عَرًف الكثير من المتخصصين في علم المكتبات الرقمية Digital Library بأنها المكتبة التي تملك مصادر إلكترونية محوسبة فقط، ولا تستخدم مصادر تقليدية مطبوعة بغض النظر عن أن تكون متاحة على الإنترنت أو لا. وربما كان أشهر تعريف للمكتبة الرقمية هو أنها مجموعات منظمة من المعلومات الرقمية، ويجمع هذا التعريف بين تنظيم المعلومات وجمعها، تلك العمليات التي تقوم بها المكتبات ودور الأرشيف التقليدية، ولكن مع عملية التمثيل الرقمي digital representation التي غدت ممكنةً بواسطة الحاسبات.
مصطلح "نظام المكتبة الرقمية المتكاملة" يعني أشياء مختلفة لمختلف الناس. تختلف أشكال المكتبات الرقمية من منظمة إلى أخرى. عند الشروع بتصميم وتطبيق المكتبات الرقمية، هناك عدة جوانب يجب مراعاتها:
- قابلية التشغيل البيني: كيفية الجمع بين كيانات غير متجانسة ومكتبات رقمية مستقلة لتزويد المستخدمين برؤية متكاملة للموارد المختلفة في هذه المكتبات الرقمية.
- وصف الأشياء والمستودعات: وصف المواد الرقمية والمجموعات لتسهيل استخدام تقنيات معينة مثل البروتوكولات التي تدعم البحث الموزع واسترجاع وتوفير الأسس لقابلية التشغيل البيني الفعال.
- إدارة وتنظيم المجموعة: دمج موارد المعلومات على الشبكة في المجموعات المدارة، وإدارة الحقوق، والدفع والتحكم، والتقاط المعلومات غير النصية والوسائط المتعددة، والتنظيم والتخزين والفهرسة والاسترجاع.
- واجهات المستخدم والتفاعل بين الإنسان والحاسوب: نمذجة سلوك المستخدم، وعرض المعلومات، والبيانات التصويرية والملاحة في مجموعات المعلومات الكبيرة، والربط والتحليل المعلوماتي، والقدرة على التكيف مع الاختلافات في محطات عمل المستخدم وعرض النطاق الترددي للشبكة.
- القضايا الاقتصادية والاجتماعية والقانونية: إدارة الحقوق، والنماذج الاقتصادية لاستخدام المعلومات الإلكترونية، ونظم الدفع والفواتير لدعم هذه النماذج الاقتصادية.
وظائف مكونات المكتبة الرقمية المتكاملة
قد تتضمن المكونات التي تشتمل عليها المكتبة الرقمية المتكاملة الوظائف التالية:
- الاستحواذ: جمع أصول المكتبة والمواد من خلال الشراء أو التبادل أو الترخيص. وكجزء من هذه الوظيفة، ينبغي للنظام أن يسهل عملية الاستحواذ والإذن بالحقوق الرقمية للأصل، فضلا عن دعم تلك الحقوق والأخذ بعين الاعتبار حقوق استخدام النسخ الأصل.
- الفهرسة والتصنيف: الوصف الصحيح والمتسق للأصول والذي يمكن المستخدمين من البحث عن هذه الأصول واستردادها باستخدام معايير الفهرسة مثل صيغة مارك ومعايير دبلن كور Dublin Core.
تخزين الكتب الرقمية وغيرها من المحتويات: الإدارة وتسمية الأسماء، وتتبع الأصول الرقمية، والقدرة على استردادها بسهولة للإنتاج أو القراءة. وتشمل وظائف التالية:
إدارة عملية إنتاج الأصول الرقمية: إدارة المهام أو سير العمل، وموارد الإنتاج، والموارد البشرية، والأعمال الرقمية قيد التنفيذ.
- أرشفة الأصول – سياسات الحفظ في المكتبة والعمليات المتعلقة بالاحتفاظ بها وتحديث دورة حياة الأصول.
- إدارة تخزين البيانات: صلاحيات المستخدمين والتحقق من ملفات البيانات داخل وخارج النظام وفقا لقواعد محددة وضوابط الإصدار. هذا بالإضافة إلى السيطرة على النسخ وبقائها بعيدة الكوارث.
