لن تختفي أبدًا قيمة التفاعل وجهاً لوجه، ولكن هناك أوقات يكون فيها التحول إلى الوضع الافتراضي جزءًا ضروريًا من برنامج الحدث أو الفعالية الخاصة بك.

تتطلب استضافة حدث افتراضي نفس العناية والاهتمام اللذين تتطلبهما الفعالية الوجاهية. فأنت مع كلا الحدثين، تحتاج إلى الترويج الفعال للحدث، وإشراك الحضور وتقديم تجربة ثرية لهم، ومن ثم قياس نجاح الحدث. الشيء الوحيد المفقود في الحدث الافتراضي، هو المكان والتواجد الفيزيائي في المكان. ولكن ذلك لن يمنعك من إنشاء حدث مؤثر يمتد إلى ما هو أبعد من شاشة الحاسوب، في حال تم التفكير في الأحداث الافتراضية ليس كعروض تقديمية صغيرة لمرة واحدة أو كندوة عبر الإنترنت، ولكن كقيمة مضافة، وخبرات قائمة على المشاركة.

8

ما هو الحدث الافتراضي؟

الحدث الافتراضي هو الحدث الذي يختبر فيه الأفراد الحدث ومحتواه عبر الإنترنت بدلاً من التجمع شخصيًا. وفقًا لمؤشرات Google ، يتجه العالم نحو الوضع الافتراضي أكثر فأكثر. فيما يلي الأنواع الأربعة الرئيسة للأحداث الافتراضية:

1. 1. ندوات عبر الإنترنت Webinars:

تستمر الندوات عبر الإنترنت عادةً في مكان ما من 45 إلى 80 دقيقة. فعليًا يسمح عقد الندوات عبر الإنترنت للحضور من جميع أنحاء العالم الفرصة للانضمام والاستماع، حيث يقوم متحدث أو أكثر بتقديم المحتوى. يمكن للشركات فرض رسوم على الحضور للانضمام إلى ندوات عبر الإنترنت باستخدام خدمات الدفع عبر الإنترنت أو يمكن تقديمها مجانًا. تستخدم البرامج التعليمية على الويب عادةً أدوات مؤتمرات الفيديو التي تسمح بالأسئلة والأجوبة، والقدرة على تقديم فيديو مباشر أو مسجل مسبقًا، ويتم تقديمها عند الطلب بعد الحدث. ونظرًا لطبيعتها التعليمية الفريدة، ازدهرت الندوات عبر الإنترنت بحضور افتراضي بنسبة 100٪.

2. 2. المؤتمرات الافتراضية Virtual Conferences:

الأمر هنا مثله مثل الكثير من المؤتمرات التي تحدث وجهاً لوجه، يتم إنشاء المؤتمرات الافتراضية حول أجندة حية ومعقدة تتضمن الكلمات الأساسية، والجلسات، والاستراحات. هذا وقد تتضمن المؤتمرات الافتراضية محتوى متعدد الجلسات في نفس الوقت.

قد تكون المؤتمرات الافتراضية ليست فعالة من حيث الاستحواذ على العملاء المحتملين والتواصل مثل الحدث الوجاهي، إلا أنها توفر للحاضرين إمكانية مشاهدة والاستماع إلى المتحدثين في الوقت الفعلي، وبناء أجندتهم الخاصة من المحتوى ذي الصلة عند الطلب، والتفاعل مع الحاضرين.

3. 3. الأحداث الهجينة الداخلية Internal Hybrid Events:

هنا سنجد قاعات المدينة، وإطلاق المبيعات، والأحداث على مستوى الشركة، والدورات التدريبية، واجتماعات الأقسام، والمزيد.

بالنسبة للمؤسسات التي تمتد عبر البلدان أو القارات، يتم استخدام الأحداث الهجينة الداخلية لمشاركة رسالة ما مع الشركة بأكملها عندما لا يتم جمع جميع الموظفين في نفس المكان. في حين أنه سيكون من الرائع نقل كل موظف إلى المقر الرئيسي لمؤسستك، إلا أنه سيكون مكلفًا للغاية، وستستغرق الجدولة المطلوبة وقتًا طويلاً. الخيار الأفضل التالي هو استضافة الأحداث التي تكون جزءًا شخصيًا وجزءًا افتراضيًا. يمكن أن تعمل أنشطة بناء الفريق الافتراضي بشكل جيد في الأحداث الهجينة الداخلية.

