واحدة من العمليات الروتينية الأكثر شيوعا في أي مكتبة هي ترفيف وإعادة ترفيف المواد. إن استخدام إجراءات جيدة لتنظيم رفوف المكتبة أمر مهم جدا للحفاظ على المواد المكتبية على المدى الطويل. كما أن الممارسات الجيدة سوف تؤدي إلى إطالة عمر المواد، ويمكن أن تؤدي الممارسات السيئة إلى الإسراع بتدهور المواد في شكل أغطية وصفحات ممزقة وكتل نصوص متشابكة. في الجزء الأول من هذه التدوينة تطرقنا أكثر إلى موضوع الرفوف وأنواعها وبعض المصطلحات والمفاهيم المتعلقة بعملية الترفيف، في الجزء الأول من هذه التدوينة تطرقنا الي بعض المفاهيم المرتبطة بعملية الترفيف هنا سوف نتطرق أكثر إلى عملية الترفيف والممارسات المتعلقة بها.

أرقام الطلب والترفيف

يتم تنظيم مواد المكتبة على الرفوف من خلال استخدام رقم الطلب Call numbers أو رقم الاستدعاء، وهذه موجودة على كعب الكتاب (spine label). أرقام الطلب ترتب المواد حسب الموضوع على أساس أنظمة التصنيف. وبالإضافة إلى ذلك، يقسم رقم الطلب تصنيف الموضوع من قبل المؤلف. النظامين الأكثر شيوعا في المكتبات هي تصنيف مكتبة الكونغرس وتصنيف ديوي العشري.

 تصنيف ديوي العشري Dewey decimal classification

وضع هذا النظام الأمريكي ملفل ديوي وهو أول نظام تصنيف من نظم تصنيف المكتبات بالمعنى الحديث وأكثرها شهرة في نفس الوقت، وقد صدرت الطبعة الأولى منه عام 1876 م، ويقوم هذا النظام على تقسيم المعرفة البشرية إلى عشرة أقسام رئيسية ويتفرع كل واحد من الأقسام الرئيسية إلى عشرة شعب تمثل التفريعات الرئيسية للموضوع.

في المكتبات العامة والمدرسية عادة ما يتم وضع الكتب غير القصصية على الرف وفقا لنظام تصنيف ديوي العشري Dewey Decimal Classification (DDC). تتكون أرقام الطلب وفق هذا التصنيف من أرقام كاملة وأرقام عشرية (على سبيل المثال 629.13، 629.5 629.9). عادة ما يكون DDC غير كاف لتحديد موضع الكتاب على رفوف المكتبة، لذا يتم إضافة رقم المؤلف أو الكتر، إلى رقم التصنيف لإنشاء رقم طلب فريد لكل عنصر في المكتبة. يلجأ المصنفون إلى إضافة مجموعة من ثلاثة حروف تؤخـــــذ مــــــــــن بيانات الكتاب وتوضع تحت رقم التصنيف لتمييز كتاب معين عن غيره من الكتب، ويسمى الناتج عندئذ بالرقــم الخـاص وهذا الرقم هو الذي يطلب به الكتاب ويرتب بمقتضاه على رفوف المكتبة يتكون رقم الطلب من رقم التصنيف ورقم مؤلف (على سبيل المثال، 629.13 A253). رقم طلب الكتاب نفسه يمكن أن يكون عموديا أو افقيا

 رقم طلب الكتاب Call number

يتم استخدام رقم الكتاب لإنشاء رقم طلب فريد. أبسط شكل، والذي يتم استخدامه من قبل المدارس الصغيرة والمكتبات العامة. رقم طلب الكتاب -الرقم الملصق على كعب الكتاب - هو بمثابة رمز يزود المستخدم بمعلومات ضرورية عن الكتاب، كل كتاب موجود في المكتبة له رقم خاص به، فهو بمثابة العنوان الذي يدلنا على مكان وجود الكتاب على الرف.

 مكونات رقم الطلب وفق تصنيف ديوي العشري مع رقم الكتر  

رقم الكتر نظام وضعه كترCharles Ammi Cutter يتكون من حرف واحد إلى ثلاثة حروف من بداية اسم المؤلف متبوعة بأرقام تتزايد قيمتها الرقمية حسب ترتيبها في الأبجدية. وأسماء المؤلفين التي تبدأ بحرف ساكن غير حرف s تأخذ حرفا واحدا، ومع حرف s أو حرف متحرك تأخذ حرفين، Sc تأخذ ثلاثة أحرف يتبعها في كل حالة رقم.