- التداول والتوزيع: تتحقق إدارة الأصول الرقمية من خلال وظائف نظام المكتبة المتكاملة والتي تشمل تسجيل البنود الصادرة وإرجاعها ومتابعة البنود المتأخرة، والبنود المطلوبة. وتشمل أيضاً تسجيل بيانات المستخدم، وتفضيلات القراءة والخدمات والاختيار الآلي للمواد.
تداول مصادر المعلومات Circulation وهو النظام الذي يقوم بعمليات الإعارة، واستلام المصادر عند إعادتها، وتجديد الإعارة، والمصادر المتأخرة وغرامتها. وغيرها.
- قنوات التسليم: ينبغي أن يكون للنظام عدة قنوات للدخول والتسليم، وكلها يجب أن تكون قابلة للاستعمال من خلال التكيف التقني. الويب هي قناة التسليم الأكثر شعبية في الوقت الحالي.
ومن العوامل التي قد تؤثر على طبيعة ودرجة تكامل المكتبة المتكاملة للمنظمة ما هو متاح من ميزانية ومقدار وموقع للمحتوى الرقمي والخدمات المقدمة، والتشريعات، ومستويات ومهارات التوظيف، جنبا إلى جنب مع الثقافة والأهداف الطويلة الأجل للمنظمة.
التخطيط لمشروع المكتبة الرقمية المتكاملة
تعريف نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة: تحديد نطاق مشروع المكتبة الرقمية المتكاملة معقد من وجهة نظر جميع المشاركين، ولهذا السبب يتم تشجيع المكتبة على إنشاء فريق المشروع مع تمثيل من مناطق المنظمة المتأثرة من المكتبة الرقمية المتكاملة على سبيل المثال: إدارة المكتبة، الشؤون المالية، تقنية المعلومات.
وعلى الرغم من وجود العديد من المنهجيات التي تعالج دورة حياة المشروع، فإن المراحل الأربع التالية مقبولة عموما كمعيار: التصور، التخطيط، التطوير، والنشر أو التثبيت.
أولا: مرحلة التصور
وهذا يتطلب وضع تصور حول ما يلي:
- تحديد أهداف الأعمال الأساسية
- المتطلبات الوظيفية
- تطوير نطاق المشروع.
- وضع تقديرات لميزانية المشروع
- الجداول الزمنية للتنفيذ
- إنجاز وثيقة الرؤية
في مرحلة التصور، تحدد المكتبة، بالتشاور مع قطاع التقنية، أهداف العمل الرئيسية التي يجب أن تلبيها التقنية، مع تطوير توافق فيما بين رؤى أصحاب المصلحة حول ما ينبغي القيام به.
ميزانية المشروع تبدأ مع الجداول الزمنية التقريبية للتنفيذ. ويعتبر العمل المنجز في هذه المرحلة "غير مكتمل" من حيث أنه لا يزال يتعين وضع الكثير من التفاصيل.
في مرحلة وضع التصور يتم تطوير نطاق المشروع، وتحديد متغيرات المشروع بعمق أكبر. من وجهة نظر المكتبة، نطاق المشروع هو عبارة عن بيان نهائي حول ما سيتم إنجازه في المكتبة الرقمية المتكاملة - ما هي الخدمات التي ستقدمها لمستخدميها وما هي الوظائف التي سيقوم بها و / أو مستخدميها. عند تصميم نظام المكتبة الرقمية، فإن كل مكتبة تدخل في مشروع المكتبة الرقمية عادة ما تجيب عن هذه الأسئلة أو بعض منها بشكل مختلف.
الجواب يعتمد على موقع ودور المكتبة داخل مجتمعها وأنواع الخدمات التي تقدمها أو التي تعتزم تقديمها في المستقبل. فريق مشروع المكتبة يحدد متطلبات العمل التي يجب أن يفي بها النظام لتحقيق أهداف المشروع. ينتج عن هذه العملية التكرارية وثيقة الرؤية، والتي تحدد الأساس المنطقي للمشروع، والنتائج المتوقعة، وجدوى المشروع، والأهداف والقيود والفرص والمخاطر، وهيكل المشروع.