4. 4. الأحداث الهجينة الخارجية External Hybrid Events:

تقام هذه الأحداث لمن هم خارج مؤسستك. يمكن أن تكون مؤتمرات للمستخدمين والعملاء أو مؤتمرات صناعية، أو تعليمية. تقدم هذه الأحداث للحاضرين غير القادرين على السفر إلى الحدث فرصة للمشاركة والتعلم.

في الأحداث الهجينة الخارجية من الصعب تقديم نفس القيمة التي تقدمها الأحداث الوجاهية، حيث يمكن للحاضرين شخصيًا التواصل بحرية أكبر والتفاعل بسهولة مع المحتوى أكثر من أولئك الذين يحضرون افتراضيًا.

لماذا تستضيف حدثًا افتراضيًا؟

يتم عقد الأحداث الافتراضية لنفس الأسباب التي نقيم من أجلها الأحداث الوجاهية: لإيصال رسالة شركتك لجذب العملاء المحتملين والإيرادات، وزيادة التبني، وبناء قيمة الولاء مدى الحياة.

لسنوات طويلة كان مخططو الاجتماعات والفعاليات يختارون بين الأحداث الوجاهية والافتراضية والمختلطة وكل نوع من الأحداث يأتي بمجموعة من الإيجابيات والسلبيات الخاصة به. عند تحديد ما إذا كنت ستجعل حدثك افتراضيًا أم لا، ضع في اعتبارك ما تأمل تحقيقه من الحدث ومدى إمكانية الوصول إلى هذه الأهداف فعليًا مقابل ما ستحققه لو كان الحدث وجاهياً. فيما يلي بعض الأسباب لاستضافة حدث افتراضي:

إمكانية الوصول: تتيح لك الخيارات الافتراضية استيعاب الحاضرين غير القادرين على الحضور شخصيًا.

الميزانية: في بعض الأحيان تحتاج مؤسستك إلى خفض التكاليف وجعل الأحداث الصغيرة وندوات الويب الافتراضية حلاً لتوفير الأموال وتحويلها إلى حدث أكبر يجلب أكبر عدد من العملاء المحتملين. كما قد يكون الحصول على خيار افتراضي أو مختلط، بديلاً جيدا عندما تكون ميزانيات السفر مصدر قلق.

في حالات أخري لا يوجد خيار آخر سوى الخيارات الافتراضية، سواء كان ذلك بسبب الطقس القاسي، أو حظر السفر. في هذه الحالة أنت مجبر على جعل الحدث الشخصي الخاص بك افتراضيًا أو إلغائه تمامًا.

أساسيات التخطيط للأحداث والفعاليات الافتراضية:

• التسويق الجيد: تحتاج الأحداث الافتراضية إلى تسويق جيد. في حال لم تقم بجهود ترويجية هادفة وفعالة، فلا تنتظر أن يكون هناك عدد مُرضي من الحضور. المحتوى هو الملك في البيئة الافتراضية. تعتبر الكلمات الأساسية القوية والجلسات التفاعلية المصممة للحاضرين أمرًا بالغ الأهمية. من المهم ألا يكون الاهتمام موجه لشخص واحد. حافظ على تفاعل الحاضرين الافتراضيين. قدم خيارات ذات صلة بكل نوع من الحضور واستخدم أدلة الأحداث عبر الإنترنت للأحداث الافتراضية.

• البيانات المتكاملة: هي الطريقة الوحيدة لإثبات نجاح الحدث. يعد قياس التفاعل والتقاط بيانات الحضور الطريقة الوحيدة لإثبات عائد الاستثمار للحدث وتنشيط رحلة العملاء. وهنا من المهم الأخذ بعين الاعتبار أن الأحداث الوجاهية والأحداث الافتراضية ليست متماثلة تمامًا، فالأحداث الافتراضية لها قيود قد لا نجدها في الفعاليات الوجاهية الشخصية. حيث يمكن أن تجتذب الأحداث الشخصية الحضور من خلال وجهة فريدة ووعد بالتواصل، يجب أن تعتمد الأحداث الافتراضية على المحتوى. يحتاج المسوقون والمخططون إلى تسويق المحتوى للقطاعات التي تحصل على أفضل استجابة.

• التكنولوجيا المؤثرة: في الفعاليات الوجاهية، تُعقد جلسات جانبية وخيارات محتوى متعددة في نفس الوقت. في الحدث الافتراضي من الضروري أن تتساءل: هل تخطط لحدث افتراضي يحتاج إلى تقديم خيارات محتوى متعددة في وقت واحد أم أنك تقدم تجربة محتوى فردية متعددة؟ إنه قرار يجب اتخاذه، وخاصة أن إشراك الحاضرين من خلال الاجتماعات الافتراضية أكثر صعوبة ويتطلب الإبداع والتكنولوجيا المتقدمة لإحداث تأثير.

