يتم التأكيد على أهمية إدارة البيانات البحثية من قبل الحكومة، ووكالات التمويل، والمجتمعات العلمية. فزيادة فرص الحصول على بيانات البحوث تزيد من تأثير وكفاءة الأنشطة العلمية والتمويل. وهكذا، فإن العديد من المؤسسات البحثية قد وضعت أو تخطط لإنشاء خدمات البحوث وتنظيم البيانات البحثية كجزء من خدمات المستودعات المؤسسية الخاصة بهم.
ويتم تيسير الوصول ليس من خلال السياسات الملائمة فحسب، بل أيضا من خلال استخدام آليات فاعلة للبنية التحتية، بما في ذلك تعزيز البيانات باستخدام بيانات وصفية فاعلة. وهنالك عدد متزايد من المؤسسات الأکادیمیة التي تخطط لتقديم خدمات بيانات البحوث من خلال مستودعاتها المؤسسية، فعلى الرغم من أن العديد من الجامعات البحثة لدیھم بالفعل مؤسسات تنظيمية مستقلة توفر الوصول المفتوح إلی المحتوى الرقمي الذي تنتجه مجتمعات الجامعات، إلا أن عددا قليلا من هذه المستودعات يقدم خدمات البيانات البحثية.
حفظ الملفات البحثية في المستودعات المؤسسية
تسمح مستودعات البيانات بالأرشفة وحفظ البيانات على المدى الطويل عن طريق تحميل أنواع البيانات المختلفة. وهذا قد يتضمن ملفات إكسيل البسيطة، أو ملفات SPSS الإحصائية والمزيد من الأشكال المتخصصة الغريبة (مثل GIS shapefiles ) الخاصة بتخزين الموقع الجغرافي أو تنسيقات Genome data الخاصة ببيانات الجينوم... الخ). كما توفر المستودعات البحثية استراتيجية الرابط الثابت للاستشهاد على الإنترنت والوصول الفوري بحيث يمكن للباحثين تقديم روابط مباشرة إلى البيانات والملفات المساعدة والتي نشرت في وقت لاحق. وعادة ما يتم توفير ذلك من خلال معرّف الوثيقة الرقمي (DOI) أو البصمة الرقمية العالمية (UNF (. كما تسمح المستودعات عادة بالبحث الفوري واسترجاع البيانات وربطها وتنزيلها. ومع تقدم مستودعات البيانات، فإنها ستسمح بتجميع مجموعات البيانات ومجالات البيانات لتسهيل الرؤية والاكتشاف والتحقق. في بيئة شبكية عالمية عبر الإنترنت، يتم ذلك من خلال تجميع البيانات وإمكانيات ربط البيانات وتصور البيانات مع التطبيقات الحالية مثل تطبيق تابلو Tableau والذي يمكن من عرض البيانات من عدة قواعد بيانات
تعد إدارة الميتاداتا أحد العناصر الأساسية في تنظيم البيانات البحثية. وعلاوة على ذلك، تستخدم تقنيات البيانات المترابطة على نحو متزايد لاستكشاف وربط ودمج المعرفة والبيانات الوصفية والبيانات التي تنظمها المكتبات والمستودعات المؤسساتية.
أهمية تنظيم البيانات البحثية في المستودعات المؤسسية
ادارة البيانات البحثية هي عملية إدارة البيانات البحثية طوال دورة حياتها من أجل توافرها على المدى الطويل وإعادة استخدامها وتسهيل الاكتشاف والاسترجاع وضمان الجودة وإدارة القيمة، فضلا عن إعادة استخدام بيانات البحوث، كما يمكن لإدارة البيانات البحثية المساعدة في الاكتشاف، التحديد، الاختيار، الحصول، التحقق، التحليل، الإدارة، الأرشفة، النشر، والاستشهاد. هذا ويتطلب كل نشاط مرتبط بتنظيم البيانات استخدام أنواع مختلفة من الأدوات والبيانات الوصفية لوصف وإدارة وتجميع البيانات البحثية.
.
يعتبر مستودع بيانات البحوث هو أفضل وسيلة للحفاظ على بيانات البحوث الرقمية. فالمستودع هو الأرشيف الذي يدير التخزين على المدى الطويل والحفاظ على الموارد الرقمية وهو يوفر فهرس للاكتشاف والوصول. وقد يوفر بعض الممولين المستودعات البحثية للحفاظ على بيانات البحوث ونشرها من المشاريع التي يمولونها. وفي حال لم يتم تحديد مستودع من قبل الممول، فهناك العديد من مستودعات البيانات القائمة على الانضباط والتي وضعتها المجتمعات البحثية، حيث يمكن إيداع البيانات. كما يحدد بعض ناشري المجلات المستودعات التي قد يتم فيها إيداع البيانات والرموز والمواد التكميلية.
