ميزانية المكتبة هي أداة لتحويل أحلام المكتبات إلى واقع. الميزانية تحدد الخدمات التي ستقدمها المكتبة، كما تحدد الموارد المخصصة لكل برنامج المكتبة. وضع الميزانية بعناية يضمن استخدام الأموال المتاحة على نحو فعال لتحقيق أهداف المكتبة.
عملية وضع الميزانية
الخطوة الأولى في وضع ميزانية المكتبة هو النظر إلى ما تأمل المكتبة إلى تحقيقه في العام المقبل. كما أن توفير خطة طويلة المدى تجعل هذه الخطوة أسهل بكثير، لأن الخطة هي توثيق فعلى لخدمات المكتبة التي يحتاجها المجتمع من الأنشطة والبرامج التي ستقوم المكتبة بتقديمها لتلبية تلك الاحتياجات. لذلك، من المهم للمكتبة قبل التخطيط لميزانية العام المقبل، أن تعيد النظر في الخطة طويلة المدى وأهدافها المختارة، والتي تنعكس على الالتزامات المالية المترتبة للسنة القادمة.
الخطوة الثانية هي تحديد مجموع الموارد المالية اللازمة لتحقيق المكتبة ما تريد إنجازه في العام المقبل. في كثير من الأحيان قد يكون زيادة التمويل أمر ضروري بسبب زيادة التكاليف، وزيادة استخدام و / أو الخدمات الجديدة التي سوف يتم طرحها.
إعداد الوثائق الأولية لميزانية المكتبة يتم وضعها من قبل مدير مكتبة وفريق عمل المكتبة وقد يساهم مجلس الأمناء أو اللجنة المالية للمجلس في تطوير مشاريع الميزانية. ففي العادة مجلس الأمناء يستعرض الموازنة مع المدير، ومن ثم يقترح التغييرات حتى يتم التوصل إلى الموافقة على الميزانية النهائية.
بعد موافقة المجلس على وثائق الميزانية يتم تقديمها إلى البلدية أو الجهة المسئولة عن التمويل، والخطوة الأخيرة في عملية الميزانية وتأمين التمويل اللازم للتنفيذ. من المهم أن يشارك أمناء المكتبات في تقديم وتوضيح ودعم ميزانية المكتبة التي وافق عليها مجلس المكتبة.
مصادر التمويل
واحدة من أهم مسؤوليات أمناء المكتبات هي تحديد المستوى المناسب من التمويل للمكتبة والعمل على تأمين هذا التمويل. يتم توفير الجزء الأكبر من التمويل لمعظم المكتبات العامة من قبل البلدية أو المحافظة التي أنشئت المكتبة. قد تكون الغرامات مصدرا للدخل المكتبة، ولكن سياسة فرض الغرامات موضوع دائما ما يكون محط نقاش حول فاعليتها في جدوى إرجاع المواد للمكتبة ومدى تأثيرها على علاقة المكتبة مع جمهورها، حيث من المهم للمكتبة النظر ليس فقط في العائدات الممكنة ولكن أيضا الآثار السلبية المحتملة للعلاقات بشكل عام. المنح والهدايا يمكن أن تكون مصدرا ممتازا للأموال التكميلية للمشاريع الخاصة. وبالإضافة إلى ذلك، هناك العديد من المواطنين الذين غالبا ما يكونوا على استعداد لتقديم تبرعات كبيرة لتغطية كل أو جزء من تكاليف مبنى المكتبة الجديد أو ترميمها. هنا من المهم أن ننتبه إلى أنه لا ينبغي أبدا أن تستخدم المنح أو التبرعات مبررا لخفض أو استبدال التزام المجتمع بالتمويل العام. أو عدم اهتمام المانحين بالتمويل.
كيف تبدو ميزانية المكتبة؟
هناك أربع خصائص عملية ينبغي أن تتضمنها وثيقة الميزانية الخاصة بمكتبتك.
