غيرت عمليات الرقمنة كثيرا من أعمال المكتبات على اختلاف أنواعها، وفي هذا السياق، تعتبر عملية التخطيط لمشروع الرقمنة، ومعرفة الأهداف المتوقع إنجازها ومدى ملائمة هذا المشروع لمجتمع المستفيدين، مرتكزات مفصلية لضمان سير العمل بشكل يلبي تطلعات وطموحات المؤسسة الراعية للمشروع. لذا من المهم بمكان أن تضع المؤسسة القائمة على مشروع الرقمنة تصور حول المشروع وما سيكون عليه بالضبط، وكذلك معرفة المراحل التطويرية المستقبلية للمشروع، ومدى إمكانية استيعاب المشروع لتلك التطورات.
عند التخطيط لمشروع الرقمنة، تحتاج إلى تصور مشروعك من البداية إلى النهاية. ومن المهم كذلك أن تضع في اعتبارك كيف سيتم الحفاظ على المواد الرقمية الخاصة بك وبما يضمن عنصر الاستدامة، مع وضع توقع لتكلفة المشروع، والمعرفة بأفضل الممارسات والمعايير وسياسات الرقمنة الشاملة لمؤسستك.
وهنا من المهم الوعي بحقيقة، أنه لن يتم ضمان استمرارية المجموعات الرقمية على المدى الطويل إلا من خلال، الأخذ بعين الاعتبار تداعيات القرارات الأولية التي تتخذها خلال العملية، والمنعكسة في خطة المشروع المطورة بشكل جيد، والتي تأخذ في الاعتبار جميع العوامل والمشاكل في مشروع الرقمنة.
التقنيات ومعيقات الرقمنة:
على الرغم من الوعود الكبيرة التي تقدمها تقنية التصوير الرقمي، إلا أن هناك عددًا من المشاكل التي يمكن أن تحد من إمكاناتها وفائدتها مثل:
-
الحاجة إلى عدد كبير من العمالة، علاوة على أنها تستهلك الكثير من الوقت
-
ارتفاع تكاليف عملية الرقمنة
-
ما تتطلبه من التزامات طويلة الأمد للأموال والموارد
-
وجود العديد من المشكلات التي تتعلق بالحفاظ على الصور الرقمية على المدى الطويل
-
الحاجة إلى الدعم الفني -ناهيك عن مساحة التخزين وشبكة النطاق الترددي العالي
ونظرًا لأن الموارد المؤسسية محدودة، فمن الأهمية بمكان أن يتم مسبقًا وضع خطة واضحة المعالم لمشروعات التصوير الرقمي، إن لم يكن لضمان النجاح، فليكن لتقليل الفشل على الأقل. لهذه الأسباب، لا يتوقف نجاح المشروعات الرقمية على التقنية الباهظة الثمن، بل يعتمد على التخطيط السليم للمشروعات. لذا يجب ألا تقود التقنية المشروعات الرقمية بصورة مطلقة، بل يجب تحديد الأهداف أولاً، وعندها فقط يجب اختيار التقنية المناسبة من أجل تحقيق أهداف المشروع. وينصح في هذه المرحلة القيام بطرح سلسلة من الأسئلة قبل البدء في المشروع الرقمي، مثل:
-
لماذا تريد رقمنة المجموعة؟
-
هل تستخدم المواد بكثرة وتحتاج إلى حفظ؟
-
هل رقمنها سوف يعمل على توفير وصول محسّن سيوفر الوقت للمستخدمين؟
-
هل استخدام المواد مقيد حاليًا بسبب الموقع؟
-
من هو الجمهور المستهدف وما الحاجة التي يتم تحقيقها؟
-
ما هي نقاط الوصول اللازمة للمجموعة الرقمية؟
-
كيف سيتم تسليم الوصول وما هي الواجهة التي سيتم إنشاؤها؟
-
كيف سيتناسب المشروع مع أهداف المؤسسة؟
-
كيف ستحدد ما إذا كان المشروع ناجحًا؟
عند إنشاء وثيقة التخطيط الخاصة بك، هناك ثلاثة عناصر رئيسية لتضمينها:
-
اختيار المجموعات وتحليل المواد المراد رقمنتها
-
معايير التصوير الرقمي
-
البيانات الوصفية Metadata
وهنا نلقي نظرة على كل من هذه العناصر بمزيد من التفصيل:
- اختيار المجموعة و تحليل المواد المراد رقمنتها
إن عملية اختيار الكائنات المراد ترقيمها ليست مشكلة بسيطة. إنها واحدة من أهم المشكلات التي يجب معالجتها عند النظر في مشروع الرقمنة. يساعد تحديد المجموعة في ضمان استثمار الموارد بحكمة في رقمنة المجموعات الأكثر أهمية والمفيدة. تذكر أن تكلفة وتعقد مشاريع التصوير الرقمي يحول دون التجريب والتعلم من خلال التجربة والخطأ.
