عندما بدأت التخطيط للكتابة حول موضوع فوضي المعلومات، وكعادتي بدأت في البحث عما كتب حول هذا الموضوع والتفكير في كيفية رفده بالأفكار والمعلومات التي تتلاءم وخصوصية هذه المدونة وقراءها. المعلومات كانت كثيرة ومتناثرة في كثير من المواقع، العديد كتب في هذا الموضوع الحديث القديم في ذات الوقت، ولكن ما الذي أحتاجه من كل هذا الكم الهائل من المعلومات؟؟ ذلك جعلني أستشعر حالة الفوضى الذي يعج بها هذا العالم المفتوح الذي بات يسمح للجميع بالكتابة وإلقاء الغث والسمين لمتصفح الإنترنت . فالإحصائيات التي يلقي بها أخصائيو الإنترنت تباعاً، تجعلنا أكثر استبصاراً بالمشهد العام . فكل 6 ساعات، وكالة الأمن القومي تجمع من البيانات بقدر ما يتم تخزينه في مكتبة الكونغرس كاملة. الصور التي تم تجميعها في الفيسبوك تزيد على 140 مليار صورة. متوسط ما يتم بثه عبر Twitter يقدر بـ500 مليون تغريدة في اليوم الواحد. كما أن تقارير عام 2012، أشارت إلى أن كل يوم يتم إنتاج 2.5 كوينتيليون بايت من البيانات ، وإذا عرفنا أن الكوينتيليون واحد أمامه 18 صفر، فسوف ندرك غزارة المعلومات التي يتم إنشاءها يوميا والتي يقدرها البعض بجوالي 90٪ من البيانات التي تم إنشاؤها في العالم في العامين الماضيين فقط.
مليارات المليارات من البيانات والآراء والصور والتقارير والكتب والموسيقى، النتيجة الحتمية هي ما يسمي بفوضى المعلومات (Information Anarchy) أو ((Infonarchy.
نحن إزاء فيضان من المعلومات يثير دهشة وتساؤلات لا حصر لها. القارئ أو الباحث يريد معلومات منظمة تساعده على أدام المهام التي يريدها بسرعة وبسهولة، دون الانزلاق في متاهات لا نهاية لها. وبدون أن أدري برق في ذهني مصطلح الفوضى الخلاقة!!!! فالمشكلة ومن ثم تقديم الحلول السحرية لها، هي استراتيجية متبعة في العالم الاقتصادي بهدف تعظيم الربح وزيادة الثروات. هل من الممكن أن تكون فوضى المعلومات خلاقة؟؟ بالرجوع إلى جذور مصطلح الفوضى الخلاقة، قد يعتقد الكثيرون أن مصطلح الفوضى الخلاقة مصطلح جديد ظهر بعد التفرد الأمريكي بزعامة العالم، وحديث كونداليزا رايس مستشارة بوش للأمن القومي ثم وزيرة خارجيته حول الفوضى الخلاقة. الواقع أن المصطلح ظهر لأول مرة عام 1902م على يد مؤرخ أمريكي يدعى تاير ماهان، وقد توسع الأمريكي مايكل ليدين فأسماها «الفوضى البنَّاءة» أو «التدمير البنَّاء»، وذلك بعد أحداث سبتمبر بعامَيْن في 2003، إلا أن النظرية الفعلية للفوضى الخلاقة والتي بلورها Edward Lorenz في عام 1960م نصت على إن كل شيء يظهر على إنه فوضوي أو غير منضبط، هو في الأصل منظم و منضبط كلياً، تحده قوانين دقيقة جداً، و هو مقصود، و ليس هناك شيء عشوائي أبداً، وكل فوضي خلاقة تتبعها حلول خلاقة. هل جربت أن تشاهد فيلم أثر الفراشة" the butterfly effect" ؟ ربما تدرك بعد مشاهدته المعني الحقيقي للفوضى. نظرية أثر الفراشة هي جزء من نظرية الفوضى (chaos theory). أثر الفراشة نظرية فلسفية فيزيائية لتفسير ظواهر الارتباطات والتأثيرات المتبادلة لحدث أولي بسيط لا يمكن أن نشعر به لكنه يولد سلسلة عشوائية متتابعة من الأحداث ونتائج وتطورات متتالية أكبر من حجمها الأولي أضعافا مضاعفة.
ما هي فوضي المعلومات؟؟
قبل التفكير في الحلول الخلاقة لفوضى المعلومات، من المهم التعرف على ماهية فوضى المعلومات. الفوضى هي الفوضى، سواء كانت فوضى المعلومات أو غيرها وقد عرفت الوكيبيدبا الحرة الفوضى بأنها أي فقدان للنظام والترابط بين أجزاء مجموعة أو جملة أجسام سواء كانت جملة فيزيائية أو مجتمع إنساني أو اضطرابات قبيلية أو سياسية مثل فقدان الأمن في منطقة معينة. الفوضى بالإنجليزية Disorder أما في اللغات اللاتينية تستخدم أيضا كلمة Chaos لوصف حالة الفوضى والاضطرابات غير المتحكم بها،
يقول جون مانشيني John Mancini رئيس جمعية AIIM المتخصصة بإدارة المعلومات والصور: وسط كل هذه الفرص التي تتيحها التقنية تغرق المنظمات في بحر من المحتويات والمعلومات. خوادم الملفات تفيض و تتكاثر، مما يجعل من الصعب على أي شخص العثور على أي شيء. المعلومات تتسرب خارج المنظمة عند كل منعطف. وإذا كانت أنظمة المعلومات التي لدينا ليست على ذلك القدر من السوء ، فذلك يرجع لتطبيقات ثورية لحلول إدارة المحتوي، توفرها التطبيقات السحابية و التي هي عززت حوكمة المعلومات لدينا.. نحن إزاء فيضان من المحتوى والمعلومات قادم نحونا بسرعة فائقة في مجموعة من الأشكال المتغيرة باستمرار على أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف. الخوف من فقدان السيطرة على هذه المعلومات هو هاجس الكثير من المنظمات والتي هي على استعداد للدفع مهما كان الثمن للمحافظة على للحفاظ على ممتلكاتها المعلوماتية.
يستكمل ماشيني قائلاً: " في كل مكان أذهب إليه، أسمع عن المنظمات التي تكافح فوضي المعلومات. أعتقد أن إدارة فوضي المعلومات هو التحدي القادم في العقود المقبلة.
تحديات المعلومات الرئيسية التي تواجهها المنظمات اليوم
هناك ثلاثة محفزات تضافرت معا في وقت واحد لتحدث هذا التغيير في العالم الذي نعيشه اليوم.
- التركيز حول العميل : Consumerization التحول في التقنية من الحلول المركزة حول الشركات إلى المستخدم النهائي أو الحلول المركزة حول المستهلك.
- الخدمات المتحركة والاستضافة Mobile and Cloud: الوصول إلى الخدمات والمعلومات من أي مكان وفي أي وقت.
- التغيير في طبيعة العمل :Changing Nature of Work إجبار المنظمات على التفكير الرشيق، بعيدا عن الهرمية والأعمال التقليدية.
ذلك يجعل أهمية إدارة المحتوي المؤسساتي أكثر مما كانت عليه في السابق، بحيث أصبحت الإدارة الفعالة للمحتوي لها أهمية حاسمة في مواجهة التحدي المركزي لفوضى المعلومات.
امتلاك نظام معلومات إداري هو أحد العوامل الحاسمة في نجاح المنظمات وتحقيقها للميزة التنافسية
ونتيجة للقوة الهائلة من تقنية المعلومات الاستهلاكية (Consumerization) ، والاستضافة والخدمات النقالة، و الطبيعة المتغيرة للعمل، أصبح العالم يتحرك بسرعة هائلة، بحيث بدأنا نلمس تقاطع المحتوى و عملية التحرك السريع للعالم بشكل أفضل من خلال سلسلة متصلة جديدة تقوم على:
الالتقاط > التحليل > الانخراط > الأتمتة > الحوكمة
في هذا العالم الجديد ، يتشكل الواقع وفق التالي:
- المهمة المركزية لتقنية المعلومات هي خلق القيمة.
- كبار المسئولين التنفيذيين الآن على علم وخبرة بالتقنية .
- تنقل العملات والثروات للعالم يتم بسهولة وبعيدا عن التعقيد.
- الانتقال السريع إلى بيئة يكون فيها للمحمول والمشاركات الاجتماعية حصص مجدولة بدلا من استراتيجيات التفاضل بين شركات تقنية المعلومات.
- الشراء المطلوب حسب الاحتياج
- إعلاء النفقات التشغيلية بدلا من النفقات الرأسمالية
- المهارات التقنية المرغوبة تتركز في أولائك الذين يمتلكون تلك التقنية، ولكن في سياق الأعمال.
ومن هنا تظهر أربعة أسئلة رئيسية يتم توجيهها إلى خبراء المعلومات والمنظمات التي يعملون فيها:
- كيف يمكننا إدارة المخاطر التي قد تنجم عن الكميات المتزايدة من المحتوى؟
- كيف يمكننا استخدام المحتوى لإشراك العملاء والموظفين والشركاء بشكل أفضل؟
- كيف يمكننا الحصول على رؤية نافذة البصيرة للتعامل مع الكم الكبير من المعلومات التي نجمعها دون الانزلاق في هوة فوضي المعلومات.
- كيف يمكننا إدارة و متابعة أي نوع من المحتوى أو الوثائق خلال دورة حياتها ابتداءً من دخولها المؤسسة
حلول إدارة المحتوى للمؤسسات (ECM)
نظام إدارة محتوى المؤسسات (ECM - Enterprise Content Management) هو وسيلة رسمية لتنظيم المحتوى والوثائق والتفاصيل الخاصة بشركة ما مثل مستندات office، صور المستندات، محتوى ويب، وسجلات الشركات. هذا المصطلح يشمل الاستراتيجيات و الطرق و الأدوات المستخدمة خلال دورة حياة المحتوى.
تعمل حلول إدارة المحتوى للمؤسسات (ECM) على:
- التخلص من الفوضى وتنظيم وتصنيف المحتوى ضمن مستودع مركزي للوثائق، كما تحمي المعلومات الحساسة. بالإضافة إلى الاستفادة من اكتساب وتبادل المعرفة بشكلٍ متزايد واستخدام "هيكلة الخدمات الموجهة" لتخفيض تكاليف اعتماد "إدارة محتوى المؤسسات" وإتاحة الحصول على المحتوى عبر التطبيقات وتبادله
- خلق القيمة التجارية من المحتوى دون المساس باحتياجات الأمن و الامتثال بالمعايير.
- إدارة تدفق المعلومات عبر المنظمة و التحكم بالتقاط المعلومات بالمسح الضوئي، و التصنيف و الإدارة و التخزين و التوزيع، والحفظ و الإتلاف. إضافة إلى الوصول السريع والسلس من بيئات متعددة - شبكة الإنترنت، الكمبيوتر المكتبي والمحمول، في إطار سير العمل والتطبيقات المختلفة، مما يحسن من الإنتاجية والكفاءة التنظيمية.
- إدارة المعلومات في مختلف مراحلها، و تحسين إنتاجية الأعمال، و تخفيف المخاطر، و السيطرة على تكاليف الكميات المتزايدة من المحتوى.
- إدارة معلومات الشركات بشكل أسهل من خلال تبسيط التخزين، والأمن والتحكم في الإصدارات، و عملية توجيه الوثائق بحسب سير العمل، والاحتفاظ بها في أرشيف. الفوائد التي تعود على المنظمة تشمل تحسين الكفاءة وخفض التكاليف. على سبيل المثال، تحولت العديد من البنوك لتخزين نسخ من الشيكات القديمة ضمن أنظمة ECM بدلاً من الأسلوب القديم حيث تحفظ الشيكات الورقية في مستودعات ضخمة.
SharePoint وإدارة المحتوى في المؤسسات (ECM)
SharePoint ليس بالمنتج الجديد. فله من الخبرة الكبيرة التي تم صقلها على مدى 15 سنة الماضية أو نحو ذلك. المنظمات الكبيرة لديها ثقة كبيرة في منصة مرنة يوفرها الشيربوينت تمتاز بمرونة تساعدها على التكيف مع تغير احتياجات الشركات على مر السنين.
تعتبر منصة الشيربوينت واحدة من أكثر المنتجات نجاحا في تاريخ شركة مايكروسوفت وليس ذلك فحسب بل هو واحد من أكثر المنصات انتشارا ونموا. يوفر الشيربوينت بيئة عمل خصبة ومرنة جدا حيث يمكن للمستخدم إضافة المحتويات بشتى أنواعها، والعمل على المستندات من خلال المستعرض (Web Browser) أو من خلال تطبيقات الأوفيس المختلفة. الشيربوينت هو منصة خاصة بالمشاركة ( Collaboration Platform) كما ويمكننا القول أن الشيربوينت هو نظام إدارة محتوى (CMS) و نظام لإدارة محتوى المؤسسات (Enterprise Content Management ).
واحدة من أكبر الأسباب التي تدعونا للنظر إلى استخدام SharePoint كمنصة لإدارة محتوى المؤسسات ECM هو حقيقة أن معظم الشركات الكبيرة لديها بالفعل تراخيص لذلك! حيث تقدم مايكروسوفت إمكانية دعم التطبيقات بالرخص اللازمة لتشغيلها، كما توفر ميزة رخص التطبيقات ما يسمى بمدير الرخصة، وهو عبارة عن شخص أو أكثر بإمكانه إسناد الرخص لمستخدمين محددين. على سبيل المثال قد تشتري الشركة رخصة لعشرة مستخدمين، بينما يستخدم موقعها 50 مستخدم، عندها يمكن لمدير الرخصة اختيار 10 مستخدمين يمكنهم الاستفادة من التطبيق.
فإذا كانت المؤسسة لديها بالفعل الترخيص لمنصة مركزية لإدارة محتوى المؤسسات ECM، فسيكون ذلك فعال بشكل كبير من حيث التكلفة، نظراً لاستخدام منصة مشتركة لإيجاد حلول وظيفية متعددة وبعد ذلك يمكن شراء المكونات الإضافية اللازمة لغرض وظيفية محددة. بهذا تكون تكلفة التنفيذ العام أقل. وسوف تكون تكاليف الصيانة للجزء المخصص من الحل الشامل أيضا أقل.
تعتبر منصة شيربوينت أحد الحلول الناجعة للتقليل من فوضى المعلومات من خلال جعلها إدارة المحتوى في المؤسسات (ECM) عملية سهلة على الجميع. بالجمع بين إدارة المحتوى التقليدية و الشبكات الاجتماعية، و البحث المتفوق. نستطيع القول أن SharePoint قد أسس لنوع جديد من الأنظمة الذي يجمع ما بين البوابات الإلكترونية Portals وأدوات التشارك Web 2.0 وأنظمة إدارة المحتوى ECM في مكان واحد وهو ما تعمل عليه الكثير من الشركات في الوقت الحالي كـأوراكل و EMC و OpenText
استخدام منصة SharePoint كنظام لإدارة المحتوى يمكن أن يتم وفقاً للتصورات التالية:
- الاستخدام كنظام متكامل لإدارة المحتوى وهذا يصلح فقط لتلبية الاحتياجات الأساسية لإدارة المحتوى أياً كان حجم المنشأة فالمتطلبات والمشاكل التي سيحلها النظام هي الأساس في ذلك وليس حجم المنشأة
- الاستخدام كنظام لإدارة المحتوى مع تكامله مع أنظمة أخرى لاستكمال النقص سواء في الأرشفة الإلكترونية أو إدارة الوسائط المتعددة أو الإدخال الكمي وهذا الخيار ملائم جداً للمنشآت الكبرى
- الاستخدام كبوابة إلكترونية وأداة للتشارك فقط مع تكامله مع نظام أخر لإدارة المحتوى فيكون SharePoint هو فقط واجهة الاستخدام لذلك النظام الذي سيتم استخدامه.
إدارة المحتوى باستخدام شيربوينت عملية سهلة و مُشوِّقة. من خلال واجهة الإدارة البسيطة التي تمكن من إنشاء سياسات الامتثال للمعايير بسرعة، في حين تمكن واجهة المستخدم المألوفة المستخدمين من العمل بنفس الطريقة التي اعتادوا عليها في برامج Microsoft Office. هذه الميزات التي تتيحها منصة الشيربوينت منحتها القدرة على حلول خلاقة لفوضى خلاقة تنتج أنظمة تقدم معلومات يتم إدارتها بأفضل الطرق، ويسهل العثور عليها و مشاركتها و استخدامها.
إعداد: هيـام حـايك - كاتبة بمدونة نسيــج