الوضوح: يجب أن يكون عرض الميزانية واضحا بما فيه الكفاية بحيث كل عضو في مجلس الإدارة وكل موظف يمكنه أن يفهم ما يجري تمثيله من بنود وما تعكسه الأرقام.
الدقة: وثائق الميزانية يجب أن تدعم صحة أرقام الميزانية، ويجب أن تدون الأرقام ويتم ذكرها بعناية، مع مراعاة عدم الاختلاف في الوثائق
الاتساق: يجب إبقاء عروض الميزانية على نفس الشكل من فترة لأخرى بحيث يمكن أن تتم المقارنات فيما بينها بسهولة. جميع الميزانيات وثائق للمقارنة، وتستخدم لإظهار ما يجري الآن ومقارنته مع ما حدث في الماضي وما يتوقع أن يحدث في المستقبل.
الشمولية: تقارير الميزانية ينبغي أن تشتمل على صورة كاملة للأنشطة المالية وما هو ممكن. الطريقة الوحيدة لمعرفة التكلفة الحقيقية لعمل المكتبة هو التأكد من تضمين كافة فئات الإيرادات والنفقات في الميزانية
8 طرق لتطوير وتنمية ميزانية المكتبة
ووفقا لمركز بيو للأبحاث، أغلبية كبيرة من الأميركيين ينظرون إلى المكتبات باعتبارها جزءا من النظام البيئي التعليمي وكمورد لمحو الأمية الرقمية والمعلوماتية، ومع ذلك تكافح العديد من المكتبات في ظل عدم كفاية الميزانيات. ومن المتوقع عموما، أن تطرأ زيادة طفيفة على ميزانيات المكتبات بنسبة 1.5٪، ولكن هذا بالكاد يغطي الزيادة في الأسعار؛ مما يدفع بعض أمناء المكتبات على إيجاد طرق مبتكرة للحصول على أقصى استفادة من ميزانية المكتبة الخاصة بهم. وهنا 8 طرق تساعدك على مط ميزانية المكتبة والحصول على المزيد من أجل مجتمعك:
إعادة توظيف البرامج القائمة والمواد المستخدمة
يساعد برنامج إعادة التوظيف على إعطاء حياة جديدة للأشياء التي لم تعد مكتبتك بحاجة إليها... خصوصا في الحالات التي تتوفر فيها لديك بعض المواد المتبقية التي يمكن إعادة استخدامها، مثل اللوازم الحرفية، على سبيل المثال، إذا كانت المكتبة تعمل على برنامج التصوير، هل يمكن تكييفه لنماذج مختلفة من التركيبة السكانية أو برنامج للأطفال؟ أو هل يمكن إنشاء برنامج جديد خاص بإخراج الكتب المصورة باستخدام الصور أو الجمع بينها وبين أنشطة الفوتوشوب؟
الرفع التشغيلي لكل برنامج للتأكد من تحقيق الأمثلية في الاستخدام. إذا كنت تقدم برنامجا أو دورة حول الروبوتات، خذ بعين الاعتبار الجمع بين تعليم الروبوت وتعليم أساسيات الترميز coding وتقديم أجزاء من البرنامج عن طريق التقنية الجديدة مثل الأجهزة اللوحية أو الكتب الإلكترونية، فذلك سوف يؤدي إلى تحسين استخدام التقنية الجديدة وتقديم أكثر من برنامج للمستفيد، بالإضافة إلى الحصول على أقصى استفادة من ميزانية مكتبتك.
استخرج الموارد من المجتمع نفسه. في مكتبة عامة صغيرة قد يعني هذا شراكة مع المتاجر المحلية لخلق مساحات خاصة بالإنتاج الإبداعي Makerspaces، أو اطلب من الآباء اتخاذ دور في مبادرات التعليم في البرامج التي تقدمها المكتبة للأطفال فعلى الأرجح هناك الكثير من آباء الأطفال قادرون على إعطاء بعض الدورات أو البرامج في المكتبة وخاصة في مجال البرمجة. مثلما فعل والد أحد الأطفال في مكتبة دارين العامة والذي قرر أن يتعلم جافا ويقوم بتدريسها لأطفال آخرين في المكتبة في نفس الوقت. في المكتبات الأكاديمية، يمكن الاهتمام بالشراكة مع الإدارات لاستضافة المعارض الفنية أو الفعاليات العلمية.
