بعد أن كانت المشكلة فيما مضى هي ندرة المعلومات أو صعوبة الوصول إليها وشُحِّها، ينقلب الوضع في ظل التقدم التقني ليصبح الفيض الهائل من المعلومات هو المشكلة، وهي مشكلة لا تقل أهمية عن سابقتها إن لم تكن أكثر حدة. فالتعامل مع هذا الفيض الهائل من المعلومات في كافة أشكالها و صورها, هو من أبرز التحديات التي يواجهها العالم اليوم.

يبرز مصطلح محو الأمية المعلوماتية Information Literacy كواحد من أهم المصطلحات التي تم تداولها في الإنتاج الفكري خلال السنوات القليلة الماضية. محو الأمية المعلوماتية أصبح واحداً من المهارات الأساسية اللازمة في القرن 21، وهو عبارة عن مجموعة من القدرات التي تتطلب من الأفراد “القدرة على إدراك متى تكون المعلومات مطلوبة، وامتلاك القدرة على تحديد مكانها، وتقييمها، والاستخدام الفعال لها” ( جمعية المكتبات الأمريكية، 1989)

قد يكون الاستخدام الفعال للمعلومات هو الجانب الأكثر حيوية في هذا السياق والذي سنحاول مناقشته على مستوي الأفراد والمؤسسات والمجتمعات.

لماذا يحتاج الأفراد إلى المعلومات: وكيف يتم استخدامها؟

كل يوم هناك شيء جديد يمكن تعلمه. العلوم والتكنولوجيا و الطب ثلاثة من الصناعات التي تتطور بمعدل سريع جدا. وجميعها تؤثر على حياتنا بشكل إيجابي وهي عناصر أساسية من وجودنا وفي حياتنا اليومية. كما،أن هناك مجالات أخرى تتطور كل يوم، و تقدم لنا المزيد والمزيد من المعلومات التي تساعدنا بطريقة أو بأخرى. لذلك، فإن السؤال المهم والذي قد يسأل منذ فجر التاريخ "لماذا يحتاج الناس إلى المعلومات؟: وكيف يتم استخدامها؟ ".

1. المعلومات تستخدم من أجل الحصول على المعرفة

بغض النظر عن قدم السؤال أو حداثته، الذي لاشك فيه هو أننا جميعا في حاجة إلى المعرفة، و للحصول على المعرفة لابد من القراءة و المراقبة و جمع المعلومات. المعلومات متوافرة لنا من خلال الكتب، والبرامج والكتيبات، و المجلات، والصحف، والنشرات، و الإذاعة والتلفزيون، و الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية. كمية المعلومات التي تتوفر حولنا يمكن أن تملأ جميع المكتبات في العالم آلاف المرات و أكثر. الآن هناك الكثير من المعلومات يمكننا من خلالها اكتساب المعرفة اللازمة.

2. الحصول على إجابات لأسئلة تتعلق بحياتنا اليومية

دعونا نفترض أن الوقت كان منتصف الليل وقد أصابت الحمى طفلك والعيادات قد أغلقت، والمستشفى أو الطبيب الذي تعرفه بعيداً عنك ولا تستطيع الوصول إليه، ماذا ستفعل بعد ذلك؟ أو دعنا نقول أن لديك طفح جلدي على يدك مستمر لبضعة أيام وقد زرت طبيبين مختلفين وهناك تشخيصات مختلفة من كل منهما ولابد من رأي ثالث؟ للحصول على إجابات لمثل أسئلة تلك، و أكثر من ذلك، يمكنك الحصول على مساعدة فورية من خلال المعلومات التي يوفرها الخبراء على الإنترنت. وستحصل بالطبع على المعلومات التي تتعلق بالصحة، والسيارات، والواجبات المنزلية، وتحسين المنزل، والقانون، ودعم التقنية، وهلم جرا.

3. المعلومات تساعد الناس في اتخاذ القرارات اليومية والحياتية

تتم عادة عملية اتخاذ القرارات على أساس أفضل المعلومات المتوفرة لدينا. تشمل المعلومات المشورة والدعم من الأصدقاء الشركاء وأفراد الأسرة وغيرها من الناس المتواجدين في حياتنا وكذلك التجارب السابقة.

المعلومات المطلوبة تختلف باختلاف نوع الاستخدام فبعض القرارات تكون من البساطة بحيث تكفي معلومات متواجدة على غلاف عبوة لأخذ القرار بالشراء، ولكن عندما يتعلق الموضوع بقبول عمل على سبيل المثال, تختلف هنا طبيعة المعلومات المستخدمة لاتخاذ القرار.

