إذا كانت لديك فكرة رائعة حول مشروع ترغب في تنفيذه في مكتبتك، فمن المحتمل أن تحتاج إلى كتابة خطة مشروع لتقديمها إلى زملائك أو رئيسك في العمل. خطة المشروع عبارة عن خطة شاملة حول ما تريد القيام به. إنها فرصة رائعة لإظهار أنك على دراية بالموضوع وأنك قد فكرت فيما تريد اقتراحه. خطة المشروع تمنحك أيضًا فرصة لمعرفة ما إذا كنت قد فكرت في كل ما ستحتاج إليه، وما إذا كانت هناك أية مخاطر أو مشكلات قد تكون قد أغفلتها من قبل.
يعتمد حجم التفاصيل التي تدرجها في خطتك كثيرًا على الوقت والموارد المتاحة لديك لتطوير خطة المشروع. ولكن بغض النظر عما إذا كانت خطة مشروعك ثلاث صفحات أو 50 صفحة، إلا أنها في النهاية يجب أن تشتمل على معظم المعلومات المهمة التي ستحتاج إليها لتقديم مشروعك وتطوير مقترح يستند على خطة مشروعك.
لماذا تكتب خطة المشروع
تعد كتابة خطة المشروع أداة مفيدة للغاية لتنظيم أفكارك وتطوير مخطط جيد للمشروع المزمع تنفيذه. يمكن استخدام خطة المشروع لغايات مختلفة، وتقديمها إلى مؤسستك الخاصة، أو لمجموعتك المستهدفة أو حتى استخدامها لكتابة مقترح للتمويل بناءً عليه. إنها أيضًا الخطوة الأولى لتحديد التحديات المحتملة ومعرفة ما إذا كانت لديك القدرة لتنفيذ فكرة مشروعك.
إذا كنت ترغب في إقناع شخص ما بالقيام بشيء ما معك، فكتابة مقترح مشروع هي دائمًا أفضل طريقة لإظهار أنك تعرف بالضبط ما الذي تتحدث عنه وأنك خبير في المجال الذي تريد العمل فيه. إن كتابة خطة المشروع هي طريقة مثالية لإظهار كل هذا؛ علاوة إلى أنها طريقة رائعة لمعرفة المزيد عما تريد القيام به.
ربما لديك هذه فكرة رائعة، لكنك غير متأكد مما إذا كان تنفيذها ممكنًا. إذا كتبت خطة مشروع، فسوف تتعلم الكثير حول ما سوف يلزم تنفيذه وما إذا كانت هناك مخاطر أو مشاكل يتوقع حدوثها. في الواقع، إنها طريقة رائعة لجمع المعلومات التي تحتاجها وإعداد نفسك، للتقدم نحو مرحلة التنفيذ الناجحة.
كيفية تطوير خطة المشروع
هناك سبعة أسئلة أو مجالات تحتاج إلى تغطيتها لكتابة خطة مشروع شاملة، وتتمثل فيما يأتي:
- أين نحن؟: ما الوضع الأساس baseline؟ ما الموارد والمعلومات التي لدينا؟
- لماذا ؟: لماذا نريد تنفيذ المشروع؟ مبررات المشروع Project Justification
- ماذا؟: ماذا نريد أن نفعل بالضبط؟
- من الذي؟: من الأشخاص الذين نحتاجهم لتنفيذ وتخطيط المشروع؟
- كيف؟: كيف نريد أن ننفذ؟
- ما الجدول الزمني؟: كم من الوقت سوف يستغرقtimeline؟ متى نريد أن نبدأ؟
- ما الميزانية؟: كم علينا أن ننفق على ذلكbudget؟
في الأقسام التالية، سنناقش جميع الأسئلة والآثار الهامة التي تترتب عليها. إذا اتبعت هذه الخطوات الإرشادية، وقمت بتجميع جميع المعلومات المقترحة، فستحصل في النهاية على خطة مشروع شاملة يمكنك استخدامها للمضي قدمًا.
- أين نحن؟:
هذه هي الخطوة الأولى لتطوير خطة المشروع. قبل المضي قدمًا، تحتاج إلى تحليل الوضع الحالي لنقطة البدء. وهذا يتوجب معرفة الموارد والمعلومات التي لديك بالفعل، وموقف مؤسستك. إضافة إلى ذلك هناك بعض الأسئلة الإضافية التي يمكنك طرحها على نفسك لتحديد الموقف الحالي الخاص بك، وهي:
- ما المعلومات التي لديك بالفعل؟
- ما النقاط الواضحة وغير الواضحة؟
- من يشارك بالفعل في المشروع؟
- ما الذي تم إنجازه ؟
- ما نقاط القوة والضعف التي ينبغي النظر فيها؟
تعد هذه المرحلة من إعداد خطة المشروع مفيدة بشكل خاص في التحليل المعمق للوضع الحالي لمكتبتك والموقف من المسألة التي تريد معالجتها. إذا كنت تؤدي وظيفتك بشكل جيد، فستجمع الكثير من المعلومات وستكون لديك المعرفة التي ستحتاج إليها لتقديم المشروع للآخرين. لا تكن سريعًا جدًا في ذلك، واكتشف حقًا الموارد التي لديك بالفعل، وتحت تصرفك، بحيث لا يتعين عليك القيام باستثمارات غير ضرورية.