معظم مستودعات البيانات لا تتطلب مقابل من أجل إيداع بيانات البحوث، على الرغم من أن العديد تتطلب التسجيل. هذا ولا تسمح جميع مستودعات البيانات بالوصول المفتوح إلى محتواها. بعض المستودعات هي خدمات اشتراك، وكثير منها تتطلب تسجيل المستخدمين، ومعظمها لديها ترتيبات حظر الوصول، ومنع الوصول إلى البيانات. مستودعات البيانات هي بالطبع أفضل مصدر للبيانات البحثية المنشورة. فالفكرة الأساسية من المستودعات هي إتاحة البيانات البحثية أمام الباحثين للاستفادة منها وإعادة استخدامها. وكما أسلفنا ليست كل البيانات قابلة للمشاركة، بالرغم من أن هناك الكثير من البيانات إذا ما تم مشاركتها تعود بالنفع على البشرية مثل البيانات المتعلقة بالأمراض والأوبئة
مهارات البيانات البحثية ليست من المهارات التي يتعلمها الباحثين خلال دراستهم، وهنا يأتي دور المكتبة كمركز لخدمة البيانات البحثية، وحتى الآن هناك عدد قليل من المكتبات تقوم بهذا الدور. ولكن توضح الممسوحات التي أجريت بهذا الشأن أن هناك عدد غير قليل من المكتبات تفكر في القيام بهذه المهمة خلال السنوات القادمة، وعلى المستوى العربي هناك أيضا بعض المكتبات التي شرعت بالفعل في هذه الخطوة مثل مكتبة الملك فهد الوطنية والتي تعمل مع نسيج على هذا المشروع كونها احدى كبرى الجهات المختصة في هذا المجال.
اعتبارات لابد النظر اليها قبل اختيار مستودع البيانات
يعرف مستودع بيانات البحوث (re3data.org) الذي تم إنشاؤه في المانيا عام 2012 لحفظ البيانات واتاحتها، مستودعات البيانات البحثية على أنها "نوع فرعي من البنية التحتية للمعلومات المستدامة التي توفر التخزين على المدى الطويل والوصول إلى بيانات البحوث التي هي الأساس للنشر العلمي. ويقصد ببيانات البحث المعلومات التي تولدها المشاريع العلمية من خلال التجارب والقياسات والمسوح أو المقابلات وما إلى ذلك "
وبعبارة أخرى، يوفر مستودع البيانات تخزين طويل الأجل للبيانات التي تدعم المنشورات العلمية. مستودعات البيانات هي جهود مؤسسية لتوفير الحفاظ المستدام على البيانات التي تم إنشاؤها من قبل الباحثين. وتتوافر اليوم العديد من مستودعات البيانات. وبالتالي بعض منها سوف يكون مناسبا بشكل أفضل لاحتياجاتك أكثر من غيرها. فيما يلي بعض النصائح حول تحديد مستودع بيانات لبحثك:
السمعة: هل المستودع مصدر موثوق به؟ تحقق لمعرفة ما إذا كانت معتمدة من قبل وكالة تمويل، مجلة علمية، مجتمع مهني، مكتبة، أو إذا كان مدرجا في سجل بيانات البحوث المستودعات. عند نشر البيانات البحثية الخاصة بك، مثل نشر مقال، أفضل ما يمكنك القيام به هو اختيار شريك موثوق السمعة تدهمه مؤسسة أو مجتمع البحث الخاص بك.
الاستدامة: وجود البيانات التي أودعت في مستودع غير قابل للاستدامة يفشل عملية الإيداع برمتها. ولهذا السبب، من الأهمية بمكان التأكد من أن المستودع لديه دعم من مؤسسة أو مجتمع أو ممول. كما أنك ستحتاج إلى التأكد من أن المستودع الذي تختاره سيوفر إمكانية الوصول إلى بياناتك لأكثر من 5 سنوات على الأقل. كما تأكد من أنه سيكون لدى العديد من المستودعات خطط للحفظ وخطط للطوارئ بشأن تمويل الفرص الخارجية. وأخيرا، لا تتردوا من السؤال عن هذه الخطط.