الناس عادة بحاجة إلى الدعم عند اتخاذ القرارات, ويتم ذلك من خلال تقديم المعلومات حول الخيارات والمخاطر. الحصول على معلومات كافية ومتاحة ودقيقة حول الحقوق والمسؤوليات والتشريعات المتعلقة بالقرار.

4. المعلومات تساعد الناس في تحسين نوعية الحياة

تحسين نوعية الحياة مسألة مثيرة للاهتمام. ماذا يعني تحسين نوعية الحياة؟ نوعية الحياة تختلف من منظور شخص لأخر إلا أنه في النهاية نحن بصدد ثوابت هناك إجماع عليها مثل: الصحة والثروة و السعادة؛ والمعظم يلهث للحصول عليها, فامتلاكها يؤثر على الأمور الحياتية التي تتعاقب بامتلاكها. لتحقيق الحياة التي نراها ذات جوده لابد من امتلاك المعلومات التي يتم توظيفها من أجل فهم أفضل لنوعية الحياة ذات الجودة وفهم للممارسات التي تؤدي إلي حياة سعيدة خالية من الأمراض وامتلاك موفور اقتصادي.

لتحسين نوعية الحياة، لابد للناس من امتلاك معلومات تساعدهم على معرفة ماذا تُعني "جودة الحياة".

يصنف تايلور استخدام الأفراد للمعلومات إلى ثماني فئات أوجدتها الحاجة إلى المعلومات:

1. مساعدة: ما يجب القيام به وكيفية القيام بشيء ما
2. فهم المشكلة: فهم أفضل لمشكلة معينة
3. التنوير: معلومات سياق
4. واقعية: بيانات دقيقة
5. التحقق : التحقق من معلومة
6. الإسقاطية: المنحى المستقبلي
7. تحفيزي: يتصل بالمشاركة الشخصية
8. الشخصية أو السياسية: العلاقات، وسمعة، وفاء الشخصية

في دراسة لأهمية المكتبات وخدمات المعلومات، ومدي ارتباطها باستخدام المعلومات، يشير Saracevic & Kantor إلى أن نموذج استخدام المعلومات في المكتبات مكون من ثلاث خطوات يصاحب المكونات التالية:

التزويد Acquisition : الحصول على معلومات أو مواد نقل المعلومات، وذات الصلة بالغرض.

الإدراك Cognition: استيعاب، وفهم، ودمج المعلومات

التطبيق Application: استخدام هذه المعلومات على المستوي المفاهيمي ومعالجتها على المستوى المعرفي

يربط هذا النموذج بوضوح السعي والحصول على المعلومات لاستخدامها؛ ومع ذلك، فإن مناقشة للاستخدام في المستوى المفاهيمي لا تزال واسعة.

بالطبع الإنترنت هو المصدر الرئيس لحصول الأفراد على المعلومات. تشير الإحصائيات التي أجرتها Central Statistics Office في نهاية 2013 أن الأنشطة الأكثر شعبية للأفراد الذين يتصلون بالإنترنت في الأشهر الثلاثة كانت:

استخدام البريد الإلكتروني (67٪ من الأفراد)

العثور على معلومات عن السلع أو الخدمات (61٪)،

الوصول إلى الشبكات الاجتماعية (48٪)

البحث عن الخدمات المتعلقة بالسفر والإقامة في الخارج (45٪)

لماذا تحتاج المؤسسات إلى المعلومات: وكيف يتم استخدامها؟

المعلومات جزء حيوي من أي منظمة. فالمنظمة تريد معلوماتحول أراء عملاءها والخاصة بمنتجاتها، معلومات حول التحسينات التقنية، معلومات حول إمكانيات وصولها إلى الأسواقوإمكانيات مكاتبها الفرعية، والموظفين الذين يعملون في أماكن مختلفة، وتفاصيل التدفق النقدي، والمركز المالي الفائض / العجز، وحركة أسعار المواد الخام وتفاصيل حول الموظفين والمظالم إن وجدت. ينبغي للمنظمة أيضا الحصول على معلومات حول العوامل الخارجيةمثل المنافسين، والتغيرات السياسة في مختلف البلدان، والتصنيف الائتماني... الخ.

فهم استخدام المعلومات أمر بالغ الأهمية في سياق المعلومات الموجهة نحو هدف معين. فامتلاك المعلومات يشجع التواصل في مكان العمل، ويعزز التواصل بين جميع أعضاء المنظمة، ابتداء من المبتدئين إلى الرئيس التنفيذي مما ينتج عنه تناغم في الأداء والدفع بالشركة نحو تحقيق أهدافها وتعظيم الإنتاجية.

