عندما أفكر في نظام ما، وإذا ما كان يتبع الأجيال التقليدية أو الأجيال القادمة، أعتمد في الحكم على ذلك على التقنية المستخدمة عند بناء هذه الأنظمة. قبل خمسة وعشرين إلى ثلاثين سنة، ظهر الجيل الأول لأنظمة إدارة المكتبات وبدأت تحل محل أنظمة البطاقات، وحلَّ صفير ماسح الباركود الضوئي بدلا من صوت طابعة تاريخ الإعارة وتاريخ الارجاع. قبل خمسة وعشرين عاما كان التعليم أيضا مختلف جدا، ومع النظم التابعة للجيل الأول لا يزال يعمل حتى اليوم، وفي كثير من الحالات لا يزال يجري تطويرها ودعمها.تم تطوير أنظمة الجيل الأول باستخدام لغات برمجة وقواعد بيانات قديمة، لذا لا يمكن لأحد على وشك البدء في إنشاء نظام لإدارة المكتبة أن يقوم باستخدامها الآن، حيث لم تكن قد ظهرت بعد الحوسبة السحابية، إلا أن هذا لا يلغى حقيقة أن أنظمة الجيل الحالي لا تزال لديها القواسم المشتركة الأكثر مع أنظمة الجيل الأول مما عليه الحال مع أنظمة الجيل القادم مع بعض التطورات مثل استخدام البرمجة الأكثر حداثة والخيارات الأفضل المتاحة للاستضافة فضلا عن ميزات مثل البحث الفيدرالي ووظائف الويب 2.0. تكمن المشكلة مع النظم التقليدية في أنها بنيت في الغالب قبل ظهور الإنترنت، ولم يتم الأخذ في الاعتبار عند بناءها إدارة الموارد الإلكترونية أو الاستفادة من تقنيات الويب. أنظمة الجيل القادم هي في الواقع الخيار الوحيد لتلك المكتبات التي تريد الأخذ بعين الاعتبار التطورات المستقبلية. أنظمة الجيل القادم تشترك في الأبجديات الهندسية من حيث بنية النظام وتجربة المستخدم وتطبيقات الانترنت مثل الفيسبوك Facebook ، و EBay ، و Gmail ، وغيرها من النظم.

ما الأسباب التي تدفع إلى تغيير نظام إدارة المكتبة الحالي؟؟

لابد أن تستند أسباب التغيير على تقييم لاحتياجات المكتبة يتم العمل عليه بعناية، كما لابد من وجود البراهين التي تدلل على أن نظام إدارة المكتبة الجديد يضيف قيمة إلى خدمات المكتبة.

قد يكون ما يلي بعض من الأسباب التي تدعو إلى التغيير وأخذ قرار بالانتقال إلى نظام جديد:

• البرنامج الحالي قديم وغير مرن
• البرنامج الحالي لا يسمح بقبول التحديثات أو الإضافات التي سوف تغطي الاحتياجات الحالية والمستقبلية.
• البرنامج الحالي غير سهل الاستعمال
• الحاجة إلى برنامج يدعم الخدمات على شبكة الإنترنت ويتعامل مع الموارد الجديدة مثل المواقع والكتب الإلكترونية
• الحاجة إلى برنامج من شأنه أن يعزز الوصول إلى جميع موارد المكتبة وقادر على إضافة ومتابعة إنجازات الطلاب
• الحاجة إلى برنامج لا يقتصر تعامله مع المواد المطبوعة فحسب، ولكنه يمتلك القدرة على التعامل مع صيغ الوسائط المتعددة، ووسائل الإعلام الاجتماعية وبيئة العمل على الإنترنت.

اشراك الموظفين في عملية اختيار نظام إدارة المكتبةفي بعض الأحيان ولأسباب متنوعة يتم ممارسة ضغوط خارجية على المكتبة لتغيير نظام المكتبة وغالبا ما تكون الميزانية من ضمن هذه الأسباب. وبغض النظر عن الأسباب.

تذكر أن:

• الأشخاص الذي يديرون العمليات في مكتبتك وخاصة من يدير نظام إدارة المكتبة غالبا ما يكونوا قادرين على تقديم مساهمة كبرى في اتخاذ قرارات بشأن تغيير نظام إدارة المكتبة  ILS الخاص بك، على الرغم من أنه من المحتمل أن يكون هناك أيضا أشخاص مهمين معنيين بذلك.
• مدير تقنية المعلومات والاتصالات، أو مدير الشبكة أو رئيس مجلس الأمناء من الممكن أن يكونوا منجما من المعلومات، ومن المهم مشاركتهم في عملية صنع القرار.
• يجب على الشخص الذي يدير المكتبة ضمان أن الأشخاص الرئيسيين المشاركين في صنع القرار لديهم فهم واضح لمتطلبات المكتبة الخاصة بك، بما في ذلك ما إذا كان ILS الجديد قادر على دعم خدمات المكتبة.