عناصر الحدث الافتراضية:

لن تتمكن الأحداث الافتراضية أبدًا من تقديم نفس المستوى من التفاعل وجهًا لوجه مثل الأحداث الشخصية. ومع ذلك، هناك طرق لإنجاح الأحداث الافتراضية، ولكنها تتطلب تخطيطًا دقيقًا وبيانات متكاملة ومرونة في التحرك وفق مجريات الحدث. فيما يلي أهم عناصر تقنية الأحداث التي يجب استخدامها عند تنفيذ الحدث الافتراضي.

1- الموقع الخاص بالفعالية على الإنترنت Event website:

بغض النظر عما إذا كان الحدث افتراضيًا أو شخصيًا. موقع الويب الخاص بالحدث هو أداتك الترويجية الرئيسية لإثارة اهتمام الحاضرين المحتملين وحثهم على التسجيل في الحدث. يجب أن يعكس موقع الويب الخاص بالحدث قيمة الحدث الافتراضي الذي سوف تنفذه، كما ولابد أن يحتوي على جدول الحدث، ويعرض المتحدثين، ويشتمل على الأسئلة الشائعة، ويوجه الحاضرين المحتملين إلى التسجيل.

2- التسجيل Registration:

التسجيل هو أداتك الأولى لجمع البيانات وهو عنصر بالغ الأهمية لحدثك. تسمح أدوات التسجيل للحاضرين بالتسجيل في الأحداث الافتراضية، وتقديم التفضيلات والمعلومات الشخصية، والدفع إذا لزم الأمر. تسمح أداة التسجيل القوية عبر الإنترنت للحضور بالتسجيل بسهولة وتزود المخططين والمسوقين بالبيانات التي يحتاجونها للتخطيط لحدث رائع وقياس نجاح الحدث.

3- البريد الإلكتروني Email:

يمكن أن يؤدي التسويق عبر البريد الإلكتروني إلى زيادة الطلب على حدث ما، وزيادة عمليات التسجيل، وإبقاء الحضور على اطلاع قبل الحدث الافتراضي الخاص بك، وأخيرًا من خلال استطلاعات الرأي. البريد الإلكتروني هو أفضل طريقة للتواصل مع الحاضرين في جميع مراحل الحدث. وهننا من الضروري استخدام أداة تسويق عبر البريد الإلكتروني يمكنها تسليم رسائل بريد إلكتروني مخصّصة وموجّهة لكل شخص بعينه بناءً على بيانات الحضور، وتوفر بيانات حول معدلات الفتح ومقاييس النقر.

دليل الأحداث عبر الإنترنت وتطبيق أحداث الهاتف المحمول:

يعد دليل الحدث عبر الإنترنت وتطبيق أحداث الهاتف المحمول أحد أهم أجزاء تكنولوجيا الفعاليات الافتراضية، وهما القاعدة الرئيسية للحضور أثناء الفعالية، تعمل هذه الأدوات على الأجهزة المحمولة ومتصفحات الويب وهي مركز المعلومات الرئيسي للحضور، حيث تحتوي على الأجندات التي تحتوي على روابط للجلسات، تسهل جعل المحتوى في متناول الحاضرين. كما وتمكن المنظمين للحدث من جمع بيانات حول شعبية الجلسة ومشاركة الحضور. تعمل هذه الأدوات أيضًا على زيادة التواصل مع وبين الحاضرين، من خلال توفير أدوات المراسلة التي تسمح للحاضرين بالتواصل وتعزيز الاتصالات افتراضيًا.

الملاحظات والتعليقات الخاصة بالحدث Event Feedback:

تعتبر التعليقات ضرورية للأحداث الافتراضية عندما لا يكون لدى المخططين القدرة على قياس ردود الفعل من خلال التعبيرات أو التعليقات اللفظية من الحاضرين. استخدم أدوات التعليقات على الأحداث لجمع الملاحظات باستخدام استطلاعات ما بعد الحدث التي يمكن استخدامها لقياس نجاح الحدث. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام التعليقات على الأحداث كأداة لتأهيل العملاء المحتملين الافتراضيين.