تعتمد الشركات على المصادر الداخلية للمعلومات – الموظفين والمدراء - وكذلك المصادر الخارجية بما في ذلك العملاء، والبائعين، وخبراء الصناعة ووسائل الإعلام. المعلومات مهمة للشركة والتي من الممكن استخدامها من أجل:

• ملء الفجوات المعرفية

كل الأشخاص الذين تتعامل معهم المؤسسة من الممكن أن يكونوا مصدرا للمعلومات. بالتأكيد لديهم أنواع من المعرفة والتدريب و الخبرة المختلفة؛ والتي يمكن أن تملأ الفجوات في قاعدة المعرفة الخاصة بالمؤسسة. أصحاب الأعمال الصغيرة الأكثر فعالية هم الذين يدركون أهمية الاستماع إلى جميع أعضاء فرقهم. الاستفادة من معلومات الآخرين وخبراتهم يعطيك منظوراً أوسع ؛ ترى التحديات التي تواجهها الشركة، و فرص النمو المتاحة، من زوايا مختلفة.

• تحديد الفرص

الشركات الناجحة هي الشركات التي تطور مصادر المعلومات المرتبطة بالاتجاهات في صناعتها، والاتجاهات الناشئة في ذوق المستهلك والأفضليات، والاتجاهات الديموغرافية مثل التغيرات في الدخل والعمر. هذه المعلومات أمر حاسم لتحديد الفرص الناشئة عن هذه الاتجاهات والتي من الممكن أن تكون - أسواقاً جديدة للشركة، مجموعات جديدة من العملاء، والمنتجات أو الخدمات الجديدة المحتملة للشركة. "دون مصادر موثوقة للمعلومات، التخمين يكون هو المسار الاستراتيجي للشركة والذي قد يؤدي بالشركة إلى عواقب وخيمة. في وجود المعلومات ،تستطيع الشركات أن تبني استراتيجية ناجحة و أساس راسخ في السوق."

• التركيز على التهديدات التنافسية

لابد للمؤسسات من وجود مصادر المعلومات بشأن ما يفعله المنافسون الرئيسيون - بما في ذلك التغيرات في استراتيجية وخطط التوسع، والمنتجات أو الخدمات الجديدة التي يتم إدخالها. تسمى هذه المصادر أحياناً بالاستخبارات التنافسية. وجود معلومات عن المنافسين يسمح لك بوضع استراتيجيات لمواجهة الإجراءات المتخذة من قبل المنافسين والتي قد تكون مصدر تهديدات للعمل و تؤثر سلبا على المبيعات.

• اتخاذ القرارات الأفضل

تدفق المعلومات فيما بين المؤسسة والعملاء يؤدي إلى فهم أفضل لهؤلاء العملاء ويزيد من احتمالات تقديم الخدمة الأفضل لهم. العملاء هم مصدر حيوي للمعلومات والذي يؤدي إلى نجاح المؤسسة في تفصيل المنتجات أو الخدمات الخاصة لتناسب احتياجاتهم الحالية على وجه التحديد. وجود المعلومات المتعمقة من مجموعة متنوعة من المصادر يؤدي إلى اتخاذ القرارات بشكل أفضل, في وجود معلومات واضحة يكتسب المدراء وأصحاب القرار فهما متزايدا لبيئة العمل.

الحاجة لاتخاذ قرار تطرح نفسها في مجال الأعمال التجارية. المدراء في الشركات دائما ما تواجههم مشكلة المسارات البديلة المتوفرة في العمل والتي لابد من البت فيها. لاختيار الخيار الأفضل، المدراء في حاجة إلى كل المعلومات ذات الصلة بالقرار, كمية المعلومات المتوافرة ونوعيتها هي الأساس في اتخاذ القرار. عملت الحوسبة على زيادة فعالية استخدام المعلومات من خلال الدمج بين المفهوم الأساسي للمعلومات والنظم المعلوماتية المتعددة مثال:

1. نظم المعلومات الإدارية (MIS ) Management Information Systems)، وهي عبارة أنظمة محوسبة صممت بهدف خدمة المدراء في المنظمة. نظم المعلومات الإدارية تجمع بين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات و الإدارة. هذه النظم تقوم بعدة وظائف من المساعدة المكتبية والقيام بالمهمات المحاسبية و تنظيم الاجتماعات، كل هذا وأكثر من كل ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار. كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يعمل على التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الإدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. المنظمات الناجحة هي المنظمات التي تستخدم المعلومات المتاحة لإدارة الأنشطة التجارية والمساعدة في اتخاذ القرارات. إنها تستخدم نظم المعلومات لجمع البيانات ومعالجتها وفقا لاحتياجات المحلل أو مدير أو صاحب العمل. الشركات تعمل بكفاءة أكبر باستخدام نظم المعلومات المتنوعة للتفاعل مع العملاء والشركاء، تقليص التكاليف وتوليد الإيرادات.
2. نظم الأعمال الذكية Business Intelligence Systems

