سواء كانت المؤسسة التي تديرها ذات نشاط كبير أو صغير، فمن المحتمل أن إحدى مهامك اليومية المهمة تتضمن التواصل مع فريقك. إذا كان لديك عدة أقسام، فمن الضروري أن تتدفق المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين. إن وجود نظام مباشر للتواصل والتعاون هو المفتاح لتجنب العديد من المشكلات.
تساعدك أنظمة نقل المعرفة في تبسيط المعرفة المؤسساتية مما يضمن حصول كل فرد في فريقك على المعلومات التي يحتاجها للحفاظ على سير أعمالك بسلاسة.
مشاركة المعرفة هي عملية مشاركة المعرفة التنظيمية (سواء كانت ضمنية أو صريحة) مع أعضاء آخرين داخل شركتك. وهي أمر مهم وحاسم لنجاح العمل، لأن المعرفة الجماعية التي يمتلكها جميع الأعضاء داخل مؤسستك هي أحد الأصول الأكثر قيمة لشركتك. فهي تمكّن موظفيك من أداء عملهم بشكل جيد وتضمن سير عملياتك الإجمالية بسلاسة وفعالية. كما أنها توفر لعملك ميزة تنافسية وتقدم القيمة لعملائك.
لماذا يعتبر نظام نقل المعرفة مهمًا لحل مشكلات عملك
هل سبق لك أن توصلت إلى فكرة رائعة، ووجدت صعوبة في معرفة كيفية وضعها على الورق؟
عندما يتعلق الأمر بالابتكار وحل المشكلات، قد يكون من الصعب تحويل المفاهيم المجردة إلى خطة فعلية. الأهم من ذلك، أنت تحتاج إلى اكتشاف طريقة لتطبيق هذه الفكرة على المهمة المطروحة.
تعد مشاركة المعرفة أمرًا صعبًا لأنه يتضمن تحديد كمية وتأهيل المعرفة الموجودة في العقل. يساعدك نظام نقل المعرفة على ترجمة تلك المعرفة إلى كلمات ومرئيات وعمليات يمكن مشاركتها بعد ذلك مع فريقك. بالطبع، لا يمكن أن تصبح المعرفة الجماعية لفريقك جماعية إلا إذا شاركها موظفوك بنشاط وباستمرار مع بعضهم البعض.
لسوء الحظ، قد يكون من الصعب جدًا إقناع موظفيك بمشاركة معارفهم - خاصةً إذا لم تكن لديك الثقافة التشاركية الصحيحة في المكان. يعتبر الفشل في إنشاء وخلق ثقافة مشاركة المعرفة أمرًا لابد من النظر فيه، حيث أن عدم مشاركة المعرفة يكلف المؤسسة خسارة وطائل من الأموال المهدرة، والتي يمكن تلافيها. أوضح تقرير نشره موقع Panopto أن متوسط الأعمال التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها تخسر ما بين 2.7 مليون دولار إلى 265 مليون دولار في الإنتاجية (حسب الحجم) كل عام بسبب عدم كفاءة تبادل المعرفة.
مزايا أنظمة نقل المعرفة
يمكن أن يساعد نظام نقل المعرفة عملك بالطرق التالية:
تسريع تراكم ونشر المعرفة عبر مؤسستك
توفير وصول سهل وسريع إلى المعرفة لفريقك
تواصل غنى يتخطى قيود الزمان والمكان
خلق بيئة مؤسسية قائمة على مشاركة المعرفة في تقديم خدمة مخصصة للعملاء
احترام كرامة كل فرد من خلال توفير بيئة تعزز تطوره المهني وتعترف بكل شخص كعضو مهم في فريق موجه نحو الخدمة
تمتد مزايا تطبيق نقل المعرفة في بيئة العمل إلى العديد من المزايا الأخرى أيضًا، بما في ذلك: تحسين ثقافة المؤسسة، وتحسين جودة الخدمة، وزيادة الكفاءة، والاستخدام الأفضل لتكنولوجيا الأعمال والموارد.
وبغض النظر عن حجم مؤسستك ومجال عملك، نقل المعرفة الفعال والمنهجي أمر بالغ الأهمية لتوجيه أعمالك نحو النمو.
لا تحتاج إلى تذكير بشأن مشكلة دوران الموظفين المتزايدة: تخسر الشركات 13٪ من موظفيها كل عام بسبب الدوران و6٪ بسبب إنهاء الخدمة بسبب الأداء الضعيف.
