"قم بأداء الأعمال التي تتقنها والتي تشعر أنك تفعلها بالشكل الأفضل واستعن بمصادر خارجية للباقي." شعار تجاري صاغه وطوره الخبير الإداري الشهير بيتر دراكر في التسعينيات، والذي مهد الطريق لظهور طريقة جديدة تمامًا لممارسة الأعمال. كما وأن هذا الشعار كان ملهماً للعديد من الشركات والمؤسسات التعليمية وكذلك الحكومات التي بدأت تتسابق في تتبنى فلسفة التعهيد والاستعانة بمصادر خارجية كوسيلة لتلبية المتطلبات المتطورة.

أثبتت الاستعانة بمصادر خارجية فوائدها من خلال خلق وضع مربح للجانبين ولجميع أصحاب المصلحة، مما يسمح للشركات والكيانات والمؤسسات بالتركيز على قدراتهم الأساسية، وتعزيز الابتكار، ومعالجة نقص المهارات أو المعرفة في مجالات محددة. للسبب نفسه، بدأت المدارس والجامعات في رؤية فوائد الاستعانة بمصادر خارجية. فمن ناحية يركز المعلمون على كفاءاتهم الأساسية - التدريس؛ ومن ناحية أخرى، يقدم المتخصصون في المجال أحدث المعلومات والأدوات والمهارات لمساعدة الطلاب على تحسين وتنمية مهاراتهم الأكاديمية.

الاستعانة بمصادر خارجية في المؤسسة الأكاديمية هو بمثابة السماح بدخول منفذ للهواء المتجدد، فهو يجلب نفحة من الطاقة الجديدة من الخارج ، مما يوسع آفاق الإمكانات داخل كل متعلم. ويزيد من فرص تحسين تحصيل الطلاب والارتقاء بسمعة الجامعة أو المدرسة وارتفاع إيرادات الأعمال.

مفهوم التعهيد - Outsourcing

التعهيد outsourcing، أو تعهيد العمليات التجارية (BPO). وكما عرفه موقع معرفة. هو استخدام واستئجار كفاءات وقوى وأفراد ووسائل وخدمات من مؤسسات أو شركات أو جهات ثالثة (أجنبية أو محلية)، وهو طريقة جديدة لتقسيم العمل وتوفير المال والطاقة والوقت في مختلف قطاعات الحياة الاقتصادية والغير اقتصادية وذلك بإعطاء الجهة الثالثة المستعان بها الثقة ومهام ووظائف ومسؤوليات وصلاحيات وهيكليات معينة وأنشطه كانت عادة تقوم بها (ذاتياً) وتؤديها داخلياً الجهة المستعينة، وذلك عن طريق التعاقد بتوقيع عقود واتفاقيات تعاون ترتب وتنظم مده وموضوع الاستعانة والإنجازات والواجبات والحقوق والالتزامات وسد الثغرات وتلبية مصالح وأهداف الجهة المستعينة.

يُعرف BPO أيضًا باسم التعاقد من الباطن أو التخارج. تم استخدامه في الأصل في الصناعة التحويلية ولكنه يُستخدم الآن في العديد من العمليات التجارية.

بشكل عام، تتمثل فكرة الاستعانة بمصادر خارجية في استخدام المزودين الخارجيين لتنفيذ وظائف العمل الروتينية التي هي ليست جوهرية للعمل. يعمل هذا على تبسيط مهمة الإدارة، مما يسمح للشركة بالاحتفاظ بالموظفين الأساسيين فقط مع التركيز على الأنشطة عالية القيمة لتنمية الأعمال والبحث عن فرص جديدة، بينما يمكن تفويض العمليات المنتظمة والمفهومة جيدًا، مثل التصنيع وإدارة سير العمل، إلى البائعين الخارجيين.

غالبًا ما يتم تفضيل مزودي من الخارج، لأنهم يجلبون مزايا تنافسية للمؤسسة المستضيفة، مثل انخفاض تكاليف العمالة للعاملين المتخصصين عموديًا ، والمهارات متعددة اللغات ، والعمليات الليلية أو استجابة أفضل للتعافي من الكوارث بسبب العمليات الموزعة جغرافيًا.

 لماذا تذهب المؤسسات إلى خيار التعهيد؟

يختار المدراء التنفيذيون للمؤسسات الاستعانة بمصادر خارجية لأسباب متنوعة. تختلف هذه الأسباب بناءً على نوع وعمر وحجم المنظمة بالإضافة إلى قوى السوق والظروف الاقتصادية. غالبًا ما تحتاج الشركات الناشئة، على سبيل المثال، إلى الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف المكاتب الخلفية والمكاتب الأمامية لأنها لا تمتلك الموارد الداخلية لأدائها. قد تختار شركة قائمة الاستعانة بمصادر خارجية لمهمة كانت تؤديها، نظراً لرؤيتها أن مقدم الخدمة التابع لجهة خارجية يمكنه القيام بالمهمة بشكل أفضل أو أرخص. ينصح خبراء الإدارة المديرين التنفيذيين للمؤسسات بتحديد الوظائف التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها ثم تحديد ما إذا كان تحويل هذه المهمة إلى مزود الاستعانة بمصادر خارجية أمرًا منطقيًا.