قد تكون نظم المعلومات التجارية معقدة إلى حد ما, لأنها تقوم بتحديد واستخراج وتحليل البيانات لمختلف الاحتياجات التشغيلية، ولا سيما لأغراض صنع القرار. توفر نظم المعلومات التحليلات التي تتنبأ بأنماط المبيعات في المستقبل، وتقوم بتلخيص التكاليف الحالية وإيرادات المبيعات المتوقعة. نظم المعلومات التجارية تقوم بجمع البيانات من مختلف مستودعات البيانات من ثم تنظم هذه المعلومات مع تحليلات وفقا لخطوط الأعمال وإدارة الرغبات. على سبيل المثال، المؤسسات المالية تستخدام نظم المعلومات الذكية لتطوير نماذج مخاطر الائتمان في تحليل عدد وحجم الإقراض أو الائتمان الممنوح لمختلف القطاعات. هذه الأنظمة قد تستخدم مختلف التقنيات والصيغ لتحديد احتمال التخلف عن سداد القروض.

3. نظم إدارة المعرفة Knowledge management systems

تقوم بتنظيم المعرفة وتشريحها ومن ثم إعادة توزيعها أو مشاركتها مع أفراد المؤسسة. الغرض من نظم المعلومات هذه هو تحقيق الابتكار، وتحسين الأداء، وتحقيق التكامل والاحتفاظ المعرفة داخل المنظمة. على الرغم من أنه عادة ما يتم تسويقها للشركات الأكبر حجما. نظم إدارة المعرفة KMS بمثابة مستودع مركزي للمعلومات والاحتفاظ بها في شكل موحد. ويمكن لهذه الأنظمة أن تساعد أصحاب الأعمال في الحفاظ على التناسق والاستجابات السريعة لاستفسارات العملاء والشركاء.

لماذا يحتاج المجتمع إلى المعلومات: وكيف يتم استخدامها؟

تعرف موسوعة الويكيبيديا الحرة مجتمع المعلومات بأنه: المجتمع حيث تكون المعلومات فيه أكثر اتساعا وتنوعا وهي القوة المسيطرة. - المجتمع الذي ينشغل معظم أفراده بإنتاج المعلومات أو جمعها أو اختزانها. - المجتمع الذي تتاح فيه الاتصالات العالمية وتنتج فيه المعلومات بكميات ضخمة وتتنوع بشكل ضخم وتصبح لها قوة تأثير على الاقتصاد. - المجتمع الذي يقوم أساسا على المعرفة وإنتاجها وتوظيفها بكفاءة في جميع مجالات النشاط المجتمعي" الاقتصاد ؛ المجتمع المدني ؛ السياسة ؛ الحياة الخاصة " للارتقاء بالحالة الإنسانية.

كما تعرف مؤسسة IBM Community Development مجتمع المعلومات بأنه:

مجتمع المعلومات هو المجتمع الذي يتميز بمستوى عال من كثافة المعلومات في الحياة اليومية لمعظم المواطنين، في معظم المنظمات وأماكن العمل؛ عن طريق استخدام التقنية المشتركة أو التي تتلاءم مع مجموعة واسعة من الأنشطة الشخصية والاجتماعية والتعليمية والتجارية، والقدرة على نقل وتلقي وتبادل البيانات الرقمية بسرعة بين الأماكن بغض النظر عن المسافة.

المعلومات كقوة تأسيسية في المجتمع. لها دور في تشكيل السياق, " فالمعلومات لا تؤثر فقط في بيئتها، ولكنها في حد ذاتها عاملا فاعلا يؤثر على العناصر الأخرى في البيئة"

في مجتمع المعلومات تتكامل المعلومات بشكل يتسق مع الهياكل التنظيمية للمجتمع, مما يؤثر على الثقافة المجتمعية وبناء وأنماط العمل. فالقدرة على استخدام المجتمع للمعلومات بفاعلية تتيح الفرصة للاستفادة من المصادر المتاحة ويعمل على تحسين مستوى معيشة الأفراد، وبالمحصلة فإنه يساهم في تعميق وتعزيز التنمية.

إعداد: هيـام حـايك- كاتبة بمدونة نسيــج

المصادر: http://gunston.gmu.edu/healthscience/740/RoleOfInformationInOrganizations.asp?E=0