وفي نهاية هذه العملية، يتفق جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع مع رؤية المشروع على النحو المبين في الوثيقة. أداء هذا العمل يستغرق وقتا وجهدا وموارد مخصصة. إنها ليست مهمة سهلة.
خلال مرحلة التصور، يقوم فريق المشروع بتحديث وثائق المشروع باستمرار وتنقيحها بمعلومات جديدة، وبالتالي تحقيق زيادة الوضوح مع مرور الوقت. هذه المرحلة عادة ما تكون خلاقة جدا، حيث أن الإجماع على ما يجب القيام به على قدر مساوٍ لأهمية الوثائق التي تحدد المنتج النهائي.
ثانيا: مرحلة التخطيط الأولية
في مرحلة التخطيط الأولية يتم إنتاج ثلاث وثائق رئيسية:
- وثيقة المشروع: تحدد وثيقة المشروع ما سيتم إنجازه من أعمال، ومقدار تكلفته، ومتى سيتم تسليم الإنتاج.
- وثيقة المتطلبات: وتحدد وثيقة المتطلبات الأهداف والمتطلبات التجارية لنظام المكتبة الرقمية المتكامل بعمق.
- وثيقة الهندسة التقنية الأولية: وهي وثيقة توجز الحلول التقنية الأساسية التي ينبغي استخدامها. بنية الحلول هي مسؤولية فرق التقنية التي من شأنها تطوير الحلول ودعمها في نهاية المطاف. إن اختيار الأبنية، والمنصات، وقواعد البيانات، ولغات التطوير كلها قضايا حاسمة تحددها قيادات تقنية في فريق مشروع النظام الرقمي المتكامل بالتشاور مع المكتبة. كما يتوجب التأكيد كثيرا على الأمن، وبحيث يكون من القضايا التي تقع في المقام الأول في أذهان الموظفين الفنيين في جميع مراحل تصميم وتطوير نظام المكتبة الرقمية المتكامل.
العناصر التي يجب مراعاتها
- الشراء مقابل البناء
يتعين على فرق التصور والتخطيط إيلاء اهتمام خاص للفرص التي تتيحها البرمجيات التجارية. وكقاعدة عامة، ما لم يكن للمكتبة قسم برمجة داخلي، فإن النظم التجارية المدعومة جيدا ستكون أبسط لتنفيذها، فضلا عن كونها أكثر فعالية من حيث التكلفة، حتى لو كان التخصيص مطلوبا. وينبغي عموما تجنب تخصيص النظم التجارية بقدر الإمكان. التخصيص يمكن أن يضيف تكاليف كبيرة لأي مشروع، تكاليف التخصيص يمكن أن يكون ضعف السعر الأولي للبرمجيات.
وهناك مسألة أخرى ينبغي النظر فيها بعناية وهي اللغات المتعددة. العديد من التطبيقات متاحة الآن مع واجهات متعددة اللغات. تكلفة إضافة لغة أخرى إلى التطبيق يمكن أن تكون عالية. القاعدة العامة هي أن تكاليف الترجمة والبرمجة 30٪ من السعر المبدئي للبرمجيات لكل لغة جديدة.
- الاستعانة بمصادر خارجية
الاستعانة بمصادر خارجية لكل أو لبعض نظام المكتبة الرقمية المتكامل قرار خاصا بكل مكتبة. إذا كانت لدى المكتبة أو المؤسسة الأم قسم عمليات النظم الذي يمكنه إدارة البنية التحتية الكبيرة والدعم والمتطلبات التشغيلية لنظام مكتبة رقمية متكامل يعمل بكامل طاقته، فإن الاستعانة بمصادر خارجية ليس له داع، بينما إذا لم يكن لدى المكتبة قسم تقنية المعلومات لدعم النظام، فإن الاستعانة بمصادر خارجية قد تكون خيارا يستحق الأخذ به.
تطوير دراسة الجدوى لنظام المكتبة الرقمية المتكامل
دراسة الجدوى جزء لا يتجزأ من مشاريع أنظمة المكتبة الرقمية المتكاملة وذلك لتقديم مبررات لتنفيذ هذا المشروع وجدوى تنفيذه.
