذ؟ عند الاحتفاظ بكل مهمة في مكان مخصص سهل المنال، يصبح الحفاظ على أمن وسلامة المكتبة مهمة سهلة وميسورة.

من الأهمية كذلك تدوين التكاليف والنفقات التي تحت مسؤوليتك—بعضها يتطلب العناية المباشرة منك، وغيرها تغطيها الجامعة، أو المدينة، أو الحي، أو أي مؤسسة أخرى. لا يتم الإفصاح عن مثل هذه المسؤوليات بوضوح دائما، لكن من الأهمية بمكان أت توفر الميزانية المطلوبة بتفادي النفقات غير الضرورية.

لمزيد من الاطلاع والبحث في مجال إدارة المنشآت، يمكن الرجوع إلى المواد التالية.

Managers Need to Keep up with Changing Technology

Facilities Operations and Maintenance

قراءة الميزانية

"من السهل عليّ"، تفيد سارة "أن قراءة الميزانيات على الورق. لقد قرأت الميزانيات من قبل، لكن لا شيء في حجم أو تعقيد نظام المكتبة ككل."

أول خطوة نحو فهم الميزانية هو معرفة كيفية قراءة الجداول وترجمة الأرقام. الباقي ينبع من فهم طريقة النظر إلى تقديرات الميزانية، والتكاليف المتوقعة على مدار السنة، أو أن تتذكر الانتباه إلى بند هام على نطاق فترة طويلة من الزمن. سوف تأخذ وقتا حتى تعتاد على وترتاح إلى قراءة ميزانية المكتبة، لكن هناك موارد مفيدة متاحة.

في حين خلفيتك التعليمية أو العملية قد لا تتصل بمسألة الميزانيات من قريب أو بعيد، فالبحث يوفر المعلومات اللازمة. عندها تصبح إدارة مسائل الميزانية ممكنة من خلال هذه المهارة وحدها. 

دفاتر الماليات دائما متاحة لك وفي المتناول. وجه غريزة الطالب الكامنة داخلك بالبحث عن الكتب التي يستخدمها الطلاب الذين يدرسون الشؤون المالية. عندها تتعلم اساسيات الماليات وتؤسس قاعدة راسخة لديك تبني عليها فيما بعد.

لا تتردد في استشارة خبراء الميزانيات أو من يفهمونها، ومن بينهم سلفك في إدارة المكتبة. اطلب إليهم أن يلقوا نظرة معك على الميزانية، وأن يجيبوا على أي تساؤل يعن إليك. ما الصورة الأكبر؟

عندها تجد نفسك بلا شك تتخذ قرارات صعبة مثل تقليص التمويل في جانب معين لتوفير تمويل لجانب آخر. على أية حال، موارد المحلية سوف تمنحك الأساس الذي تستمد منه القوة في اتخاذ هذه القرارات. 

مترجم عن Liz Van Halsema لـ sirsidynix