 التكامل والدمج Integrations:

تتضمن عمليات الدمج مشاركة بيانات التسجيل والحضور بين نظام تكنولوجيا الحدث ومنصة الحدث الافتراضية الخاصة بك. كما أن ذلك يمكّنك من مشاركة بيانات التسويق وأنظمة إدارة علاقات العملاء. استخدم أدوات التكامل للاحتفاظ ببيانات الحضور في مكان واحد، ذلك يمنحك القدرة لمعرفة العملاء المحتملين بسرعة أكبر وتحليل المعلومات الرئيسية مثل حضور الجلسة والمشاركة.

أساسيات استضافة حدث افتراضي:

عملية التخطيط لحدث افتراضي تشبه إلى حد بعيد عملية التخطيط لأي حدث آخر. من المهم أن تضع نفسك في مكان الحاضرين عند التخطيط لحدث وجاهي، على الأكيد في الفعالية أو الحدث الوجاهي لن تبقي الحاضرين في مقاعدهم لأكثر من ساعتين، وينطبق الشيء نفسه على الأحداث الافتراضية. أثناء التخطيط، استخدم نصائح وحيل التخطيط القياسية لإنشاء حدث رائع. قد تبدو الأحداث الافتراضية مختلفة، ولكن كلما تعاملت معها كحدث وجاهي، كان ذلك أفضل. وفي هذا الإطار هناك أسئلة يجب طرحها عند التخطيط لحدث افتراضي

• هل سيكون المحتوى مباشرًا أم عند الطلب أم مزيجًا؟

• هل أنشأت دليلًا للحضور قبل الحدث يشرح كيفية الانضمام إلى المتحدثين وكيفية حضور الجلسات واستخدام أدوات المراسلة؟

• ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك لهذا الحدث؟

• ماذا يحدث إذا كانت لديك مشكلات في الاتصال؟

• هل ستفرض رسومًا على الحدث الخاص بك أو سيكون الدخول مجانًا؟

• ما هي مدة الجلسات؟ وما هي مدة الجلسات عند الطلب بعد الحدث؟

• ما الأدوات التي سيحتاجها الحاضرون للتواصل وتحديد المواعيد؟

تحضير الجمهور للأحداث الافتراضية

الأحداث الافتراضية ليست كلها متشابهة. لا تأخذ المعرفة الرقمية للحاضرين (أو عدم وجودها) كأمر مسلم به. قبل الحدث، من الأفضل إنشاء دليل للحضور يشرح كيفية الوصول إلى الحدث والجلسات والمزيد. والأفضل من ذلك، السماح للحاضرين بالتدرب على بدء الجلسات أو إرسال الرسائل قبل بدء الحدث. سيؤدي ذلك إلى تخفيف إجهاد الحضور، وتقليل تدفق الأسئلة في اليوم الأول من الحدث إلى القليل، وتوفير تجربة حضور أفضل بشكل عام.

كما هو الحال دائمًا، تعد الوسائط الاجتماعية أداة مشاركة رائعة للاستفادة منها. يمكن أن يؤدي استخدام علامة تصنيف حدث وجعل الحاضرين ينشرون صورًا للوجبات السريعة المفضلة من اليوم، وإعدادات المكتب، والمزيد، في جعل الحاضرين يشعرون بأنهم جزء من المجتمع.

قياس نجاح الحدث الافتراضي

يعتمد نجاح الحدث الافتراضي على مواءمة الحدث وأهداف العمل، وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية لتحديد نجاح الحدث قبل الحدث، وتحليل بيانات الحدث ومراجعة الأفكار بعد الحدث. إثبات عائد الاستثمار للحدث يتطلب تحليل التكاليف والفوائد. يتم التعبير عن التكاليف كتكاليف مباشرة، ومصروفات غير مباشرة، وتكاليف الفرصة البديلة. تشير الفوائد إلى الإيرادات المباشرة والإيرادات المنسوبة وخط أنابيب المبيعات المنسوب وحقوق ملكية العلامة التجارية وتبادل المعرفة. باستخدام البيانات التي تم جمعها أثناء الأحداث الافتراضية لموازنة التكاليف مقابل الفوائد، يمكنك قياس نجاح الحدث الخاص بك. حدد مقاييس نجاح الحدث الخاص بك قبل بدء الحدث. أما بعد الحدث، فخذ وقتًا لفهم ما إذا كان الحدث ناجحًا بناءً على مقاييسك وكيفية التحسين في المستقبل.

في النهاية يمكننا القول إن إنشاء حدث افتراضي ليس بهذه الصعوبة إذا كانت لديك البنية التحتية المناسبة.