منذ العصور القديمة، كانت - ولا زالت حتى يومنا هذا - خدمات المعلومات هي العنصر الأساسي في المكتبات. وتتخذ الخدمات المعلوماتية التي تقدمها المكتبات دوراً حيويا كمقياس لإسهام المكتبة في التحول وتطوير المجتمع والأمة ككل. وقد أحدث استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تحولا جوهريا في إدراك المستخدمين لما يجري داخل المكتبات من اقتناءها للكتب و كيف ومتى يتم تقديم الخدمات لتلبية طلباتهم. وبالتالي، لم تعد أهمية المكتبة تُقاس بعدد الكتب والمواد التي تحتوي عليها مستودعاتها الرقمية بقدر الأهمية التي تتعلق بالوفاء بطلبات المستخدمين. وقد جلب هذا التحول تحديا في مجال المكتبات وخدمات المعلومات في التعامل مع التعقيد المتزايد للمعلومات، وصعوبة التمييز بين المواد التي قد تكون مفيدة للقراء والتي قد لا تكون ذات قيمة لهم، ومع كل تطور، تزداد التحديات لدعم احتياجات المستخدمين وتوقعاتهم المتزايدة.
لتحقيق تلك الغاية، بدأت المكتبات تشهد تحولاً يعتمد على الانتقال من سياسة طلب الموارد حال توافرها “just-in-case” والاستعاضة عن ذلك بتقديم مواد من الناشرين في الوقت المناسب ” “just-in- time لتلبية على احتياجات المستخدم.
ماذا يعني مصطلح Just in Time؟
يعتبر مفهوم just in time فلسفة إدارية جديدة، وهي تقوم على أساس استخدام الموارد الصحيحة لإنتاج الكميات المطلوبة وتقديم الخدمات المرجوة في الوقت المناسب والمكان المناسب، خلال وقت أقل، وبأقل تكلفة ممكنة، وبأعلى جودة ممكنة، وباستجابة أكبر للعميل، مع تخفيض لمستويات المخزون، أي أنّ هذه الفلسفة تساعد على تحقيق مركز تنافسي أقوى للمنظمة. مما سيؤدي في حال نجاح تطبيقها إلى تعظيم القدرات التنافسية، وتحسين جودة الخدمة والمنتج، وتحقيق رضا العميل، وكذلك سيؤدي إلى تخفيض التكلفة.
وقد ظهر هذا المصطلح كأحد المفاهيم الصناعية التي تهدف إلى تقليل الـمُهدَر وذلك عبر استخدام أو إنتاج الكمية المطلوبة، وفي الوقت المناسب.
واستناداً إلى ما سبق فإن مفهوم just in time يهدف إلى التخفيض قدر الإمكان لأي عمليات لا تقدم قيمة مضافة، والحد قدر المستطاع من الاحتفاظ بمواد راكدة في المستودعات.
مزايا تطبيق مفهوم Just In Time :
- مستويات عالية من الجودة.
- سهولة و مرونة في تقديم الخدمة.
- أدنى مستوى من المخزون.
- طلبيات صغيرة الحجم.
- تطبيق الصيانة الوقائية و حل المشاكل بدون تأجيل.
- بث روح التعاون بين العاملين.
- تحسين وقت التوريد لخدمة العميل.
- فحص كل جزء من المنتج للتحقق من ضرورة الحاجة إليه أم لا.
- التركز على العمليات الفعالة فقط.
- يتم تطبيق هذا الأسلوب في نطاق محدود قبل تعميمه.
- إيقاف الإنتاج أو الخدمات المقدمة في المراحل اللاحقة في حال وجود أخطاء في المراحل السابقة.
- التعامل مع عدد محدود من الموردين ذوي الثقة العالية.
- القضاء على وقت الانتظار.
التزويد في المكتبات من Just In Case إلى Just In Time
يعتبر التزويد القائم على المستفيدين Patron-driven acquisition (PDA) أو التزويد بناء على طلب الزبائن هو ترجمة مباشرة لرغبات واحتياجات المستفيدين في الوقت المناسب “just in time” (JIT)، وفي هذا يشير المراقبون للمشهد المعلوماتي أن هذا الموضوع أصبح الموضوع الساخن، في المكتبات العامة على وجه الخصوص. ويرجع السبب في اكتساب نموذج PDA لهذا الاهتمام وكما ترى جمعية المكتبات الأمريكية ALA، إلى توافر الكتاب الإليكتروني، وتوافر الزبائن المهتمين بهذا النوع من الموارد ونماذج الأعمال الجديدة، كما ترى أن الأزمة الاقتصادية ساهمت في بروز هذا الاتجاه.