تمنحك هذه الأرقام وحدها سببًا لتطبيق أنظمة للحفاظ على المعرفة التنظيمية وتمكين نقل المعرفة بسلاسة. ونظرًا لأن العملية تتضمن تحديد كمية المعرفة الموجودة في العقل وتأهيلها، يمكن أن تكون مشاركة المعرفة إما منتجة بشكل لا يصدق أو فوضى مدمرة للمؤسسة. عندما يكون نقل المعرفة منتجًا، يمكن أن يقدم نموذجًا لتطوير المواهب وتقديم إرشادات حول القضايا الحاسمة مثل وضوح الدور والمعايير والاتساق والأولوية.
قم ببناء نظام نقل معرفة قابل للتطبيق يسمح للموظفين بترجمة حكمتهم إلى كلمات ومرئيات وعمليات يمكن بعد ذلك مشاركتها مع موظفيك لتحسين الكفاءة. تشير الدراسات إلى أن الشركات التي طبقت نظام نقل المعرفة شهدت زيادة بنسبة 50٪ في المبيعات وشهدت انخفاضًا كبيرًا في تكاليف التدريب.
كيف يتم نقل المعرفة بشكل فعال
نظرًا لوجود المعرفة في العقل، فإن أفضل طريقة لنقل المعرفة داخل المنظمة هي البدء في التفكير في كيفية نقل المعرفة من شخص إلى آخر. هناك العديد من الطرق التي يمكن للمرء اتباعها. تعتمد الطريقة التي تستخدمها على طريقة تواصلك وكيفية تلقي الشخص الآخر للمعلومات. لذلك، عند نقل المعرفة عبر مناطق / أفراد متعددين، ستحتاج إلى استخدام مجموعة متنوعة من الأساليب والأدوات.
الخطوة الأولى: تحديد وجمع المعرفة
في العادة، تبدأ العملية بزراعة المعرفة، وإرسائها في ثقافة مؤسستك، وهذه غالبًا ما تقوم على العصف الذهني للأفكار وتعلم مهارات جديدة ودعوة الخبراء أو المستشارين والبحث عن حلول للمشاكل وتصميم مشاريع جديدة. بالتالي سوف ينتج عن هذه الأنشطة المعرفة "غير الملموسة" التي ستحتاج بعد ذلك إلى جمعها وتوثيقها ومشاركتها مع فريقك. لإنشاء ثقافة قوية لتوليد المعرفة في شركتك، وهنا يمكنك:
طرح مشاكل الشركة والبحث عن الحلول
توثيق تلك الحلول
التماس المدخلات من أعضاء الفريق والخبراء وأصحاب المصلحة
تشجيع التعاون والعمل الجماعي
تدريب وتطوير الموظفين
هدفك في هذه المرحلة يتمثل في إنشاء مصنع للأفكار وبيئة تشجع على الابتكار - حيث تتاح للجميع الفرصة لمشاركة أفكارهم ومدخلاتهم وخبراتهم.
الخطوة الثانية: التقاط اختزان المعرفة
عندما يتعلق الأمر بتوثيق المعرفة ومشاركتها، يعتقد الكثير من الشركات أن لديهم الحلول الناجعة لذلك. لكن الحصول على المعرفة الصحيحة وإدارة المعرفة هو أكثر من مجرد وجود خزانة ملفات أو مجلدات Google Drive، يجب أن يكون لديك بنية تحتية منطقية لعملك، تجعل الوصول إلى المعرفة سريعًا وبسيطًا. سيساعدك وجود قاعدة معرفية على إدارة كل من المعرفة الضمنية وكذلك المعرفة الصريحة التي يتم إنشاؤها في شركتك. قد يشمل هذا النظام:
التقارير
المرئيات ومقاطع الفيديو
مكتبات المستندات
بوابات المعرفة
أنظمة CRM
فريق متخصص
باستخدام أدوات إدارة المعرفة الصحيحة، يمكنك جعل هذه المعلومات في متناول أي شخص يحتاج إليها في فريقك. وهذا يعني تأخير أقل في تداول المعلومات وتنظيم أفضل وزيادة هائلة في الكفاءة.
الخطوة الثالثة: نقل وتبادل المعرفة
الآن بعد أن أصبحت لديك المعرفة وأصبح لديك نظام للتجميع، فقد حان الوقت لتعميم هذه المعلومات على أشخاص آخرين و / أو أقسام أخرى في مؤسستك. تصبح عملية نقل المعرفة هذه أكثر كفاءة وبأسعار معقولة إذا كنت تستخدم التكنولوجيا المناسبة. ستحتاج إلى تصميم آلية مشاركة لتسهيل النقل وإنشاء خطة نقل المعرفة.
تشمل المكونات الرئيسية لذلك ما يلي:
وثيقة عملية محددة بوضوح لكيفية مشاركة المعرفة في شركتك.
نظام إدارة المستندات لتنظيم المعرفة.
أدوات الاتصال لتسهيل التعاون والتواصل.
شخص أو أشخاص مخصصون لتعميم المعرفة على الإدارة (الإدارات) المناسبة.