في كثير من الأحيان، سيكون لدى العاملين في مكتبتك خبرة في المجال الذي تقترح فيه مشروعًا، وبالتالي يمكنك الاعتماد على مجموعة من الأعمال التي تم تنفيذها بالفعل. تذكر أنك لا تحتاج إلى اختراع العجلة مرة أخرى. من الجيد دائمًا أن تتعلم من التجارب التي حصلت عليها بالفعل في مكتبتك.
- لماذا هذا المشروع؟
السؤال حول سبب هذا المشروع هو سؤال التبرير. في هذا الجزء عليك توضيح أسباب المشروع.
- لماذا يعد هذا المشروع ضروري لمكتبتك؟
- ما الفائدة التي ستعود على مكتبتك جراء تنفيذ هذا المشروع؟
- ما الآثار الإيجابية للمشروع؟
- ما الفرص الجديدة التي يمكن أن تفتح، نتيجة لتنفيذ هذا المشروع؟
إذا كنت ترغب في إقناع راعِ أو رئيسك الخاص أو مجلس إدارة المشروع، فقد يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية في خطة المشروع. يمكنك هنا أن تبين أنك تعرف تمامًا الموقف والاحتياجات الحالية للمستفيدين، وبالتالي يمكنك وضع خطة تلبي هذه الاحتياجات تمامًا. إذا استطعت أن تشرح أن هناك سبب وجيه لتنفيذ مشروعك وأن هناك حاجة وشيكة لمعالجته، ستكون خطة مشروعك رابحة.
انظر إلى السؤال "لماذا" من زوايا مختلفة وتأكد أيضًا من تضمين التأثيرات والفوائد التي سيوفرها هذا المشروع للمكتبة والجوانب الإيجابية التي سيبرزها المشروع.
- ما الذي نريد تحقيقه؟
السؤال الذي يتعلق بماذا تريد القيام به أو تحقيقه من خلال مشروعك هو سؤال في غاية الأهمية أيضاً، حيث من الضروري أن تبرز بشكل واضح أهدافك واهتماماتك في الجزء الأول من الخطة ، بحيث لا تجعل هناك مجال لسوء الفهم أو الفهم الخاطئ. بعد قراءة هذا الجزء من خطة مشروعك، يجب أن يكون الجميع لديهم الوضوح الكافي بشأن ماهية النتائج المتوقعة، وما تريد تحقيقه مع المشروع. إذا كنت تشعر بأنه يمكن أن يكون هناك مجال لسوء الفهم، فقد يكون من الجيد أيضًا أن تضع بعض الرسومات الإيضاحية لجعله أكثر وضوحًا، وخاصة إذا كنت ترغب في اقتراح مشروع جديد لمؤسستك وسيكون بمثابة تجربة أولى، فمن المنطقي للغاية الدخول في التفاصيل هنا لعدم إثارة أي توقعات خاطئة. السبب الرئيسي للتوترات في نهاية المشروع بين رئيس المشروع والمجلس هو إذا كانت النتائج مختلفة عن التوقعات. لذلك فإن الوضوح له أهمية أساسية.
بناءً على الوقت والموارد المخصصة لك أثناء تطوير خطة مشروعك، يجب عليك صياغة درجات مختلفة من النتائج والمخرجات المتوقعة، والتي تتوافق مع الأهداف التي تريد تحقيقها في نهاية المشروع.
- من سيشارك؟:
في هذا الجزء من خطة المشروع، يجب أن توضح بالتفصيل من سيشارك في المشروع مع توضيح الأدوار سواء كان هؤلاء المشاركون أشخاصًا من مؤسستك أو من المجتمع المستهدف أو أصحاب مصلحة آخرين سيكون لهم دور في المشروع المقترح.