المشكلات التي يجب مراعاتها عند اختيار المواد المراد رقمنتها :
-
القيمة الفكرية للمجموعة بالنسبة للباحثين
-
الطلب من المستخدمين الحاليين (أو المحتملين)
-
المنطقة التاريخية أو الجغرافية التي تغطيها المجموعة
-
التفرد - هل قامت مؤسسة أخرى برقمنة المواد نفسها أو ما شابهها؟
-
الحالة المادية للمجموعة ، هل المادة مناسبة للرقمنة؟ وهل هناك مشكلات يجب مراعاتها قبل البدة بأعمال الرقمنة؟، فعلى سبيا المثال قد تحتاج الخرائط إلى تخفيض كبير لعرضها على الإنترنت مما يؤدي إلى فقد بعض من التفاصيل الدقيقة والسياق المكاني.
-
إذن حقوق الطبع والنشر ، فعلى سبيل المثال إذا كانت المواد ليست تحت نطاق الوصول الحر أو النفاذ الحر Open Access ، فيجب أن يكون لديك إذن من مالك حقوق الطبع والنشر لرقمنة المواد.
- معايير التصوير الرقمي
دائماً ما تكون هناك حاجة إلى وجود المعايير والسياسات لتنظيم العمل وأسلوبه في أي مشروع، وفي عملية الرقمنة نحن نقوم بوضع استثمارات ضخمة في رقمنة المجموعات ، ويتعين علينا إنشاء مجموعاتنا الرقمية وإدارتها بشكل صحيح لضمان قيمتها وفائدتها على المدى الطويل ، وكذلك حماية الاستثمار الذي تم في هذه المجموعات. هناك قيمة كبيرة في إنشاء الأرشيف الأساسي "Master Archive " والذي هو ثري بما يكفي ليكون مصدرا مفيدا مع مرور الوقت بأكثر الطرق فاعلية من حيث التكلفة. فبمجرد الإنشاء، يمكن عندئذٍ استخدام أداة الأرشفة الرئيسية الغنية لإنشاء مشتقات لتلبية مجموعة متنوعة من احتياجات المستخدمين الحالية والمستقبلية. ستتأثر جودة وفائدة مختلف المشتقات (على سبيل المثال، للنشر أو عرض الصور) بشكل مباشر بجودة الفحص الأولي.
هناك العديد من التوصيات لضمان أفضل الممارسات لرقمنة المواد. وتذكر أن هذه الإرشادات قد تتطلب التكيف مع مشاريع معينة، اعتمادًا على خصائص المستند المصدر مثل حجم الخط والتفاصيل الفوتوغرافية والحجم الفعلي.
- البيانات الوصفية
يقول الخبراء في أرشيف ولاية مينستوتا Minnesota : “أي شخص عانى من نتائج بحث لا صلة لها بالموضوع الذي يبحث عنه من خلال محرك بحث على الإنترنت ، سيقدر قيمة البيانات الوصفية الدقيقة."