قد تحتاج المنظمة أيضًا إلى الاستثمار في التكنولوجيا الجديدة لتمكين التدفق السلس للعمل من خلال الاستعانة بمصادر خارجية. يعتمد مدى هذه التكنولوجيا وتكلفتها على نطاق الوظيفة التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها ونضج البنية التحتية التكنولوجية الموجودة في كلتا المؤسستين.

تبدأ هذه العملية عادةً مع قادة المؤسسات الذين يحددون وظائف أو عمليات محددة للاستعانة بمصادر خارجية كوسيلة لتوفير المال واكتساب المرونة وتحسين الأداء وإعادة توجيه الموارد إلى قدرات الأعمال الأساسية. ثم ينظر قادة الأعمال فيما إذا كان يجب اختيار مزود واحد التعامل مع جميع الأعمال التي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية لها أو ما إذا كان التعاقد مع مزودين متعددين للقيام بمهام مختلفة سيقدم أفضل قيمة.

أهم خدمات التعهيد المشتركة

فيما يلي نظرة فاحصة على بعض خدمات التعهيد الأكثر شيوعًا والتي يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لها:

1. إدخال البيانات: على الرغم من أنها إحدى أبسط المهام الإدارية، إلا أن إدخال البيانات يمكن أن يكون مملاً ويستغرق وقتًا طويلاً. بدلاً من الاستعانة بموظف بدوام كامل لهذه المهمة ، بهذه الطريقة ، يمكن لموظفيك في المكتب التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا بدلاً من ذلك!

2. دعم العملاء: دعم العملاء هو نشاط شائع لخدمات التعهيد. مع تطور نشاطك وأعمالك، ستحتاج إلى التعامل مع عدد كبير من العملاء الجدد. بدلاً من تعيين وتدريب المديرين التنفيذيين الجدد لدعم العملاء الداخليين، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية. بهذه الطريقة، يمكنك توفير تكاليف التوظيف والتدريب مع تحسين رضا العملاء. بالإضافة إلى ذلك، إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لمراكز الاتصال في جميع أنحاء العالم ، فستتمكن من توفير دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع!

3. التسويق: سواء كان الأمر يتعلق بـ SEO (تحسين محرك البحث) أو أبحاث السوق أو وضع الإستراتيجيات ، فهناك عدد كبير من البائعين الخارجيين للاختيار من بينها. يمكن للمزودين المتمرسين مساعدتك في إنشاء مواد تسويقية وصفحات مستهدفة و فعالة لمساعدتك على تحويل المزيد من العملاء. نظرًا لكونهم خبراء في مجالهم ، يمكنهم تحليل المشهد بشكل أفضل وصياغة إستراتيجية رابحة لعلامتك التجارية.

4. إدارة الموارد البشرية: أصبحت إدارات الموارد البشرية من خلال التعهيد تحظى بشعبية متزايدة حيث من المقرر أن تصل الصناعة إلى 43.8 مليار دولار بحلول عام 2024!

يمكن للوكالات الخارجية (مزودي الاستعانة بمصادر خارجية لعملية التوظيف) مساعدة الشركات في العملية برمتها. من فحص السير الذاتية إلى إجراء المقابلات إلى قائمة المرشحين المختصرة، يمكن أن تساعد هذه المكاتب الإقليمية المتخصصة في تبسيط عملية التوظيف لشركتك.

بالإضافة إلى التوظيف، يمكن لمزودي التعهيد الخاص بالموارد البشرية تدريب الموظفين الجدد لمساعدتهم على الاندماج بشكل أسرع. يمكنك أيضًا الاستعانة بموردين للعمل في مهام قانونية معينة مثل تقديم الضرائب وإدارة وحل مشكلات كشوف المرتبات.

أهم مزايا توظيف مقدم خدمات خارجي.

1. التركيز على الكفاءات الأساسية

على الرغم من أهمية الأنشطة مثل كشوف المرتبات وإدخال البيانات، إلا أنها ليست ما يركز عليه نشاطك التجاري أو أيا كان. إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام الإدارية، فيمكن لشركتك تحويل تركيزها إلى أنشطة عملك الأساسية. على سبيل المثال، إذا كنت وكالة تسويق، فإن الاستعانة بمصادر خارجية للمهام الإدارية سيمنحك مزيدًا من الوقت والموارد لوضع استراتيجيات تسويق للعملاء، وهذا يمكن أن يمنح هذا شركتك ميزة تنافسية كبيرة، حيث يمكنها التركيز على الارتقاء في سلسلة القيمة.