يعرف Anderson Rickالتزويد القائم على المستفيدين (PDA) بأنه نموذج لتنمية مقتنيات المكتبات التي تشتري فقط المحتوى الرقمي، مثل الكتب الإلكترونية والمجلات الإلكترونية، وعندما يكون من الواضح أن الزبائن يريدون هذا النوع من المواد الإليكترونية ويرغبون في معاملة مثالية، توفر المكتبات للمستفيدين الوصول إلى محركات البحث وقواعد البيانات الأكاديمية و / أو فهارس المكتبات التي يطلبونها. عند طلب المستفيدين لعناصر محددة (على سبيل المثال، عدد الصفحات أو قراءة عدد من الطلبات)، تقوم المكتبة بشراء هذه العناصر، تطرحها فورا أمام المستفيدين طالبي هذه الخدمة. تستطيع المكتبة باستخدام هذا الأسلوب الحصول على الموارد بشكل دائم، أو الحصول على ترخيص لاستخدام الموارد في أوقات معينة أو بطرق معينة. يوصف PDA كحل ممكن لمجابهة الارتفاع غير المستدام في تكلفة الحصول على الكتب والدوريات.
تري جمعية المكتبات الأمريكية ALA في هذا تحول من عقلية ومنهج "حال توافرها just in case (JIC) " إلى توفيرها في الوقت المناسب “just in time” (JIT) وهذه الاستراتيجية تعكس ظهور سياسات الإنتاج دون تخزين Lean Production وتقنية المخزون في الوقت المناسب just in time inventory والتي يتم التعاطي بها في عالم الإنتاج والصناعة، وتعتبر شركة تويتا Toyota هي الرائدة في هذا المجال.
يساور القلق بعض أمناء المكتبات من أن الطلبات التي يحركها المستفيدين، والتي تقوم على الاحتياجات الفورية، الفردية، سوف تحرف الاتجاه الاستراتيجي لمجموعة المكتبة. قلق آخر هو تأثير مبادرة PDA على الميزانية، لاسيما إذا تم تسويقها للبرنامج بشكل كبير.
وآخرون يرون أنه يمكن أن يكون لها تأثير إيجابي للغاية، مستشهدين في هذا بدراسة مشتركة من قبل أمناء المكتبات العامة والأكاديمية، والتي أسفرت عن النتائج التالية:
- الحصول على المواد التي يطلبها المستفيدون والعملاء بسرعة
- بناء المجموعات من خلال إضافة العناوين التي يهتم بها المستخدمون والتي تتسم باحتمالات عالية لاستخدامها لاحقاً من قبل المستفيدين والمهتمين.
- زيادة التعاون بين وحدات الإعارة الداخلية في المكتبات وأقسام التزويد والموردين.
- نماذج جديدة لسير عمليات طلب الكتب تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة وسهولة الإجراءات.
يصف القائمون على هذه الدراسة عملية PDA بهذه الطريقة بأنها:
"نماذج تختلف في بعض التفاصيل ولكن في جميع الحالات موظفي الإعارة في المكتبات يقومون بتحديد العناوين التي سيتم شراؤها واستحواذها. العناوين يتم إيصالها للمستخدم، ومن ثم يتم فهرستها لاحقاً".
تجربة جامعة بريغهام يونغ Brigham Young University وخدمة المستفيدين والعملاء في الوقت المناسب
لطالما كانت المكتبات حريصة على جعل عمليات الشراء تتم بناءً على طلبات المستفيدين، ولطالما استخدمت برامج مختلفة للحصول على المواد المطلوبة. الآن وفي ظل التطور التكنولوجي تتيح المكتبات للمستفيدين تحديد الكتب التي يرغبون وتمكنهم من الوصول إليها بسهولة على الفور. جامعة بريغهام يونغ أكملت مؤخرا برنامجها التجريبي التزويد المنقاد عبر المستفيد Patron Driven Acquisition (PDA) بالتعاون مع منصة ebrary و خدمة YBP. هدفت جامعة بريغهام يونغ من هذا البرنامج استكشاف واختبار مدي قدرة كتب ebrary على تلبية احتياجات المستفيدين، وفي نفس الوقت إتاحة موارد إلكترونية متعددة للمستفيدين وتمكينهم من استلام طلباتهم دون الحاجة إلى شراء وتخزين آلاف من التسجيلات في مستودعاتها الرقمية في انتظار طلبات المستفيدين التي قد لا تكون متوفرة في مستودعاتها والتي كلفتها جزء كبير من ميزانية المكتبة. فهي لا يعنيها امتلاك أكثر من 50.000 تسجيلة تعرضها ebrary و YBP للشراء، فما يعنيها هو تسجيلات مطلوبة من قبل المستفيدين، تستطيع توفيرها في الوقت المناسب just-in-time لكسب مصداقية المستفيدين.