• الرغبة في تغيير المزود، حيث هناك مزود لديه حزمة من البرامج المكتبية ونحن نريد جميع برامجنا تحت مزود واحد
• تشكيل المدارس أو الجامعات المحلية لجنة ائتلافية وهذا هو البرنامج الذي قررت اللجنة استخدامه

• النظر في دليل نظام المكتبات المتكامل
• التفكير في مشاعر الإحباط التي واجهتك مع نظام إدارة المكتبة الحالي والتحسينات التي ترغب بها
• وضع قائمة بالتحسينات التي تريدها أن تكون متواجدة في نظام إدارة المكتبة الجديد
• التواصل مع بعض الجهات الأخرى التي تستخدم برامج أكثر تقدما والطلب منهم أن إخبارك بالميزات التي يوفرها النظام والتي تريحهم حقا وتسهل عملهم، من المهم أيضا أن تسألهم إذا ما كان هناك جوانب يفتقدونها في النظام
• القيام بعصف ذهني بمشاركة فريق المكتبة والعاملين في المؤسسة لمناقشة الوظائف التي من المتوقع أن يعالجها نظام المكتبة الجديد في السنوات الخمس المقبلة

الاتصال الأولي مع البائعين وبعد أن تنتهي من كتابة قائمة الاحتياجات الخاصة بك، من الطبيعي أن تكون الخطوة اللاحقة هي أن تتصل بمجموعة متعددة من المزودين لنظم إدارة المكتبات، وأن تطلب منهم أن يرسلوا لك المعلومات التسويقية. لضمان وصولك إلى أكبر قدر من المزودين تتوافر أدلة تحتوي على قوائم بأسماء المزودين مرفقة ببيانات حول الشركة المزودة وخصائص المنتج. توفر جمعية المكتبات دليل المزودين يمكنك الرجوع إليه والاطلاع على أكثر من برنامج وأكثر من مزود وتحدد المزودين الأقرب إلى احتياجاتك.

معلومات خاصة بحزمة المزود التسويقية:

هناك كم من المعلومات الخاصة بالحزمة التسويقية التي يعرضها المزود والتي لابد من الاهتمام بمعرفتها، مثال:

•  التأكد ما إذا كان البرنامج قائم على الإنترنت وله القدرة على التكامل مع الخدمات على شبكة الإنترنت
• التأكد من توفر مكونات الحاسوب المادية (Hardware) اللازمة لتشغيل برنامج إدارة المكتبة ILS
• التأكد من توفر عرض السعر للمجموعة الكاملة

• معرفة محددة جدا حول ما يأتي في الحزمة الأولية، والتأكيد على ألا تكون الصفقة جزءا لا يتجزأ
• تأكد من إمكانية استبدال ما هو غير ضروري بأجزاء أخري يمكن أن تضيفها على الحزمة

• احصل على قائمة بأسعار الإضافات الموصي بها
• معرفة تكاليف نقل البيانات من نظام إلى الآخر
• معرفة كم التدريب - ماذا سوف يغطي التدريب، هل سيكون كافيا لتلبية الاحتياجات الخاصة بك؟
• معرفة سعر التدريب، والسفر والإقامة
• ما الدعم المستمر وماذا يتضمن، ومدى توافر مكتب الخدمات المساعدة
• ما مستوى الدعم الذي يتم توفيره مجانا، وما تكلفة مستوى الدعم المستمر.
• سعر موقع الاستضافة - وإذا كان ضروريا
• كيفية ضمان مستقبل النظام - على سبيل المثال، ما إذا كان قادرا على التعامل مع تسجيل وتداول الكتب الإلكترونية
• تأكد ما إذا كان هناك نظام تجريبي (demo) متاح يمكنك أن تسترشد من خلاله.

• عدد المستفيدين في مؤسستك (المكتبة – الجامعة – المدرسة)
• البيانات الخاصة بك - بعض مقدمي نظم إدارة المكتبة يقوموا بقفل البيانات، وبالتالي فإنه من الصعب جدا نقلها والبعض منها يكون أكثر تكلفة
• مستوى خبرة الموظفين - لوضع الاحتياجات التدريبية
• حالة البيانات الخاصة بك، وإذا كان يمكنك وضعها على قرص لإرسالها إلى الشركة
• متى من المحتمل تكون قادرا على شراء ILS، للتجهيز لإجراءات التوريد