تأجير الموارد الخاصة بك للمجتمع. المكتبات العامة قد تؤجر مختبر التقنية إلى مدرسة محلية أو للمهتمين بالتعليم المنزلي homeschoolers، أو قد تؤجر القاعة متعددة الأغراض multi-purpose room. كما يمكن لكليات المجتمع القيام باستئجار Makerspaces للطلاب أو لجماعات المصالح الخاصة.
الحصول على الناس المناصرين لك. "في كثير من الأحيان، أمناء المكتبات يعتمدون على الكليات للوقوف معهم للمطالبة بالموارد اللازمة. يؤكد ذلك أنتوني ماروكولا Anthony Marrocolla أمين مكتبة الموارد الرقمية في ماكجرو هيل التعليم McGraw-Hill Education قائلاً: "إذا أراد أحد أعضاء هيئة التدريس الحصول على منتج أو مورد معين وليس هناك في المكتبة ميزانية تفي بهذه المواد، فإن أعضاء هيئة التدريس تذهب إلى رئيس القسم وتطلب ذلك. قد يكون "أصدقاء المكتبة" في المكتبات العامة المحلية أو غيرهم من الفئات المجتمعية هم من يساعدوا في الحشد للحصول على الرفوف الجديدة، والموارد، أو غيرها من الموارد التي تحتاجها المكتبة.
6. حشد الموارد مع مكتبات أخرى أو ميزانيات أخرى داخل المكتبة. المشاركة في جمع الأموال مع مكتبة محلية أخرى قد تجعل من الممكن تحمل بعض الموارد التي يمكن نقلها بسهولة. دخول المكتبات في بعض البرامج المشتركة يمثل امتدادا لها في الميزانية وتقديم التقنية التي قد لا تكون قادرة على تحمل ميزانيتها وحدها.
7. الاعتماد على التزويد الذي يقوده المستخدمون. وجدت Ellyssa Kroski، مدير تقنية المعلومات في معهد الحقوق في نيويورك، وسيلة لتقديم مجموعة كتب إلكترونية كبيرة تقدر بحوالي 89،000 للأعضاء والتي تبلغ قيمتها ما يقرب من 14 مليون $ دولار من دون أي تكاليف مقدمة وتشرح ذلك قائلة؛ "لقد فعلنا ذلك من خلال اختيار نموذج التزويد الذي يحركه المستخدمون وحيث لا نتحمل أي رسوم للكتب التي نقدمها. هذا النوع من خدمة المكتبة متاح لجميع المكتبات وهو سلس و لحظي، وهكذا يمكن للمستخدمين القراءة والوصول إلى مجموعة كبيرة من الكتب أينما كانوا، وعلى الفور ودون مشاحنات – يحدث هذا كله دون أن يضع ضغطا على ميزانية مكتبتك.
الحصول على منحة أو مشروع خاص أو هدية: في المكتبات الأكاديمية، غالبا ما يتم توزيع هذه المنح والهدايا على أقسام المكتبة، مع التركيز على شراء المواد في موضوعات معينة. يمكن أن تكون المنح موجهة أكثر لشراء الكتب أو الموارد فقط، وإن كان يتم النظر في بعض الأحيان فيما إذا كانت المكتبة تستحق الحصول على الأموال اللازمة لصيانة المباني التاريخية، والحفاظ على الكتب القديمة، أو تقديم برامج لجماعات المصالح الخاصة. العديد من المكتبات في مدينة نيويورك، على سبيل المثال حصلت على منح لإعادة البناء بعد الضرر الكبير الناجم من إعصار ساندي.