في منتصف ديسمبر 2009 قامت جامعة بريغهام يونغ ووفق التعاون المبرم بتحميل ثمانية عشر ألف تسجيله تابعة لشركة ebrary و خدمة YBP ضمن فهارسها في مكان تم تسميته بالمكتبة عند الطلب On-Demand library ومكنت المستفيدين من الوصول الفوري إلى هذه العناوين من خلال ebrary، من المهم هنا النظر ملياً في المشهد، التسجيلات موجودة ضمن فهارس المكتبة إلا أنها ليست ملكاً لها ولم تقم بعملية الشراء بعد، الشراء والتزويد والدفع سيكون بناء على ما يتم طلبه من قبل المستفيدين..... وهذا هو التطبيق الفعلي لحالة الخدمة في الوقت المناسب just-in-time بدلا من الخدمة حسب الموجود just-in-case. ومنذ بدأ المستفيدون في اكتشاف التسجيلات بدأت ebrary بإرسال إخطارات أسبوعية تظهر قائمة العناوين التي تم شراءها مما دفع بالجامعة إلى إضافة أعداد أخري من التسجيلات، وقد كانت هذه الإخطارات الأسبوعية مهمة لمكتبة الجامعة لتتبع الإنفاق لديها.
أظهر البرنامج التجريبي بعض الأنماط مثيرة جدا للاهتمام والتي كان المستفيدون يستخدمونها لشراء الكتب أو قراءتها؛ فالكتب كانت لمجموعة متنوعة من الناشرين مثل Emerald Group و Publications Sage Oxford University Press و Princeton University Press و John Wiley & Sons و Elsevier Inc و McGraw Hill. كما لوحظ توجههم إلى الكتب ذات الأسعار ما بين $8.99 إلى $220.00 مع متوسط شراء بقيمة $77.00. كما لوحظ أيضاً ما يقرب من ثلثي الكتب التي تم شراءها كانت في مجال العلوم الاجتماعية.
كان هناك شيء آخر مثير للاهتمام وهو طريقة استخدام المستفيدين للكتب والتي كان الغالبية منهم يقومون بقراءتها وتصفحها دون القيام بعمليات نسخ أو طباعة، أعداد قليلة هي التي تم نسخها أو طباعتها، وقد يكون هذا مؤشر على تزايد اتجاهات المستفيدين نحو القراءة الإلكترونية وتفوقها على قراءة المواد المطبوعة.
في نهاية المطاف، فإن الخدمة في الوقت المناسب والتزويد المنقاد برغبة العميل يبدو أن لهما انعكاسات مهمة على كيفية ممارساتنا والتفكير في تطوير المجموعات المكتبية. وكما ذكرنا، ذلك يمكن أن يغير في مخصصات الميزانية تغيير جذري، كما أنه من الواضح أن بيئة الشبكات يُعاد تشكيلها بفعل الاعتماد المتزايد على التكنولوجيا، مما سيؤدي إلى الاستمرار في إعادة تشكيل المجموعات المكتبية، ذلك سيدفع بأمناء المكتبات إلى إنفاق المزيد من الوقت لربط المعلومات، وتوجيه المستخدمين إلى المعلومات العلمية الواضحة والمتواجدة على الشبكة في كل مكان، مما سينعكس على المشتريات التي ستأتي في حزم أكبر وسيصبح طلب العناوين للمستفيدين والعملاء هو جزء سهل من عمل أمناء المكتبات وكما يبدو أن هذه التطورات التي من شأنها أن تستمر في هذا الاتجاه سوف تُفَعِّل من مستقبل أمناء المكتبات وستغير من النمطية لوظيفتهم.
إعداد: هيـام حـايك – كاتبة بمدونة نسيــج
المصادر:
