يعتبر تطبيق الحلول الإلكترونية لإدارة المحتوى هو الحل المناسب للمكتبات والمؤسسات الأكاديمية وذلك من أجل تطوير وتحسين واستغلال البيانات والمعلومات بأكمل وجه. ولكن هذا الحل لا يكتمل بدون وجود محتوى متكامل ومتسلسل زمنيا بطريقة منطقية وتخزينه في مستودعات آمنة.وقد تحدثنا في الأجزاء السابقة من هذه التدوينة عنأهمية عملية التحويل الرقمي ومن ثم أشرنا إلي وجود خمس مراحل أساسية لعملية التحويل الرقمي، تبدأ باختيار المحتوي الذي سيتم رقمنته وتنتهي بالترويج لاستخدام هذا المحتوى، وهما المرحلتان الأهم في عملية التحويل الرقمي وعليه تم طرحهما خلال هذا الموضوع بعمق أكثر وبحيث انفردت كل منهما بتدوينه خاصة بها ... و فيما بين المرحلة الأولي والمرحلة الخامسة هناك ثلاث مراحل سيتم تناولهما هنا، وهي تتمثل في التالي:

• فهم حقوق التأليف والنشر

• استخدام البيانات الفوقية لوصف المحتوى الرقمي

• إعادة التهيئة الرقمية وإدارة الملفات

فهم حقوق التأليف والنشر

 تشير كلمة "حقوق" إلى القيود التي تمنع استنساخ أو نشر المواد الخاصة بالآخرين. حقوق التأليف والنشر هي حق قانوني تم إنشاؤه وفقا لقانون البلد الذي يمنح منشئ العمل الأصلي الحق الحصري لاستخدامه وتوزيعه. وهي حقوق تحمي المبدعين الناشرين من خلال التأكيد على أنهم وحدهم من يقرر كيفية إنتاج وتوزيع المحتوي الخاص بهم.

حقوق النشر عادة ما تكون لفترة محدودة فقط. إذ أن الحقوق الحصرية ليست مقيدة بصفة مطلقة، فهناك استثناءات في قانون حق المؤلف، بما في ذلك الاستخدام العادل. وتشمل هذه الحقوق في كثير من الأحيان النسخ، والسيطرة على عمل مشتق، التوزيع، الأداء العام، والحقوق المعنوية مثل الإسناد.

وقد صمم قانون حق المؤلف أيضا للحد من مدة حقوق التأليف والنشر مما يعني حق الجمهور في نهاية المطاف

للوصول الغير المقيد إلى المحتوى.                      

بيان حقوق النشر الخاص بالمكتبات الرقمية يساعد على:

• قيام المؤسسات بتحديد المواد التي يمكنها رقمنتها و مستوى الخطر الذي يمكن أن يشكله المحتوى الرقمي

• قيام المستخدمين بتحديد ما يمكن وما لا يمكن القيام به مع المحتوى الرقمي.

ولكي تقوم بعملية الرقمنة لابد أن يكون لديك إجابات عن الأسئلة التالية:

• هل تعرف المؤلف الأصلي للمادة التي تريد رقمنتها؟

• هل تعرف متى تم القيام بهذا العمل؟

• هل تعرف إذا ما كانت نشرت من قبل؟ وإذا كان الأمر كذلك، على يد من؟

• هل يمكنك الوصول إلى ممولي العمل لمعرفة إذا ما كانت هناك قيود تنطبق على حق المؤلف؟

• هل لديك معلومات حول القيود الخاصة بحقوق التأليف والنشر؟

• هل النموذج الخاص بإهداءات المواد يتضمن حكما بالرقمنة وإعادة استخدامه على الإنترنت؟

تحديد المحتوي العمل الخاضع للملكية العامة (public domain)

الملكية العامة تعني سقوط الحقوق الفكرية، بحيث تصبح هذه المواد حرة بشكل كامل ويحق لك استخدامها بلا قيود وقد تكون حقوق الملكية الفكرية للمصنفات منتهية الصلاحية أو تم مصادرتها، أو هي غير قابلة للتطبيق.

تصبح المواد ملكية عامة في الحالات الخمس التالية:

1. انتهاء صلاحية حقوق الطبع والنشر.

2. نشر صاحب حقوق الطبع والنشر والعمل بدون حقوق التأليف والنشر والإشعار.

3. فشل صاحب حقوق الطبع والنشر في تجديد بيان حقوق الطبع والنشر.

4. قيام صاحب العمل بوضع حق المؤلف في المجال العام برغبته باستخدام Creative Commons Zero

5. قانون حق المؤلف لا يحمي هذا النوع من العمل.

إذا كانت المادة لا تقع تحت تصنيف الملكية العامة، قذلك يعنى الحصول على إذن بعد تحديد مالك حقوق التأليف والنشر

 استخدام البيانات الفوقية لوصف المحتوى الرقمي

إذا كنت تريد القيام بتخزين المحتوى الرقمي الخاص وأن يتم إيجاده واستخدامه مع مرور الوقت، فإنه يحتاج إلى اسم ملف جيد وإلى البيانات الوصفية المرتبطة به، والتي تصف ما هو المحتوى ومن أين جاء ومن الذي يمكنه استخدامه. تسمية الملف ضرورية لضمان تنظيم سير العمل، كما أن البيانات الفوقية المنظمة أمر أساسي لسهولة الاستخدام وقابلية التشغيل البيني.

تعريف البيانات الفوقية

يتعدى مفهوم البيانات الفوقية المعلومات الوصفية، فهي تلعب دورا هاما في الحفاظ على المعلومات وتسهيل الوصول إليها واستخدامها، وقد لقى مصطلح الميتاداتا أو البيانات الفوقية العديد من المسميات والتعريفات وأكثرها شيوعاً هي بيانات حول البيانات. وقد أطلق عليها البعض معلومات حول البيانات. ومعلومات عن المعلومات وبيانات عن البيانات وما وراء البيانات وأيضاً أطلق عليها البيانات الوصفية,

 وهناك العديد والعديد من المصطلحات، إلا أننا يمكننا القول أنها بيانات هيكلية ومرقمة، تصف خصائص المعلومات – وتحمل آليات تساعد على تعريف واكتشاف وتقويم وإدارة الكيانات المتعامل معها.

من المهم أن نأخذ في الاعتبار ضرورة إنشاء البيانات الفوقية وفقا للمعايير التقنية أو المبادئ التوجيهية المتعارف عليها ضمن فئات محددة، كما من المهم أن ندرك أن جميع عمليات إنشاء وصيانة واستدامة المعلومات الرقمية لابد أن تضع في اعتبارها حماية هذه البيانات في شكل قابل للاستعمال.

‫ تتعدد أهمية ووظائف الميتاداتا ‫ والتي قد تشتمل على:

• تحديد وتعريف المصادر الرقمية لتسهيل الوصول إليها وإتاحتها

• تنظيم المصادر الرقمية حسب معايير مختلفة كالجمهور أو ‫الموضوعات ‫‪

• القابلية للتشغيل المتبادل للبيانات بين الأنظمة المتعددة مع أجهزة ‫الحاسب الآلي وبرامجها

• ‫‪ الوصف الرقمي للمصادر للتفريق بين نفس المصادر، خاصة إذا ‫تعرضت للتغيير أو للتعديل. ‫‪

• الحفظ والأرشفة الدائمة للمصادر الرقمية واسترجاعها ‫وضمان ديمومتها.  ‫

كما أن الميتاداتا تحقق فائدة ذات قيمة عالية لعدة فئات في مقدمتها مؤلفو ومنشئو المصادر الإلكترونية ومقدمو خدمات الإنترنت، والناشرون ذلك لأنها الوسيلة الرئيسية في اكتشاف المصادر التي يقدمونها والوصول إليها والتعامل معها. يتم اختيار البيانات الفوقية بناء على مدي وعمق مستوى الوصف الحالي للمجموعات وهي غالبا ما تحتوي على العناصر التالية: العنوان، المنشئ، الموضوع، الوصف، الناشر، المساهم، التاريخ، النوع، الشكل، المعرّف، المصدر، اللغة، العلاقة، التغطية والحقوق.

التخطيط لاستخدام البيانات الفوقية

التخطيط لاستخدام البيانات الوصفية نشاط مهم وهناك العديد من الجوانب المتعددة والاعتبارات التي يجب النظر إليها أثناء عملية التخطيط. بعض من هذه الاعتبارات ما يلي:

• هل هناك حاجة إلى خطة للبيانات الفوقية للمؤسسة بأسرها؟

• هل الأقسام المختلفة في المؤسسة تحتاج إلى متطلبات مختلفة؟

• هل هناك مناطق حيث تتداخل المتطلبات؟

• ما الذي نقوم به الآن وهل يمكن تحسينها؟

• هل هناك حاجة لبيانات فوقية مختلفة لأنواع مختلفة من المحتوى والخدمات والأنشطة؟

• هل سنقوم بتخزين البيانات الفوقية مع المحتوى و / أو على حدة؟

• كيف سيتم إنشاء البيانات الفوقية - آليا أو يدويا؟

• من وكيف سيتم الحفاظ على البيانات الوصفية؟

• من هو المجتمع الذي سيتم تقاسم البيانات الوصفية معه؟

إعادة التهيئة الرقمية وإدارة الملفات

إعادة التهيئة أو الصياغة الرقمية هي الخطوة الرابعة في عملية التحويل الرقمي وهي عادة ما تسمى "رقمنة" وقد تتخذ مسارين، الأول يتم فيه تحويل الإشارات التناظرية المستمرة ((Analog Signals إلى إشارات رقمية Digital Signals) أما المسار الثاني الذي تتضمنه عملية إعادة الصياغة فهو تحويل الملفات الرقمية (digital) إلى شكل آخر (digital) ويكون عادة بهدف الوصول إليها بشكل أفضل.

تكاليف إعادة تهيئة الرقمية

إعادة تهيئة المواد الرقمية تتكلف أموالا تترجم على شكل:

المعدات: معدات التحويل الرقمي في العادة باهظة الثمن وعلى الرغم من أنها تكلفة لمرة واحدة، ففي كل مرة تعيد صياغة المواد الرقمية أنت مضطر إلى شراء جهاز آخر.

الوقت : الوقت هو المال - والمزيد من الوقت الذي تقضيه في عملية المسح والتهيئة تعنى رواتب تنفق على هذا المشروع.

 مساحة التخزين: مساحات التخزين الرقمي ليست حرة، على سبيل المثال إذا كان لديك 5 ملفات متطابقة فمعنى ذلك أنك تحتاج إلى تخزينها 5 مرات.

الرقمنة Digitization والحفظ الرقمي Digital preservation

• الحفظ الرقمي سلسلة من الإجراءات اللازمة لضمان استمرار إمكانية الوصول إلى المواد الرقمية كلما

كان ذلك ضروريا.

• الحفظ الرقمي يهدف إلى استخلاص دقيق لمحتوى موثوق على مر الزمن.

• الحفظ الرقمي يجمع بين السياسات والاستراتيجيات والإجراءات لضمان الوصول وتهيئة وتوليد

محتوى رقمي.

• الحفظ الرقمي هو عملية نشطة طويلة الأجل.

• الحفظ الرقمي هو عملية معقدة لاتزال في مرحلة مبكرة.

• الرقمنة هي جزء واحد من عملية الحفظ الرقمي تبدأ من خلال إنشاء ملفات.

• الرقمنة لا تحل محل الحفاظ المادي السليم على المحتويات التناظرية، كما أن التخلص من المحتويات المادية هي فكرة سيئة.

عملية إعادة الصياغة:

عملية إعادة الصياغة والتهيئة هي عملية بسيطة تشتمل على الخطوات التالية:

• إنشاء الملف الرئيسي، وهو ملف غير مضغوط يستخدم من أجل توليد المحتوى التناظري من خلال المسح الضوئي (Scan) ومن أجل توليد المحتوى الرقمي من خلال التحويل (Convert).

• القيام بتسمية الملف بطريقة متسقة مع استمرارية مراقبة جودة الملف والتعديل حسب الحاجة.

• التأكد من صحة عملية حفظ الملف الرئيسي وسلامة التخزين على المدى الطويل.

• إنشاء ملفات اشتقاقية أو ملفات الوصول مع إتاحة مشاركة الوصول حسب الحاجة.

• إنشاء نسخ احتياطية متعددة، واحدة على الأقل في موقع مختلف ومنع الوصول إلى الملفات الأرشيفية إلا للضرورة.

معدات التهيئة الرقمية

أجهزة المسح لا تفرق بين النصوص والصور فهي تمثل الأشكال على شكل مخطط للبتات bits وتختلف الأجهزة التي يتم استخدامها في عملية الصياغة الرقيمة وأكثرها شيوعا ما يلي:

• الماسحات الضوئية المسطحة (flatbed): وهذا النوع الأكثر استخداماً ويعمل من خلال تثبيت الورقة المراد تغذيتها للحاسوب داخل الماسح وتبقى ثابتة مكانها ويمسح ضوء الماسح الورقة، وهي تشبه ماكينات التصوير

• الماسحات الضوئية المتخصصة:

بالإضافة إلى الماسحات الضوئية المسطحة القياسية، هناك الماسحات الضوئية المتخصصة التي يمكن أن تجعل العمل أسهل بكثير مثل.

• الماسحات الضوئية العلوية وهي تشبه أجهزة العرض الإسقاطي حيث توضع المستندات منفردة ووجهها لأعلى وتمرر أداة المسح فوق الصفحة

• الماسحات التي تقرأ الأكواد العمودية وهي تولد البيانات في رموز ( أرقام وحروف ) بدلا من الصور

• أجهزة المسح الضوئي للميكروفيلم (Microfilm Scanners) وأجهزة المسح الضوئي المتعدد الوظائف (Multi-functional Scanner) والتي تستخدم في تحويل المستندات والوثائق الورقية الى صور ومستندات رقمية

وفي النهاية التحويل الرقمي ليس صناعة الصاروخ ولكنه ...

• العديد من الاعتبارات.

• الكثير من المتغيرات.

• متابعة جميع خيارات الدعم قبل البدء بالعملية.