مكونات رقم الاستدعاء حسب نظام   Dewey Decimal Classification (DDC) مع رقم الكتر – يتكون رقم الكتر من حرف واحد الي ثلاثة حروف من اسم الكاتب الأخير، بدلا من رقم المؤلف.

 وهو عادة ما يكون كما يلي:

629.13

A253

629 هو الجزء الأول من رقم التصنيف هو رقم كامل ويتم إيداعه عدديا.

.13   هو الجزء التالي من رقم التصنيف يقرأ ويودع كعشرية

A253 السطر الثالث يودع بالحرف ثم الرقم. ومع ذلك، يتم قراءة العدد كعشرية.

سيظهر ترتيب نموذج رفوف لرقم الاستدعاء الخاص بنظام DDC باستخدام مؤلف كما يلي:

على سبيل المثال، انظر إلى ارقام طلب الأربع كتب التالية:

641.5 Con

641.564 Cot

641.145 Cor

641.49 Con

سيكون التسلسل الصحيح:

641.145 Cor

641.49 Con

641.5 Con

641.564 Cot

تذكر الجزء الأخير من رقم التصنيف هو عشري. الرقم "49" يأتي بعد "5"، ولكن ".49" أصغر من "5". وبالمثل، ".5" أصغر من ".564".

في المكتبات المدرسية والمكتبات العامة، غالبا ما يتم ترفيف الكتب الخيالية حسب الترتيب الأبجدي للاسم الأخير للمؤلف أو عن طريق رقم المؤلف أو رقم الكتر. وعادة ما يستخدم رقم التصنيف فقط مع المواد غير القصصية.

تصنيف مكتبة الكونغرس

معظم المكتبات الأكاديمية والخاصة ترفف الكتب وفقا لنظام تصنيف مكتبة الكونغرس (LC). تتكون أرقام الاستدعاء المعتدة على تصنيف الكونغرس من مجموعات من الحروف والأرقام. تمثل مجموعات الحروف والأرقام الموضوعات. لأن تصنيف الكتب يتم بحسب مواضيعها، لذلك فإنك عادة ما تجد الكتب التي تتحدث عن نفس الموضوع بجانب بعضها البعض على نفس الرف،

مكونات رقم الطلب او الاستدعاء حسب تصنيف مكتبة الكونغرس

لكي نفهم كيفية ترتيب أرقام الطلب على الرف بحسب نظام تصنيف الكونغرس أنظر بإمعان إلى كل جزء من الرقم أدناه.

حالات خاصة ذات صلة بالترفيف

وفي كل من نظامي LLC وDDC ، يتم ترتيب مجموعات خاصة أخرى من البنود للقواعد العامة التي تنطبق على باقي المجموعة. ومع ذلك، يتم إضافة التصميمات الخاصة فوق أرقام الطلب لإظهار أن العناصر في الرف هي مجموعة لها وضعها الخاص. وفيما يلي يعض بعض الأمثلة:

رفوف العمل Shelfwork: وهي رفوف الصيانة المادية لأكوام الكتب وتنطوي على العمليات التالية: الفرز، وقيد الترفيف والإزاحة، ومراجعة الترتيب على الرفوف

• الفرز Sorting

المواد التي سيتم وضعها في الرفوف تأتي من عدد من المصادر:

1. إعادة المواد التي عادت إلى المكتبة بعد أن تم إرجاعها
2. الكتب جراء عمليات الاستحواذ الجديدة
3. الكتب المستخدمة من قبل المستفيدين في المكتبة وتم تركها على الطاولات أو الرفوف الخاصة

هذا وقبل أن تكون المواد على الرفوف، فإنها تحتاج إلى تقسيمها إلى وحدات قابلة للتنظيم وفقا لموقع الرف ورقم الطلب. الفرز يهيئ المواد لإعادة فعالة وسريعة. يتم الفرز عادة على عربات الكتب book trucks  أو على الرفوف الخاصة.