البيانات الوصفية هي فهرسة وبيانات فنية مرتبطة بالصور الرقمية. يمكن تضمينها في الصورة أو في النص المرتبط بها - وهي ضرورية للبحث والوصول إليها. البيانات الوصفية مهمة لأنها تسهل اكتشاف المعلومات ذات الصلة؛ إنها تحسن كفاءة البحث؛ وتسهل العثور على الموارد الأكثر تحديدًا وذات الصلة. إذا كان هناك مورد يستحق إتاحته على الويب، فيجب وصفه بالبيانات الوصفية المناسبة لتعظيم قدرة المستخدمين على تحديد موقعه. فيما يلي مقدمة موجزة للغاية لموضوع البيانات الوصفية.
الوظائف الأساسية الخمسة للبيانات الوصفية هي:
-
اكتشاف الموارد
-
تنظيم الموارد الإلكترونية
-
تسهيل التشغيل البيني
-
تحديد الهوية الرقمية
-
الأرشفة والحفظ
الوظيفة الأخيرة (الأرشفة والحفظ) مهمة بشكل خاص، لأن البيانات الوصفية هي وسيلة أساسية لضمان استمرار وصول الموارد الرقمية في المستقبل، كذلك، الرقمنة توفر أيضًا إمكانية الوصول الإلكتروني إلى مجموعات التراث التي غالباً ما تكون هشة وكثيفة الاستخدام دون الإضرار بالأصول الأصلية.
يتم تقسيم البيانات الوصفية عمومًا إلى 3 فئات رئيسية:
-
البيانات الوصفية التعريفية أو الوصفية
-
البيانات الوصفية الهيكلية
-
البيانات الوصفية الإدارية (هناك عدة مجموعات فرعية من البيانات الإدارية ؛ اثنتان منها يتم إدراجها في بعض الأحيان كنوع من البيانات التعريفية المنفصلة وهي:
-
بيانات إدارة الحقوق Rights management metadata، والتي تتناول حقوق الملكية الفكرية
-
ميتاداتا الحفظ والاختزان Preservation metadata، والتي تحتوي على المعلومات اللازمة لأرشفة والحفاظ على مورد.
-
البيانات الوصفية الفنية Technical metadata
مشاركة مجموعاتك الرقمية
عند مشاركة المحتوى الرقمي الخاص بك، تحتاج إلى النظر في جدوى التواصل مع المؤسسات الأكاديمية الأخرى وكذلك تحديد حقوقك في نشر أو توزيع هذه المعلومات. وعند مشاركة المحتوى الرقمي الخاص بك، أنت تعمل على توسيع حدود ما يمكن لجامعة أو مدرسة واحدة شراءه، مما يتيح لجميع المؤسسات الأكاديمية مشاركة الوصول السهل إلى المحتوى الذي تم شراؤه. هذا وتسمح لك وسائل التواصل الاجتماعي بالوصول إلى جمهور كبير مستهدف من خلال مجموعاتك الرقمية. توجد العديد من قنوات التواصل الاجتماعي بدءًا من قوائم البريد الإلكتروني المتخصصة إلى Twitter و Facebook ,وتذكر دائما أن مشاركة المحتوى الرقمي الخاص بك يوسع من قاعدة المستفيدين من مشروع الرقمنة، وعند التفكير في الجمهور المستهدف يجب ألا نركز على المحيط الضيق من المستفيدين، بل يجب أن نضع في الاعتبار أنه بمجرد إتاحة المواد الرقمية على الإنترنت تبرز فئات أخرى من المستفيدين. هذا وتزيد رقمنة الأرشيف أو المواد الفريدة من فرصة الوصول إلى مجموعات التراث حيث يمكن للمستخدمين مشاهدتها دون الحاجة إلى زيارة مؤسستك فعليًا. في الوقت نفسه، يمكن أن يمنح الباحثين لديك فكرة دقيقة عن مقتنياتك من أجل التخطيط بشكل أفضل لزيارة ميدانية.