المتابعة للتأكد من أن المعلومات قد تم تسليمها للأشخاص المناسبين بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب.
يعتمد شكل هذه العملية على مجموعة متنوعة من العوامل - من هيكل عملك إلى حجم فريقك إلى ميزانيتك المتاحة للأدوات والموارد. لذلك، فإن أفضل خيار لك هو العمل مع خبير عمليات جنبًا إلى جنب مع برنامج قاعدة معرفية موثوق به لإنشاء النظام المناسب لك. سيضمن ذلك تعميم المعرفة بفعالية وكفاءة.
الخطوة الرابعة: تطبيق المعرفة وقياس النتائج
يمكنك استخدام أدوات إدارة المعرفة لتقييم النجاح عبر مؤشرات الأداء الرئيسة المتعددة (KPIs)، على سبيل المثال، إذا كانت المعرفة المشتركة تتعلق بإيجاد حل لمشكلة عمل مهمة.
تمنحك الكثير من الأدوات القدرة على تتبع تقدم المهام وتحديد المعايير وقياس نجاحك ومعرفة ما إذا كان يتم استخدام المعرفة بشكل جيد وما إذا كانت تأتي ثمارها. وسواء كانت النتائج جيدة أو سيئة أو جيدة، يجب تسجيل ذلك، ثم توصيل النتائج إلى الأشخاص المناسبين.
سنفترض هنا أنك اكتشفت أن فكرة أو تقنية أو حلًا جديدًا يؤتي ثماره. يمكنك بعد ذلك تطبيق هذا على مناطق أخرى داخل شركتك. من ناحية أخرى، إذا كانت النتائج قليلة، فهذا يمثل فرصة جديدة للعمل الجاد والابتكار.
يضمن وجود نظام نقل المعرفة عدم ركود عملك أبدًا عندما يتعلق الأمر بالأفكار الجديدة وحل المشكلات. والأهم من ذلك أنت بحاجة إلى إنشاء بيئة تشجع على السعي المستمر للمعرفة.
أساسيات انشاء خطة نقل المعرفة ومشاركتها في مؤسستك
لضمان توظيف المعرفة في مؤسستك بالشكل الأمثل، أنت في حاجة إلى إنشاء خطة قوية لنقل المعرفة ومشاركتها. وبالرغم من هذه الخطة ستختلف من عمل إلى آخر، إلا أن هناك مكونات أساسية تستحق الدراسة.
حدد أصحاب المعرفة الرئيسيين في مؤسستك. فكر جيداً في هذا السؤال: "هل تتدفق المعرفة من الأعلى؟ أم أن مصادر المعرفة موجودة في صوامع مغلقة؟" امنح الأشخاص المناسبين الفرصة لمشاركة المعرفة التي لديهم.
حفز الموظفين على المشاركة. شجع "الأشخاص الذين لديهم فكرة" والخبراء الداخليين على مشاركة معارفهم. امنحهم منصة للقيام بذلك - سواء كان ذلك من خلال قناة اتصال، أو من خلال إعطائهم الكلمة أثناء اجتماعات المؤسسة، أو توفير وسيلة أخرى.
اجعل المشاركة سهلة. احصل على أدوات سريعة وبسيطة متاحة للأفراد والأقسام لمشاركة المعلومات.
قياس النتائج باستمرار. ضع المقاييس ومعايير الأداء، ومن ثم راقب تقدم العمل. قم بتوصيل النتائج بشفافية، وكن متقبلاً للمدخلات وقم بضبطها عند الضرورة.
وظف المعرفة. لا تدع عملك ينام على المعرفة المتاحة. ما الفائدة من فكرة جيدة إذا لم يتم تنفيذها. قدم حوافز لأعضاء فريقك ليكونوا مبتكرين ودعهم يأخذوا زمام المبادرة وشجع على اتخاذ المخاطر المناسبة.
استمر في توليد المعرفة. استعن بخبراء الصناعة، وقدم التدريب، وبادر بعقد جلسات العصف الذهني وشجع الموظف الذي يسعى وراء المعرفة. إذا كانت هناك مشكلة، فخذها إلى فريقك للتفكير في حل. لا تكن شركة تقول، "لقد فعلنا ذلك دائمًا بهذه الطريقة". ابحث عن طرق مختلفة لعمل الأشياء.
والآن هل أنت مستعد لتحسين ثقافة شركتك وتعزيز الابتكار وزيادة التعاون بين موظفيك؟
نأمل أن تكون هذه المعلومات التي تم تقديمها من خلال هذا المقال قد حفزت شهيتك لإنشاء إستراتيجية نقل المعرفة الفعالة الخاصة بك. وفي حال كنت في حاجة للمزيد من المعلومات، يمكنك التواصل معنا.