 التوفير في التكاليف

تقوم حوالي 59٪ من الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية للتحكم في التكاليف. لماذا ا؟

أحد الأسباب الرئيسية وراء قيام المنظمات بالاستعانة بمصادر خارجية هو خفض التكلفة. بدلاً من شراء معدات تكنولوجيا المعلومات وتوظيف المزيد من الموظفين للقيام بمهام مختلفة، يمكنهم الاستعانة بمصادر خارجية لأداء المهام، مما يقلل أو حتى يلغي التكاليف العامة.

عندما تقوم بتعيين موظفين داخليين، فأنت بحاجة إلى إنفاق مبلغ كبير على التدريب والمعدات والأدوات والرواتب. تحتاج أيضًا إلى استئجار مكتب أو مساحة عمل، عندما تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لجزء من عملك، فإنك تقلل من كل هذه التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، معظم مقدمي الخدمات الخارجيين، هم من البلدان النامية التي لديها تكاليف معيشية منخفضة. بهذه الطريقة، تحصل على موهبة عالية الجودة مقابل نفقات أقل بكثير. عندما تقوم بالاستعانة بمصادر خارجية لأعمالك، يمكنك الوصول إلى ألمع العقول من جميع أنحاء العالم!

التعهيد في قطاع التعليم 

شهد قطاع التعليم في الآونة الأخيرة، تغييرات واسعة النطاق. لقد أحدثت السنوات القليلة الماضية تنوعًا في طريقة الحصول على التعليم من خلال تطوير مرافق التعليم والتعلم الإلكتروني عبر الإنترنت. نتيجة لهذا التحول، استمرت الإيرادات في الانخفاض بشكل مطرد، مما قلل من حجم الأموال المتاحة للاستخدام في المؤسسات التعليمية التقليدية. من أجل وقف هذا الاستنزاف، تبنت المؤسسات التعليمية عدة طرق، أبرزها اعتماد خدمات تعهيد العمليات التجارية (BPO)، والتي تساعد على إدارة موارد المؤسسات التعليمية ومساعدة المؤسسات على تحقيق أهدافها دون المساس بجودتها وضمان الإدارة المناسبة وتخصيص مواردها. تساعد خدمات تعهيد العمليات المؤسسات على تقديم خدمة أفضل لعملائها. باختيارك الاستعانة بمصادر خارجية متخصصة، فإنك تضمن أن عملك لا يتخلف عن منافسيه، حتى أنه يمنحه ميزة تنافسية على المؤسسات التعليمية الأخرى.

طلاب اليوم أذكياء، وهم دائماً في عملية بحث مستمرة عن الجديد والأفضل. يمكن من خلال الاستعانة بمتخصصين خارجيين التعامل مع أسئلة الطلاب واستفساراتهم، فهم يشرحون الدورات والمقررات والاستفسارات المتعلقة بالموضوع بطريقة احترافية تساعد بدورها في الاحتفاظ بالعملاء. كما يمكن للمتخصصين من جهات خارجية مساعدة الجامعة في العديد من المهام الأخرى، مثل: إدخال البيانات، وتسجيل الدورات، وإدارة تسجيل الطلاب، والدعم الإداري، والتحليل المالي، وبيانات طلبات الطلاب، وإدارة بيانات الخريجين.

يساعد الاستعانة بمصادر خارجية التعامل مع المشكلات الفنية من قبل فريق الخبراء، لاستكشاف المشكلات وإصلاحها وتزويد الطلاب بالمساعدة لضمان حصولهم على كل الدعم الفني المطلوب في عملية التعلم واكتساب المعرفة.

التعهيد  من أجل حلول تعليمية متكاملة

نعيش اليوم عصر موجه تكنولوجياً بامتياز، مما يحتم على المؤسسات التعليمية التواصل والاتصال بالطلاب، باستخدام جميع قنوات الاتصال الممكنة. يوفر الاستعانة بمصادر خارجية حلولًا متكاملة تساعد عملك على التعامل مع الاستفسارات والمشكلات الطارئة من خلال قنوات متعددة بشكل ممتاز. وفي هذا السياق توفر نسيج فريق عمل من المحترفين الأكفاء والخبراء المدربين بما يمكن المؤسسات من تحقيق الاستفادة القصوى الممكنة مما لديها من موارد، وضمان عائد استثماري متميز مع الاستفادة من العامل الزمني في إنجاز البرامج والخدمات. كما يمكنك التواصل مع المتخصصين لمعرفة مزايا أكثر حول الاستعانة بمصادر خارجية من أجل حلول تعليمية متكاملة لتعزيز التجربة التعليمية.