• إذا كنت أنت الوحيد الموظف في المكتبة، شكل فريق من الموظفين المهتمين أو قم بتشكيل لجنة المكتبة.
• يمكنك أيضا مشاركة طلاب قسم المكتبات في المناقشة والاجتماعات.
• تأكد من إشراك مسؤول الشبكة أو أي موظف من قسم تقنية المعلومات والاتصالات، لأن الأمر قد يحتاج إلى ترقية الأجهزة.
• في حال أصبح لديك المعلومات من المزودين المهتم بمنتجاتهم، قم بمقارنة ميزات كل النظم المتاحة.
• قم بتوثيق أية استفسارات لديك، اتصل بالمزودين وقم بتوثيق ردودهم.
• عندما يتم كل هذا، أدعُ إلى عقد اجتماع لجميع المشاركين لمناقشة الخيارات واتخاذ القرار.

 آليات التعامل مع سجلات الفهرسة:

كما هو الحال مع أي مهمة كبيرة تجري في المكتبة، سوف يكون هناك تعطيل لبعض الخدمات، وساعات إضافية من الموظفين لإنجاز المهام التي تحتاج إلى أن تكتمل قبل أن تبدأ العملية. تعتبر العمليات الخاصة بسجلات الفهرسة الخاصة بالمكتبة من المهام الحرجة التي يعتمد على نجاحها الجزء الأكبر من نجاح عملية النقل. قبل بدء عملية النقل لابد التأكد من أن البيانات التي سيتم نقلها دقيقة ومتسقة، وهذا يتطلب التحقق من خلال فحص جميع حقول الفهرسة التي تم إدخالها؛ كالتحقق من قائمة نوع الحقل وفحص ما إذا كانت القائمة موحدة على سبيل المثال: هل نستخدم مصطلح 'Non Fiction' للمواد غير الخيالية أم 'Non Fic' أم 'NF'؟ أم نمزج بينهم، إذا كان هذا هو الحال فلابد من توحيد جميع التسجيلات. وكذلك الأمر بالنسبة لقائمة موقع المواد، هل كل التسجيلات لديها "موقع"؟ هل تستخدم نفس المصطلح لنفس الموقع؟ وبنفس المنهجية نستكمل فحص جميع حقول الفهرسة ومراجعتها. كما من المهم التحقق مما إذا كان اتساق شكل التصنيف لكل تسجيله.

التخطيط الإجرائي لعملية الانتقال إلى نظام المكتبة الجديد :

نستعرض وبشكل مقتضب بعض الخطوات التي من المهم الانتباه إليها أثناء تحضيرك لسير عملية الانتقال إلى نظام إدارة المكتبة الجديد:

1. تأكد من أن البيانات الم
2. كتبية التي يتم نقلها دقيقة تم مراجعتها ومعالجتها (بيانات نظيفة) .
3. تأكد من أن البيانات التي تريد نقلها تم تعشيبها وتم استبعاد ما هو قديم أو ما لم يعد صالحا سواء لحالته أو لمحتواه.
4. تأكد من إزالة التسجيلات التي تم التأشير عليها "مفقود في الجرد" إذا كانت لا تزال مفقودة ولا يمكن العثور عليها.
5. تأكد من وجود نسخ احتياطية للبيانات وملفات النظام قبل أن يتم إرسالها للتحويل. فهذا إجراء وقائي مهم جدا.
6. تأكد من صلاحية نظام النسخ الاحتياطي وإمكانية استرجاع السجلات. إذا كنت غير متأكد من كيفية القيام بذلك اتصل بمسؤول الشبكة.
7. راجع الجدول الزمني السنوي الخاص بالمكتبة وقم باختيار الوقت الذي لا يكون فيه حجم الضغط على المكتبة كبيرا لترتيب نقل البيانات.
8. تحقق من أن هذه التواريخ تتناسب أيضاً مع مسؤول الشبكة أو من سيقوم بترتيب عملية نقل البيانات من النظام الحالي إلى النظام الجديد؛ كما تناسب مزود نظام إدارة المكتبة الجديد.
9. بالنسبة للمكتبات المدرسية والجامعية يفضل القيام بعملية الانتقال في نهاية العام أو خلال العطل المدرسية.
10. إذا حدث الانتقال خلال فترة الدراسة (المكتبات المدرسية والجامعية) فسوف تحتاج لترتيب بديل يدوي
11. حافظ على البرنامج القديم الخاص بك حتى يتم تحميل وتثبيت نظام إدارة المكتبة الجديد، فقد يحدث أمر غير متوقع.
12. حدد تواريخ التدريب الخاص بك وبالموظفين المعنيين.
13. حافظ على نظام سجل وقائع الأسئلة log book of system questions عند حدوثها، حتى تتمكن من الرجوع إلى التفاصيل عند الاتصال بمكتب المساعدة.

.