الرؤية: أحد الأسباب الرئيسة لإيداع بياناتك في مستودع التخزين هو الحصول على معرف فريد يمكن للآخرين استخدامه لاستشهاد بياناتك. هذه الخدمة سوف تزيد من وضوح البيانات الخاصة بك داخل البيانات الأكاديمية وتسمح للباحثين العثور عليها في وقت لاحق. تأكد من أن مستودع البيانات الخاص بك يقدم DOI (معرف الكائن الرقمي)، طريقة أخرى للتفكير في الرؤية هي أن نسأل ما إذا كان الباحثون في مجال عملك يستخدمون مستودعا. بعض التخصصات لديها مستودع متفق عليه يستخدمه الجميع ومعروف على مستوى مجتمع الباحثين. تأكد من أنك تضع البيانات الخاصة بك حيث من المرجح أن يجدها الباحثون المناسبون.
سهولة الاستخدام: سهولة استخدام مستودع البيانات تمثل قضية هامة في ضمان تمكن الآخرين من الوصول إلى بياناتك. لسوء الحظ، ليس كل المستودعات لديها التمويل لخلق واجهات كبيرة على شبكة الإنترنت مع التفاعلات البسيطة والبديهية، فإذا كان زملائك غير قادرين على العثور على وتحميل البيانات الخاصة بك فسوف يحد من فعالية تبادل البيانات الخاصة بك. كما ينبغي أن يتيح مستودع البيانات القابل للاستخدام للمستفيدين إمكانية تحميل مجموعات البيانات وتنزيلها والاستشهاد بها بسهولة.
الميزات: بعض مستودعات البيانات لديها ميزات كبيرة حقا مثل التكامل مع حلول التخزين التجارية الأخرى. على الرغم من أن هذه الميزة قد لا تكون حجر الزاوية في توفير إمكانية الوصول إلى بياناتك على المدى الطويل، إلا أنها يمكن أن تساعدك على مشاركة بياناتك بشكل أكثر تواترا وفاعلية. بالإضافة إلى ذلك، فإن لوحة تحكم المؤلف author dashboard من الأمور الهامة، حيث يمكنك استعرض الإحصاءات (مثل التنزيلات، أو مجموعات البيانات) أو كما ستحتاج إلى مراجعة حدود التحميل والتخزين. توفر بعض المستودعات تخزين مجاني محدود قبل تحصيل رسوم. تأكد من إلقاء نظرة على كل ميزات مستودع البيانات ومقارنتها بخدمات مماثلة.
الصيغ: معظم مستودعات البيانات قادرة على التعامل مع معظم الصيغ. ومع ذلك، فإن هذا لا يضمن دائما أنها سوف تكون قادرة على العمل مع البيانات الخاصة بك. تأكد من إلقاء نظرة على وثائق المستودعات للتأكد من أنها يمكنها تخزين البيانات التي قمت بإنشائها. بالإضافة إلى ذلك، تحقق مما إذا كان المستودع يمكنه إنشاء معاينات أو تقديم تفاعلات مستخدمين آخرين مع بياناتك. وبالرغم من أن هذه الميزات ليست ضرورية من منظور القائمين على عملية الحفظـ الا أنها تساعد المستخدمين على فهم والوصول إلى البيانات الخاصة بك.
الحقوق: اعرف حقوقك! خصص بعض الوقت لقراءة شروط الاستخدام وفهم الأذونات التي يمنحها مستودع البيانات. على سبيل المثال، هل يستخدم مستودع البيانات الخاص بك اتفاقيات ترخيص مشتركة مثل مؤسسة المشاع الإبداعي (Creative Commons) التي ستساعد الآخرين على فهم ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله مع بياناتك؟
من أفضل الممارسات بالنسبة لمستودع البيانات أن يحدد بوضوح شروط الاستخدام وأن يوفر قسم الأسئلة الشائعة (FAQ) لمساعدة المستخدمين على فهم الخدمة المقدمة. إذا كنت غير متأكد من حقوقك كمستخدم، فاتصل بالمستودع لمعرفة المزيد.
هذا وتحفز الزيادة المحتملة في قيمة اسم المؤسسة العديد من المؤسسات لبناء المستودعات الرقمية والتي تزيد من قيمتها ومصداقيتها، كما أن وجود فهم جيد لممارسات تنظيم البيانات البحثية الحالية في المستودعات المؤسساتية أمر ضروري لتوفير خدمات فعالة لتنظيم البيانات وتحقيق أهداف هيئات الرقابة الداخلية التي تشمل على سبيل المثال لا الحصر تبادل المعارف والبيانات والوصول إليها والسيطرة عليها والحفاظ عليها