تشمل دراسة الجدوى:
- تقييم الوضع الحالي
- تقديم الخيارات أو البدائل
- تحليل التكاليف والفوائد
- الحلول والتوصيات
إن بناء نظام مكتبة رقمية متكامل يعد إنجازا هاما لمعظم المكتبات. العديد من المكتبات قد لا يكون لديها خبرة مع مستوى التقنية المطلوبة في نظام المكتبة الرقمية المتكاملة، أو تعقيدات إدارة مشروع على هذا النطاق. دراسة الجدوى جزء هام من التخطيط للمكتبة، وذلك لتقييم الجوانب العديدة لمثل هذا المشروع. وينبغي أن تضع دراسة الجدوى المشروع ضمن استراتيجية الأعمال الخاصة بالمنظمة وأن تبين كيف سيسهم المشروع في نجاح الاستراتيجية.
تستعرض دراسة الجدوى وتقيم الوضع الحالي وتحدد المشكلة أو الفرصة المتاحة للمكتبة. وينبغي بعد ذلك عرض الخيارات المتاحة حاليا للمكتبة، بما في ذلك خيار "الحالة الأساسية" للاستمرار في تقديم الخدمات الحالية.
أحد الأقسام الرئيسية في دراسة الجدوى هو تحليل مفصل لتكاليف وفوائد الخيار الموصي به. يجب النظر في عدد من العوامل الخاصة بالتكلفة / المنفعة التحليل، بما في ذلك:
- إعادة هندسة العمليات التجارية: وهذا خاص بتحليل سير العمل والعمليات الحالية للمكتبة، وكيف سيتم تغييرها نتيجة لتنفيذ نظام المكتبة الرقمية المتكاملة. ومن المرجح أن تكون هناك حاجة إلى عمليات جديدة لضمان أقصى قدر من الفوائد التشغيلية من تنفيذ النظام المتكامل للمكتبات الرقمية.
التكاليف والآثار المالية؛ وهذا خاص بالنظر في كل من التكاليف الأولية والأثر المالي المستمر على المدى الطويل، بما في ذلك:
- تكاليف المشروع (الموظفون في المشروع، الأدوات)؛
- تكاليف الإعداد (الأجهزة والبرمجيات والتصميم والتخصيص والخدمات المهنية الأخرى، وتنفيذ والتدريب).
- تكاليف الصيانة (الترخيص، الدعم، الترقيات المستقبلية).
مزايا الخدمة: وهذا خاص بتضمين أي فوائد محتملة للمستخدمين، مثل:
- تحسين الخدمات القائمة.
- فرص الخدمات الجديدة.
- المنافع التشغيلية: وهذا خاص بالنظر في الطرق التي من المرجح أن تستفيد منها المكتبة، على سبيل المثال:
- تخفيض التكاليف (مثل القضاء على الخدمات الهامشية، وتخفيض عدد الموظفين، وأساليب الإنتاج الأقل تكلفة)؛
- تجنب التكاليف (مثل تحسين الإنتاجية)؛ و
- فرص جديدة للإيرادات.
كما ينبغي أن تناقش دراسة الجدوى استراتيجية تنفيذ المشروع من خلال تحديد عوامل النجاح الحاسمة للمشروع، وأصحاب المصلحة، والمشروعات ذات الصلة التي قد تؤثر عليه، وأثر المشروع على المنظمة (مثل التوظيف). وينبغي أن تعرض الاستراتيجية الخطوط العريضة لمجالات العمل الرئيسية في المشروع والمعالم الرئيسية ذات الصلة، وتوفير الموارد للمشروع، وإطار إدارة المشروع، بما في ذلك نموذج إدارة المشروع وخطة إدارة التغيير.
وأخيرا، ينبغي أن تتضمن دراسة الجدوى خطة أولية لتحديد المخاطر وتحلیلھا والتخفيف من حدتها، وخطة اتصالات تفصل مجموعات أصحاب المصلحة الرئیسیین، والوثائق المختلفة التي تم إنشاؤها من قبل کل مجموعة، وكذلك المعلومات التي ستتلقاها کل مجموعة. بالإضافة إلى ذلك، لابد من توفر مسرد المصطلحات الفريدة للمشروع وملاحق الدعم، مثل خطة المخاطر عالية المستوى وخطة الاتصالات.