• قيد الترفيف

يحرك الشخص القائم على عملية الترفيف عربات الكتب، المحملة بمواد مكتبة التي تم فرزها إلى الموقع المناسب لبدء الترفيف. كما يجب على المرفِّفين البحث عن المواد الغير مرففة وإرسالها إلى منطقة الفرز، أو إعادة ترتيبها بشكل صحيح. يجب تقويم الأرفف من خلال محاذاة الكتب مع حافة الرف. وهذا يجعل من السهل على المستفيدين رؤية العناوين وأخذها من الرفوف. وفي الوقت نفسه، ينبغي تحويل المجلدات إلى الجانب الأيسر من الرف. كما ينبغي استخدام دعامات الكتاب (تركيبة سلك معلقة من الرف أعلاه) أو الحاوية لرسم الكتب معا بشكل وثيق لمنع ميل الكتب.

لا ينبغي أن نشد الكتب كثيرا مع دعامة الكتاب أو مسند الكتب  bookend، لأنه إذا كانت الكتب مرصوصة بإحكام كبير، سيكون لدى المستفيدين صعوبة في إزالة الكتب وقد يؤدي إلى تلف كعب للكتاب. وفي نفس الوقت إذا حاولوا إعادة ترفيف كتاب سوف يدفعون عدة كتب إلى الجزء الخلفي من الرف. وإذا كانت الكتب موضوعة على الرف بشكل فضفاض جدا، فإن المستفيد سوف يقوم بدفع بعض الكتب إلى الجزء الخلفي من الرف. في نهاية المطاف، فإنها تقع في خلف الرف وليس من السهل العثور عليها. بالإضافة إلى أن الكتب الموضوعة بشكل فضفاض قد تسقط من أمام الرف وتؤذي شخص ما.

• الإزاحة Shifting

الإزاحة هي عملية نقل أجزاء من الكتب. وقد يكون إجراء الإزاحة أمرا ضروريا بسبب:

1. إعادة ترتيب مجموعة
2. إزالة أجزاء من المجموعة
3. إضافة رفوف جديدة
4. بناء منشأة جديدة

وللحد من الاضطرابات التي يتعرض لها المستفيدون، ينبغي جدولة الإزاحة خلال فترات الاستخدام المنخفض للتحصيل (على سبيل المثال خلال العطل أو بين الفصول الدراسية).

يمكن الحصول على مساحة حرة من خلال:

1. ترك أعلى أو أسفل الرفوف فارغة
2. ترك الفضاء في نهاية كل كسر كبير في التصنيف
3. ترك مساحة في نهاية كل مجموعة

يجب ترك ثلثي كل رف تقريبا. وهذا يعطي مساحة كافية لتخزين الكتب الجديدة وعودة الكتب دون اكتظاظ.

• مراجعة الترتيب على الرفوف shelf-reading

shelf-reading  عملية تدقيق المواد على الرفوف للتأكد من أن المواد على الرفوف طبقا لرقم الطلب وفحص الرفوف للتأكد من أن كل بند في مكانه الصحيح. الكتب تخرج عن النظام بسبب الموظفين وأخطاء المستفيد. وللحفاظ على المجموعة بشكل منظم ومرفف بالشكل الصحيح، عادة ما يتم تحديد قسم معين من الأرفف، ويتم تعيين شخص مسؤولا عن قراءته بشكل منتظم (على سبيل المثال، يوميا أو أسبوعيا أو شهريا).

هذا وتوصي أدبيات المكتبة بقراءة الرفوف مرة واحدة في الأسبوع على الأقل. في معظم المكتبات، ببساطة ليس هناك ما يكفي من الوقت، أو الموظفين، لقراءة المجموعة كاملة مرة واحدة في الأسبوع، لذا يفضل النظر إلى المناطق المستخدمة بشكل كبير  يوميا، والاهتمام بها أكثر من غيرها من المناطق الأقل طلبا على الكتب فيها.

أثناء العمل على تنظيم الرفوف القائمة، أي مواد مزدحمة على الرفوف يجب أن يتم ازاحتها. وعادة ما يتم إيجاد العناصر المفقودة أثناء عملية تنظيم الرفوف أو التي طال انتظارها والتي تم وضعها بشكل غير صحيح. إن قراءة الرفوف تمثل تحديا نفسيا وجسديا. لأنها عملية مملة، مجهدة للعين والظهر، لذا يجب أن تكون كل دورة لتنظيم الكتب على الرفوف لا تزيد عن 1-2 ساعات مع استراحة كل 30-45 دقيقة.