وهنا نعرض مجموعة من الأسئلة التي ستساعدك على صياغة هذا الجزء من خطة المشروع:
-
من سيكون جزءًا من المشروع؟
-
ما المجموعة المستهدفة؟
-
ما الأطراف المعنية أو المهتمة الأخرى التي يجب مراعاتها؟
-
من الذين يمكن أن يدعموا المشروع؟
-
كيف يتم تنظيم الفريق؟
بالإضافة إلى أنه من المهم في هذه الجزئية من المشروع إظهار أنك تعرف مجموعتك المستهدفة وكذلك مؤسستك جيدًا. وعلى الرغم من أن المجموعة المستهدفة قد يكون من السهل تحديدها، إلا أن هناك أشخاصا آخرين من أصحاب المصلحة في المشروع قد يكون من المجدي ضمهم للمشروع، فعلى سبيل المثال. قد يكون لرجال الأعمال في المنطقة وممثلي الحكومات والمنظمات الأخرى وأيضًا الأشخاص من خارج المجموعة المستهدفة المباشرة حصة في المشروع ويجب أن يؤخذوا في الاعتبار. إذا لم تقم بتضمين الجميع في عملية التخطيط، فقد يعرقل ذلك نجاح مشروعاتك لاحقًا.
- كيف نريد أن نفعل ذلك؟
هذه الخطوة من تطوير خطة المشروع هي واحدة من الخطوات الأكثر عملية. يمكنك هنا تحديد المهام والأنشطة التفصيلية التي يجب معالجتها لتحقيق هدف المشروع على المدى الطويل. إذا لزم الأمر، يمكنك تقسيم المهام الأكبر في مهام أصغر، وتنظيم كل شيء بطريقة مفيدة.
وبمجرد تحديد جميع المهام التي يتعين القيام بها، يمكنك تنظيم ذلك في شكل رسوم بيانية، فهذه طريقة جيدة لإظهار كل ما يتطلبه الأمر لتحقيق هدف مشاريعك وجعلها مفهومة لجمهورك.
كذلك، يمكنك هنا القيام بتحديد المخاطر المحتملة لمشروعك وكيف يمكنك تجنبها. وباستطاعتك أيضًا تطوير استراتيجية للتعامل مع المشكلات التي قد تحدث أثناء مرحلة التنفيذ
- ما الجدول الزمني؟
في هذا الجزء من خطة مشروعك، عليك وضع جدول زمني واقعي، وأن تحدد بشكل عام متى سينتهي مشروعك وما هي المعالم التي يجب تحقيقها. في هذا الجزء، عليك أيضًا تحديد ما إذا كانت هناك مراحل مختلفة من المشروع وكيف سيتم تحقيقيها على امتداد الجدول الزمني.
يعتمد تصميم الجدول الزمنى للمشروع على مقدار الوقت والموارد وكم التفاصيل التي ستدرجها لتطوير خطة المشروع. تقسيم الخطة إلى مراحل مختلفة، طريقة جيدة لجعل خطتك مفهومة. وكذلك يمكنك تقسيم الخطة إلى حزم العمل التي يتم ترتيبها على طول جدول زمني، ، ذلك سيجعل من السهل على جمهورك أن يتخيل كيف تخطط لتنفيذ مشروعك وما الذي سيتم تحقيقه ومتى.
- ما الميزانية؟:
بغض النظر عن الجهة التي ستقدم إليها خطة مشروعك، في النهاية سوف يريدون معرفة كم سيكلف تنفيذه. لذلك، في هذا الجزء الأخير من خطة مشروعك، عليك إظهار ميزانية المشروع، وهذا يعتمد الأمر كثيرًا على الوقت والموارد التي يمكنك استثمارها في تطوير خطتك. قد يكون اكتشاف الأرقام الدقيقة والأسعار مضيعة للوقت للغاية وقد يكون أكثر ملاءمة في مرحلة لاحقة من تخطيط المشروع. ومع ذلك ، من الأهمية بمكان إعطاء فكرة عامة حول مقدار الأموال التي سيكلفها هذا المشروع والموارد الأخرى التي ستحتاج إلى استخدامها أثناء تنفيذه.
في بعض الأحيان تكون مرتبطًا بميزانية موجودة، لذا فالسؤال هنا ليس حول المبلغ الذي ستنفقه (لأن ذلك محدد مسبقًا)، ولكن كيف ستنفقه. يمثل هذا الجزء مرة أخرى فرصة لتبرز لجمهورك أنك على دراية بالمنطقة التي سيشارك فيها مشروعك وأنك تعرف بالضبط ما الذي تتحدث عنه. وخذ دائما بعين الاعتبار مبلغ مؤقت صغير، لإفساح المجال للنفقات والحوادث غير المتوقعة.
بعد الإجابة على هذه الأسئلة السبعة الموضحة في الفقرات الأخيرة، ستتمكن من وضع خطة مشروع شاملة لتقديمها إلى مؤسستك، أو إلى جهة مانحة محتملة. وسوف تساعدك هذه الأسئلة على التفكير المنطقي في كل شيء ومن ثم ستساعدك على تحديد المزالق والمشكلات المحتملة وتوضح لك طرق منعها.
